Efektyviai valdant „SharePoint “ leidimai palaiko žmones, kurie privalo pateikti duomenis prieinamus, tuo pačiu užtikrinant saugumą. Apribojus visos įmonės dalijimosi nuorodas, kyla bendra problema, nes ji gali netyčia užkirsti kelią formos atsakymams. Administratoriai gali koreguoti leidimus su PowerShell , REST API ir automatizavimo įrankiais, tokiais kaip „Power Automate“. Šie metodai leidžia atsakyti, tačiau draudžia vartotojams skaityti ar pakeisti sąrašus. Saugumą galima dar patobulinti naudojant „Microsoft Graph API “ ir įgyvendinant vaidmenis pagrįstą prieigą. Norėdami išlaikyti proceso efektyvumą neatskleidžiant kritinės informacijos, organizacijos turi įgyvendinti kompromisą tarp saugumo ir patogumo.

Naudotojai gali dinamiškai įtraukti formą pateikiančio asmens naudotojo vardą į darbalapio poraštę, integruodami Excel VBA su SharePoint informacija. Kiekvienas formos egzempliorius yra tinkamai kredituojamas naudojant sudėtingas strategijas, tokias kaip dokumento atributai arba SharePoint REST API. Ypač bendradarbiaujant tai pagerina auditą ir pašalina netikrumą.

„Power Automate“ ir „SharePoint“ yra svarbūs įrankiai, skirti pagerinti darbo eigos efektyvumą, ypač tvarkant terminus naudojant automatinius priminimus. Naudodami šias platformas, naudotojai gali nustatyti srautas, kad pranešimai būtų siunčiami anksčiau termino, užtikrinant, kad projektai tęstųsi.

Netikėti ištrynimai „SharePoint“ suglumino administratorius, išryškindami scenarijų, kai aplankai pašalinami be tiesioginio vartotojo įsikišimo. Tyrimas apėmė nustatymus, audito žurnalus ir įrenginių sinchronizavimą, tačiau galutinės priežasties nenustatyta. Ši situacija pabrėžia SharePoint aplinkos valdymo sudėtingumą ir kruopštaus stebėjimo bei audito pėdsakų svarbą siekiant apsisaugoti nuo nepageidaujamo duomenų praradimo.

„SharePoint Online“ bilietų pardavimo sistemos įdiegimas padidina IT pagalbos tarnybos efektyvumą centralizuodamas bilietų pateikimą ir komentarus. Tačiau norint pranešti pagalbos tarnybai apie naujus komentarus be minėjimų, reikia kūrybiško sprendimo. Naudojant „Power Automate“ šiuos komentarus sujungti į vieną periodinį pranešimą, galima žymiai sumažinti netvarką ir užtikrinti savalaikius atsakymus.

Power Automate darbo eigos integravimas su SharePoint Online kelia iššūkių, ypač dirbant su VCF priedais.