Dviejų etapų patvirtinimo el. pašto pranešimų sistemos įdiegimas „Google“ skaičiuoklėse

Patvirtinimo pranešimų automatizavimas skaičiuoklės darbo eigose

Šiuolaikinėje sparčiai besivystančioje verslo aplinkoje patvirtinimo procesų efektyvumas gali labai paveikti veiklos darbo eigą. Daugelis organizacijų naudojasi „Google“ skaičiuoklėmis, kad galėtų valdyti užduotis, pvz., patvirtinimo užklausas, nes jos lanksčios ir prieinamos. Dažnas iššūkis iškyla diegiant automatizuotą šių procesų sistemą, ypač kai ji apima dviejų etapų patvirtinimo mechanizmą. Dėl šios sistemos reikia siųsti automatinį el. laišką IT skyriui, kai bus suteiktas tiek preliminarus, tiek galutinis patvirtinimas, su sąlyga, kad užklausos būsena pereina į „patvirtinta“.

Tačiau šio proceso automatizavimas naudojant „Google Apps Script“ yra ypatingas iššūkis. Integruotasis „onEdit“ aktyviklis, labai svarbus inicijuojant el. pašto siuntimą, neįsijungia programiškai atliekamiems pakeitimams – tik tiems, kurie atliekami tiesiogiai sąveikaujant vartotojui. Šis apribojimas yra didelė kliūtis tais atvejais, kai scenarijus atnaujina būseną iš „laukiama“ į „patvirtinta“. Ši įžanga padeda ieškoti sprendimų, kaip sklandžiai integruoti automatinius el. pašto pranešimus į „Google“ skaičiuoklių patvirtinimo darbo eigą, užtikrinant savalaikį ryšį ir proceso efektyvumą.

Automatinio el. pašto mechanizmo iššifravimas

Automatine el. pašto aktyvinimo sistema, kurią sukūriau „Google“ skaičiuoklėms, visų pirma siekiama supaprastinti patvirtinimo procesą organizacijose, ypač tais atvejais, kai prieš tęsiant reikia kelių tvirtintojų sutikimo. Pirmoji sprendimo dalis, sukurta naudojant „Google Apps Script“, tiesiogiai sąveikauja su „Google“ skaičiuoklėmis, kuriose įrašomos patvirtinimo būsenos. Scenarijus patikrina, ar visame lape „Patvirtinimai“ nėra eilučių, kuriose ir 1, ir 2 patvirtintojas pažymėjo savo patvirtinimą kaip „patvirtintą“. Tai labai svarbu, nes scenarijus turi veikti tik tada, kai suteikiami abu patvirtinimai, atspindintys visiškai įgaliotą užklausą. Kad tai pasiektų, scenarijus kartojasi per kiekvieną eilutę, nagrinėdamas konkrečius stulpelius, skirtus kiekvieno patvirtintojo sprendimui, ir bendrą užklausos būseną. Kai eilutė atitinka kriterijus – abu tvirtintojai patvirtino, o būsena nustatyta į „patvirtinta“, scenarijus suaktyvina el. laišką IT skyriui. Šis el. pašto pranešimas siunčiamas naudojant „MailApp“ paslaugą – „Google Apps Script“ dalį, kuri palengvina el. laiškų siuntimą tiesiai iš scenarijaus. Tai užtikrina, kad IT skyrius būtų nedelsiant informuotas apie patvirtintą užklausą, todėl galima greitai imtis veiksmų.

Patvirtinimo būsenos atnaujinimo naudojant žiniatinklio programą mechanizmas naudojamas kaip automatinės el. pašto sistemos sąsaja. Šis komponentas yra ypač svarbus, nes „onEdit“ aktyviklis „Google“ skaičiuoklėse reaguoja tik į rankinį redagavimą, o ne į programinius pakeitimus. Norėdami apeiti šį apribojimą, paprasta žiniatinklio sąsaja leidžia vartotojams atnaujinti patvirtinimo užklausos būseną. Sąveikaujant, pvz., spustelėjus mygtuką, kad užklausa būtų pažymėta kaip „patvirtinta“, žiniatinklio programa iškviečia „Google Apps Script“ funkciją per komandą „google.script.run“. Ši komanda yra galinga, nes leidžia scenarijui atlikti veiksmus „Google“ lape pagal įvestį, gautą iš žiniatinklio sąsajos, efektyviai imituojant rankinį redagavimą. Tada scenarijus gali tikrinti, ar nėra pakeitimų, ir siųsti el. laiškus, kaip numatyta, panaikindamas spragą, kurią sukuria „onEdit“ aktyviklio apribojimai. Šis dviejų komponentų sprendimas užtikrina, kad patvirtinimo procesas būtų efektyvus ir pritaikomas, todėl darbo eigoje reikia ir rankinių, ir automatinių intervencijų.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Darbo eigos efektyvumo didinimas naudojant skaičiuoklių automatizavimą

El. pašto pranešimų automatizavimo „Google“ skaičiuoklėse koncepcija, kaip dviejų etapų patvirtinimo proceso dalis, pristato sudėtingą metodą, kaip supaprastinti organizacijos darbo eigą. Tradiciškai rankinis įsikišimas į patvirtinimo sekas buvo pagrindinis dalykas, reikalaujantis žmogaus veiksmų, kad procesai būtų paspartinti. Tačiau pasinaudodami „Google Apps Script“ siekiame modelio, kuriame tokios intervencijos yra kuo mažesnės, todėl padidėja efektyvumas ir sumažėja klaidų. Šis poslinkis ne tik pagreitina bendrą patvirtinimo procesą, bet ir užtikrina, kad pranešimai būtų išsiųsti reikiamu momentu, ypač kai abi patvirtinimo šalys patvirtino užklausą, pažymėtą statuso perėjimu į „patvirtinta“.

Šis metodas pabrėžia programiškai valdomų būsenos atnaujinimų skaičiuoklėje svarbą – metodą, kuris apeina „onEdit“ aktyviklio apribojimus. Naudodamos tinkintą scenarijų, kuris išklauso būsenos pokyčius ir atitinkamai siunčia pranešimus el. paštu, organizacijos gali apeiti rankiniu būdu susidariusias kliūtis ir taip automatizuoti svarbiausią savo veiklos darbo eigos komponentą. Šis metodologinis posūkis ne tik patobulina patvirtinimo procesą, bet ir suteikia mastelio bei pritaikomumo lygį, kurio anksčiau nebuvo galima pasiekti naudojant rankinius procesus, atveriant duris dinamiškesnei ir jautresnei darbo eigos valdymo sistemai.