Vartotojo sąveikų stebėjimas „Excel Online“ sistemoje „Office365“.

Naudotojų veiklos bendrinamuose „Excel“ dokumentuose supratimas

Bendradarbiaujanti darbo aplinka tapo šiuolaikinio verslo pagrindu, skatinančiu komandinį darbą ir efektyvumą įvairiose platformose. Viena iš tokių platformų – „Office365“ programa „Excel Online“ – leidžia keliems vartotojams realiuoju laiku sąveikauti su bendromis skaičiuoklėmis, todėl galima dinamiškai valdyti ir analizuoti duomenis. Galimybė sekti šias sąveikas, konkrečiai nustatyti, kas padarė pakeitimus bendrame dokumente, yra labai svarbus audito sekoms, atskaitomybei ir duomenų vientisumo užtikrinimui. Ši galimybė tampa ypač svarbi scenarijuose, kai skaičiuoklės naudojamos svarbiems procesams, pvz., operacijų tikrinimui, kai skirtumas tarp "galiojančių" ir "negaliojančių" gali turėti reikšmingų pasekmių.

Tačiau fiksuoti asmenų vartotojo vardą ir el. pašto adresą, kai jie keičia skaičiuoklę, yra iššūkis, ypač tiems, kurie neturi programavimo žinių. Nepaisant tokių įrankių kaip „Office Scripts“ ir „Power Automate“, norint sukurti vientisą integraciją, kuri automatiškai įrašo tokią informaciją modifikavus langelį, reikalauja niuansų suprasti šias platformas. Šia įžanga siekiama ištirti galimus sprendimus, kaip automatizuoti naudotojo pakeitimų stebėjimą programoje „Excel Online“, pašalinti įprastas kliūtis, pvz., jungties problemas, įvykių paleidiklius ir automatizuoti duomenų įvedimą atgal į skaičiuoklę.

„Office 365 Excel Online“ automatizavimas audito sekoms

„Excel Online“ audito sekų tobulinimas naudojant automatizavimą

Naudotojų sąveikos su „Excel“ dokumentais, priglobtais „SharePoint“, stebėjimo proceso automatizavimas yra esminis šiuolaikinio audito ir atitikties pastangų aspektas. Išnaudodamos „Office Scripts“ ir „Power Automate“ galimybes, organizacijos gali sukurti patikimą sistemą, skirtą stebėti ir įrašyti kiekvieną bendrinamo dokumento pakeitimą, įskaitant tai, kas atliko pakeitimą, kada jis buvo atliktas, ir paties pakeitimo pobūdį. Šis metodas ne tik padidina organizacijos duomenų tvarkymo skaidrumą ir atskaitomybę, bet ir žymiai sumažina rankinį darbo krūvį, susijusį su šių pokyčių stebėjimu. „Excel Online“ ir „Power Automate“ integravimas palengvina automatinių darbo eigų, kurios suaktyvinamos reaguojant į konkrečius įvykius, pvz., vartotojui atnaujinant langelio vertę bendroje skaičiuoklėje, kūrimą.

Šio sprendimo diegimo raktas yra gebėjimas efektyviai naudoti „Office“ scenarijus, kad būtų galima užfiksuoti atitinkamus duomenis iš „Excel“, pvz., vartotojo vardą ir el. pašto adresą, kai tik atnaujinama langelio reikšmė. Tada „Power Automate“ galima naudoti šiai informacijai apdoroti, atitinkamai ją užregistruoti ir, jei reikia, pranešti suinteresuotosioms šalims. Ši sklandi integracija ne tik užtikrina, kad visi pakeitimai būtų tiksliai įrašyti audito tikslais, bet ir yra platforma tolimesnėms automatizavimo užduotims, tokioms kaip duomenų patvirtinimas, įspėjimas ir ataskaitų teikimas. Dėl to organizacijos gali pasiekti aukštesnį duomenų vientisumo lygį ir atitikties norminiams reikalavimams, kartu supaprastindamos savo vidinius procesus.

let workbook = Excel.run(async (context) => {
    let sheet = context.workbook.worksheets.getActiveWorksheet();
    let range = sheet.getRange("C1:C100");
    range.load("values");
    await context.sync();
    return range.values;
});

workbook.then((result) => {
    console.log("Cell Values: ", result);
    // Use Power Automate to send data elsewhere
});

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    let user = workbook.getActiveUser();
    let userEmail = user.email;
    let userName = user.displayName;
    // Log or use userEmail and userName as needed
    console.log(`User: ${userName}, Email: ${userEmail}`);
}

Pažangūs naudotojo duomenų fiksavimo „Excel Online“ metodai

Organizacijoms ir toliau plečiantis debesies pagrindu veikiančių įrankių, pvz., „Office 365“, naudojimui, visapusiškų audito sekų poreikis tampa vis svarbesnis. „Excel Online“, kaip „Office 365“ rinkinio dalis, siūlo unikalias galimybes bendradarbiauti su skaičiuoklėmis, kuriomis dalijasi komandos ir skyriai. Tačiau su tokiu bendradarbiavimu susiduriama su iššūkiu sekti, kas ir kada padarė kokius pakeitimus. Čia atsiranda „Office Scripts“ kartu su „Power Automate“ galia. Automatizuodami duomenų surinkimo procesus, įmonės gali efektyviai stebėti naudotojų veiklą bendrinamuose „Excel“ dokumentuose, užtikrindamos, kad į kiekvieną pakeitimą būtų atsižvelgta ir jį būtų galima atsekti iki jo šaltinio.

Norint įgyvendinti šiuos sprendimus, reikia niuansų suprasti tiek „Office Scripts“, kurie leidžia automatizuoti pasikartojančias užduotis programoje „Excel Online“, tiek „Power Automate“, kuri gali valdyti informacijos srautą tarp „Office 365“ programų ir paslaugų. Kartu jie suteikia galingą mechanizmą, leidžiantį užfiksuoti išsamias audito sekas, įskaitant naudotojų, atliekančių pakeitimus skaičiuoklėje, identifikavimą. Ši galimybė ne tik padeda užtikrinti atitiktį reikalavimams ir vidaus auditą, bet ir padidina duomenų vientisumą bei atskaitomybę bendradarbiavimo aplinkoje. Dėl to organizacijos gali sumažinti su duomenų valdymu susijusią riziką ir užtikrinti, kad jų veikla išliktų skaidri ir saugi.