Automatinių el. pašto priminimų nustatymas „SharePoint“ naudojant „Power Automate“.

Automatizuokite el. pašto pranešimus apie terminą „SharePoint“.

Veiksmingą terminų valdymą bet kurioje organizacijoje galima supaprastinti naudojant automatinius įrankius, tokius kaip SharePoint ir Power Automate. Dirbant su SharePoint bibliotekomis, kuriose yra konkrečios datos duomenų, labai svarbu užtikrinti savalaikį ryšį. Šis scenarijus dažnai apima srautų nustatymą, kad pranešimai būtų siunčiami gerokai prieš terminą, kad visos suinteresuotosios šalys būtų informuotos. Pavyzdžiui, automatizavus priminimų el. laiškus likus 60 ir 30 dienų iki artėjančio termino, būtų galima žymiai pagerinti projekto valdymą ir užtikrinti, kad terminai nebus praleisti.

Tačiau šių priminimų įgyvendinimas kartais gali tapti techniniu iššūkiu, ypač kai srauto sąlygos nesuveikia taip, kaip tikėtasi. Daugelis vartotojų susiduria su sunkumais dėl kintamųjų ir datos formatų, kurie, atrodo, nebendradarbiauja, todėl gali atsirasti nemalonių klaidų. Siekiama, kad „Power Automate“ patikimai gautų ir palygintų datas iš „SharePoint“ bibliotekos su dabartine data, taip palengvinant savalaikius automatinius atsakymus, kurie yra labai svarbūs siekiant išlaikyti darbo eigos tęstinumą ir projekto sėkmę.

„SharePoint“ automatinių priminimo sąrankų supratimas

Pirmiau pateikti scenarijai skirti palengvinti priminimų el. laiškų siuntimo iš SharePoint sąrašo automatizavimą naudojant Power Automate ir PowerShell. Šie scenarijai yra būtini projektų valdymo scenarijams, kai laiku pateikiami priminimai gali padėti efektyviai valdyti terminus. Pirmasis scenarijus naudoja Power Automate, kad suaktyvintų srautą, kai pakeičiamas arba sukuriamas elementas SharePoint bibliotekoje. Jis inicijuoja kintamuosius, kad būtų išsaugotas tinkamai suformatuotas terminas ir šiandienos data. Logika patikrina, ar terminas yra ateityje, palyginti su šiandienos data. Jei tiesa, datos skaičiuojamos likus 60 ir 30 dienų iki nustatytos datos. Atsižvelgiant į tai, ar šios dienos data atitinka kurią nors iš šių apskaičiuotų datų, išsiunčiamas el. Ši sąranka užtikrina, kad suinteresuotosios šalys kritiniu metu gautų priminimus, o tai pagerina projekto terminų valdymą.

Antrasis scenarijus naudoja „PowerShell“, kad būtų galima integruoti su „SharePoint“ ir atlikti panašius datų palyginimus bei el. pašto suaktyvinimą pagal sąlygas. Jis prisijungia prie „SharePoint“ svetainės, nuskaito elementus iš nurodyto sąrašo ir kartoja kiekvieną elementą, kad patikrintų, ar dabartinė data sutampa 60 ar 30 dienų prieš kiekviename elemente saugomą terminą. Komandos patinka Connect-PnPOnline ir Get-PnPListItem yra labai svarbūs norint pasiekti „SharePoint“ duomenis Gaukite datą ir daikto nuosavybės priedai, tokie kaip $item["DueDate"] naudojami datoms valdyti ir palyginti. Šie scenarijai parodo, kaip automatizuoti sudėtingas darbo eigas „SharePoint“, siekiant pagerinti veiklos efektyvumą ir užtikrinti, kad dėl praleistų priminimų jokia užduotis nepakliūtų.

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

Darbo eigos automatizavimo tobulinimas naudojant SharePoint ir Power Automate

Vienas iš pagrindinių „SharePoint“ ir „Power Automate“ naudojimo kartu aspektų yra jų gebėjimas supaprastinti darbo eigos procesus ir pagerinti dokumentų valdymo sistemų efektyvumą. „SharePoint“ bibliotekos plačiai naudojamos tvirtai tvarkyti dokumentus ir metaduomenis, įskaitant terminus, kurie yra svarbūs projektų valdymui. Integruodami Power Automate, vartotojai gali automatizuoti veiksmus, pagrįstus šiais metaduomenų laukais, pvz., laiku siųsti priminimus. Ši galimybė ne tik užtikrina geresnį terminų laikymąsi, bet ir sumažina rankinių pastangų, reikalingų datoms stebėti ir pranešimams išsiųsti, skaičių, taip žymiai sumažinant klaidų skaičių ir pagerinant veiklos efektyvumą.

Be to, „SharePoint“ integracija su „Power Automate“ leidžia geriau tinkinti ir lanksčiau tvarkant sudėtingas darbo eigas. Vartotojai gali kurti srautus, kurie suaktyvinami tam tikromis sąlygomis, siųsti tinkintus el. laiškus ir netgi valdyti išimtis, pvz., uždelstus projektus ar pakeistas terminus. Šis prisitaikymas yra labai svarbus įmonėms, kurios dirba pagal griežtus grafikus arba reikalauja dažnai atnaujinti savo projektų tvarkaraščius. Naudodamos šiuos įrankius, organizacijos gali užtikrinti, kad kiekvienas komandos narys būtų informuotas apie artėjančius terminus ir projekto gaires be rankinės priežiūros, todėl projektas bus vykdomas sklandžiau ir būtų geriau koordinuojamas komandos darbas.