Dinaminių naudotojų vardų įtraukimas į „Excel“ poraštes iš „SharePoint“ šablonų

Naudotojų veiklos stebėjimas su „SharePoint“ susietuose „Excel“ šablonuose

Įsivaizduokite triukšmingą biurą, kuriame keli vartotojai pasiekia tą patį SharePoint šabloną, kad pateiktų formas. 🖥️ Iššūkis kyla, kai auditoriui reikia nustatyti, kas užpildė ir pateikė konkrečią formą. Nors „SharePoint“ registruoja šią informaciją stulpelyje „kūrėjas“, poreikis išspausdinti popierinę kopiją su vartotojo vardu „Excel“ lapo poraštėje lieka nepatenkintas.

Ši užduotis tampa sudėtingesnė, nes numatytosios VBA funkcijos veikia kaip Application.UserName ir Aplinka („Vartotojo vardas“) dažnai nurodo pradinį šablono kūrėją arba vietinio kompiuterio vartotoją, o ne tikrąjį vartotoją, redaguojantį formą. Todėl labai svarbu rasti patikimą būdą dinamiškai įterpti teisingą vartotojo vardą.

Realiuose scenarijuose dėl šio neatitikimo gali atsirasti netikslumų atliekant auditą ir sekimą. Pavyzdžiui, atlikdamas ankstesnę pareigą susidūrėme su problema, kai išorinių rangovų užpildytose formose spaudinyje visada buvo rodomas administratoriaus vartotojo vardas, todėl audito metu kilo didelė painiava.

Šiame straipsnyje aprašoma, kaip galite apeiti šias kliūtis naudodami VBA, SharePoint integraciją ir kai kuriuos išmaniuosius patobulinimus. Galų gale turėsite praktišką sprendimą, užtikrinantį, kad kiekviena išspausdinta forma teisingai atspindėtų atskirą ją pateikusį vartotoją. Pasinerkime! 🔍

„Excel“ poraštės tinkinimas naudojant dinaminius „SharePoint“ naudotojų vardus

Pateiktais sprendimais siekiama dinamiškai gauti ir parodyti „SharePoint“ kūrėjas vartotojo vardą „Excel“ darbalapio poraštėje. Šis reikalavimas kyla tais atvejais, kai keli vartotojai pateikia formas pagal bendrinamą šabloną, saugomą SharePoint, o auditoriams reikia aiškaus priskyrimo. Pirmasis scenarijus naudoja "Excel" gimtąją versiją Puslapio sąranka funkcija, leidžianti dinamiškai tinkinti poraštę. Sujungus VBA metodus su „SharePoint“ metaduomenų prieiga, šis scenarijus užtikrina, kad poraštėje būtų nurodytas formą užpildžiusio vartotojo, o ne pradinio kūrėjo vartotojo vardas.

Pavyzdžiui, pirmasis sprendimas turi įtakos ListObjects.Add Norėdami užmegzti tiesioginį ryšį su SharePoint dokumentų biblioteka. Ši komanda įtraukia metaduomenis į darbaknygę, todėl galima kartoti eilutes ir išgauti lauką „kūrėjas“. Įsivaizduokite skyrių, pateikiantį atitikties formas – kiekvieno pateikimo poraštėje būtų aiškiai nurodytas atsakingas darbuotojas, pašalinant audito neaiškumus. Šis metodas užtikrina lankstumą ir neleidžia rankiniu būdu įsikišti nustatant formos bendradarbius. 🚀

Antrasis metodas naudoja „SharePoint“ REST API pranašumus. Naudodami CreateObject ("MSXML2.XMLHTTP") komandą, scenarijus inicijuoja HTTP užklausą tiesiogiai gauti metaduomenis. Šis metodas ypač naudingas aplinkose, kuriose SharePoint bibliotekos yra sudėtingos arba turi daug laukų. JSON atsako analizė naudojant tokias funkcijas kaip InStr ir Vid leidžia tiksliai išgauti „kūrėjo“ lauką. Atlikdamas ankstesnį vaidmenį, panašus scenarijus supaprastino formų stebėjimą, kas mėnesį sutaupydamas neautomatinio suderinimo valandų. 🖋️

Galutinis scenarijus integruoja „Office 365“ ypatybes, naudodamas BuiltinDocumentProperties komandą, kad galėtumėte tiesiogiai pasiekti darbaknygės metaduomenis. Šis scenarijus geriausiai tinka organizacijoms, kurios plačiai naudoja Office 365 ir kuriems reikalingas lengvas sprendimas be REST API sudėtingumo. Kiekvienas scenarijus turi modulines funkcijas, todėl jas galima pakartotinai naudoti kitose „SharePoint“ integruotose darbo eigose. Pavyzdžiui, galite pritaikyti juos, įtraukdami pateikimo laiko žymes ar net skyrių pavadinimus, taip dar labiau patobulindami jų audito naudingumą.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

„SharePoint“ duomenų integravimas su „Excel VBA“ patobulintam auditui

Vienas dažnai nepastebimas „Excel“ integravimo su „SharePoint“ aspektas yra sklandus metaduomenų srautas tarp dviejų platformų. Naudodami VBA galite peržengti pagrindinį automatizavimą, kad išgautumėte svarbius metaduomenų laukus, pvz., vartotojo vardas asmens, kuris užpildo šabloną, ir naudokite juos pasirinktinėse „Excel“ poraštėse arba antraštėse. Ši funkcija yra būtina tokiais atvejais kaip atitiktis, kai kiekviena pateikta forma turi būti aiškiai priskirta asmeniui, atsakingam už jos užpildymą.

Kitas naudingas metodas apima plačių SharePoint metaduomenų galimybių panaudojimą. Pavyzdžiui, tokie stulpeliai kaip „Pakeitė“ arba „Paskutinį kartą pakeista“ gali suteikti papildomo stebėjimo ir tikrinimo konteksto. Dinamiškai perkeliant šiuos duomenis per VBA, jūsų „Excel“ šablonai ne tik atspindi tikslią vartotojo informaciją, bet ir sumažina rankinio įvedimo klaidų tikimybę. Ši funkcija ypač vertinga komandiniuose projektuose, kur keli vartotojai bendradarbiauja kurdami bendrus šablonus. 🖇️

Galiausiai svarbu atsižvelgti į galimus organizacijos „SharePoint“ naudojimo skirtumus. Kai kurie gali turėti pasirinktinius stulpelius arba metaduomenų laukus, kuriems reikalingi pritaikomi VBA scenarijai. Modulinė kodavimo praktika, pvz., API iškvietimų atskyrimas nuo duomenų formatavimo, užtikrina, kad jūsų sprendimas gali būti išplėstas arba pritaikytas prie tokių variantų. Pavyzdžiui, ankstesniame projekte naudojome šį metodą, norėdami automatiškai generuoti suvestinės ataskaitas, kuriose vartotojų veikla buvo apibendrinta tiesiai iš „SharePoint“ į „Excel“ darbaknyges. 🚀