Kaip naudoti XLOOKUP el. pašto nuorodoms programoje „Excel“.

El. pašto nuorodų automatizavimas naudojant „Excel XLOOKUP“.

Šiame vadove išnagrinėsime, kaip naudoti „Excel“ funkciją XLOOKUP dinamiškai įterpti nuorodas į „Outlook“ el. laiško turinį. Šis metodas ypač naudingas siunčiant suasmenintus el. laiškus skirtingų žmonių vardu.

Išnagrinėsime jūsų „Excel“ lapo nustatymo procesą ir parašysime reikiamą VBA kodą, kad el. laiškuose sukurtume spustelėjamas nuorodas. Šis sprendimas padės efektyviai valdyti ir išsiųsti kelis el. laiškus su tinkintomis nuorodomis.

Išsamus VBA ir Python scenarijų paaiškinimas

VBA scenarijus skirtas automatizuoti „Outlook“ el. laiškų su dinaminėmis nuorodomis, ištrauktomis iš „Excel“ lapo, siuntimo procesą. Scenarijus pradedamas apibrėžiant pagrindinius kintamuosius ir nustatant tikslinį darbalapį. Tai naudoja Application.WorksheetFunction.XLookup norėdami rasti nuorodą, atitinkančią siuntėjo vardą. Tada jis sukonstruoja el. laiško turinį su HTML žymomis, kad sukurtų spustelėjamą nuorodą. Naudojant CreateObject("Outlook.Application"), scenarijus atidaro „Outlook“ ir sukuria naują el. pašto elementą su OutApp.CreateItem(0). El. laiško turinio HTML turinys nustatytas su .HTMLBody, ir el. laiškas išsiųstas.

Python scenarijus naudoja openpyxl ir win32com.client bibliotekas, kad pasiektų panašias funkcijas. Jis atidaro „Excel“ darbaknygę ir nuskaito duomenis iš nurodyto darbalapio openpyxl.load_workbook ir ws.iter_rows. The win32.Dispatch komanda inicijuoja „Outlook“ programą. Kiekvienai eilutei scenarijus sukuria el. pašto turinį su HTML žymomis ir siunčia el. laišką naudodamas „Outlook“ mail.Send() metodas. Abu scenarijai automatizuoja el. pašto siuntimo procesą, užtikrindami, kad tinkamos nuorodos būtų dinamiškai įterptos atsižvelgiant į siuntėją.

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

Pažangūs dinaminių el. pašto nuorodų metodai

Kitas veiksmingas būdas tvarkyti dinamines nuorodas el. laiškuose yra Microsoft Flow (Power Automate) naudojimas. „Power Automate“ leidžia kurti automatizuotas darbo eigas tarp mėgstamų programų ir paslaugų, kad būtų galima sinchronizuoti failus, gauti pranešimus ir rinkti duomenis. Norėdami atlikti šią užduotį, galite sukurti srautą, kuris suaktyvinamas, kai į Excel lentelę įtraukiama nauja eilutė. Tada srautas gali naudoti duomenis iš „Excel“ lentelės, kad sudarytų ir išsiųstų el. laišką su dinamine nuoroda. Šis metodas ypač naudingas, jei ieškote be kodo sprendimo.

Naudojant „Power Automate“ galima supaprastinti dinamiško turinio el. laiškų tvarkymo ir siuntimo procesą. Jis sklandžiai integruojamas su „Excel“ ir „Outlook“, suteikdamas patogią sąsają darbo eigoms nustatyti. Be to, ji siūlo įvairias tinkinimo parinktis ir gali tvarkyti sudėtingesnius scenarijus, pvz., siųsti el. laiškus pagal tvarkaraštį arba pagal tam tikras „Excel“ duomenų sąlygas. Šis metodas idealiai tinka vartotojams, kurie renkasi vaizdesnį ir interaktyvesnį el. pašto procesų automatizavimo būdą.

Pagrindiniai „Outlook“ nuorodų automatizavimo būdai

Apibendrinant galima pasakyti, kad naudojant VBA ir Python scenarijus, siekiant automatizuoti dinaminių nuorodų įterpimą iš „Excel“ į „Outlook“ el. laiškus, žymiai padidėja efektyvumas. Naudojant tokias funkcijas kaip XLOOKUP ir metodus, kaip formatuoti HTML el. laiškų turinį, galite užtikrinti, kad kiekviename el. laiške būtų tinkama suasmeninta nuoroda. Tyrinėjame be kodo sprendimus, pvz Power Automate gali pasiūlyti prieinamą alternatyvą tiems, kurie mažiau susipažinę su scenarijais. Nesvarbu, ar naudojant kodavimo ar automatizavimo įrankius, supaprastinus darbo eigą galima sutaupyti laiko ir sumažinti klaidų.