Efektīva SharePoint atļauju pārvaldīšana uztur cilvēkus, kuriem ir jāsniedz dati pieejami, vienlaikus garantējot drošību. Saites ierobežošana visa uzņēmuma koplietošanai rada kopīgu problēmu, jo tā var netīšām novērst formas atbildes. Administratori var pielāgot atļaujas ar PowerShell , REST API un automatizācijas rīkiem, piemēram, Power Automate. Šīs metodes ļauj atbildēt, bet aizliedz lietotājiem lasīt vai mainīt sarakstus. Drošību var vēl vairāk uzlabot, izmantojot Microsoft Graph API un ieviešot piekļuvi uz lomām. Lai saglabātu procesa efektivitāti, neizpaužot kritisko informāciju, organizācijām ir jāizdara kompromiss starp drošību un lietojamību.

Lietotāji var dinamiski pievienot darblapas kājenei tās personas lietotājvārdu, kas iesniedz veidlapu, integrējot Excel VBA ar SharePoint informāciju. Katrs veidlapas gadījums tiek atbilstoši kreditēts, izmantojot sarežģītas stratēģijas, piemēram, dokumenta atribūtus vai SharePoint REST API. Īpaši sadarbības darbībās tas uzlabo auditu un novērš nenoteiktību.

Power Automate un SharePoint ir būtiski rīki darbplūsmas efektivitātes uzlabošanai, jo īpaši termiņu pārvaldīšanai, izmantojot automatizētus atgādinājumus. Izmantojot šīs platformas, lietotāji var iestatīt plūsmas, lai nosūtītu paziņojumus pirms termiņa, tādējādi nodrošinot projektu virzību.

Negaidīti SharePoint dzēšanas gadījumi ir mulsinājuši administratorus, izceļot gadījumu, kad mapes tiek noņemtas bez tiešas lietotāja iejaukšanās. Izmeklēšana aptvēra iestatījumus, audita žurnālus un ierīču sinhronizāciju, bet nesniedza konkrētu iemeslu. Šī situācija uzsver SharePoint vides pārvaldības sarežģītību un rūpīgas uzraudzības un audita pēdu nozīmi, lai aizsargātu pret nevēlamu datu zaudēšanu.

SharePoint Online biļešu pārdošanas sistēmas ieviešana uzlabo IT palīdzības dienesta efektivitāti, centralizējot biļešu iesniegumus un komentārus. Tomēr, lai paziņotu palīdzības dienestam par jauniem komentāriem bez pieminēšanas, ir nepieciešams radošs risinājums. Izmantojot Power Automate, lai apkopotu šos komentārus vienā, periodiskā paziņojumā, var ievērojami samazināt jucekli un nodrošināt savlaicīgas atbildes.

Power Automate darbplūsmu integrācija ar SharePoint Online rada problēmas, jo īpaši saistībā ar VCF pielikumiem.