Dinamisku lietotājvārdu pievienošana Excel kājenēm no SharePoint veidnēm

Lietotāju darbību izsekošana ar SharePoint saistītās Excel veidnēs

Iedomājieties rosīgu biroju, kurā vairāki lietotāji piekļūst vienai SharePoint veidnei, lai iesniegtu savas veidlapas. 🖥️ Izaicinājums rodas, kad auditoram ir jānoskaidro, kurš aizpildīja un iesniedza konkrētu veidlapu. Kamēr SharePoint reģistrē šo informāciju slejā “veidotājs”, nepieciešamība izdrukāt drukāto kopiju ar lietotāja vārdu Excel lapas kājenē joprojām nav izpildīta.

Šis uzdevums kļūst sarežģītāks, jo noklusējuma VBA funkcijas ir līdzīgas Application.UserName un Vide ("lietotājvārds") bieži norāda uz sākotnējo veidnes veidotāju vai vietējās mašīnas lietotāju, nevis faktiskais lietotājs, kas rediģē veidlapu. Tāpēc ir ļoti svarīgi atrast uzticamu metodi, lai dinamiski ievietotu pareizo lietotājvārdu.

Reālos scenārijos šī neatbilstība var izraisīt neprecizitātes auditēšanā un izsekošanu. Piemēram, manā iepriekšējā amatā mums bija problēma, kad ārējo darbuzņēmēju aizpildītajās veidlapās izdrukā vienmēr tika rādīts administratora lietotājvārds, kas izraisīja ievērojamu neskaidrību revīziju laikā.

Šajā rakstā ir apskatīts, kā apiet šos šķēršļus, izmantojot VBA, SharePoint integrāciju un dažus viedus uzlabojumus. Beigās jūs iegūsit praktisku risinājumu, kas nodrošina, ka katra izdrukātā veidlapa pareizi atspoguļo atsevišķu lietotāju, kurš to iesniedzis. Iegremdējamies! 🔍

Excel kājenes pielāgošana, izmantojot dinamiskos SharePoint lietotājvārdus

Iesniegto risinājumu mērķis ir dinamiski iegūt un parādīt SharePoint "radītājs" lietotājvārdu Excel darblapas kājenē. Šī prasība rodas gadījumos, kad vairāki lietotāji iesniedz veidlapas, pamatojoties uz koplietotu veidni, kas glabājas SharePoint, un auditoriem ir nepieciešams skaidrs attiecinājums. Pirmais skripts izmanto Excel vietējo Lapas iestatīšana funkcionalitāte, lai dinamiski pielāgotu kājeni. Apvienojot VBA metodes ar SharePoint metadatu piekļuvi, šis skripts nodrošina, ka kājene atspoguļo tā lietotāja lietotājvārdu, kurš aizpildīja veidlapu, nevis sākotnējā veidotāja lietotājvārdu.

Piemēram, pirmais risinājums sviras ListObjects.Add lai izveidotu tiešo savienojumu ar SharePoint dokumentu bibliotēku. Šī komanda ievelk metadatus darbgrāmatā, ļaujot atkārtot rindas un izvilkt lauku “veidotājs”. Iedomājieties, ka nodaļa iesniedz atbilstības veidlapas — katra iesnieguma kājenē būtu skaidri norādīts atbildīgais darbinieks, novēršot revīzijas neskaidrības. Šī metode nodrošina elastību un novērš manuālu iejaukšanos veidlapu līdzstrādnieku identificēšanā. 🚀

Otrā pieeja izmanto SharePoint REST API priekšrocības. Izmantojot CreateObject ("MSXML2.XMLHTTP") komandu, skripts ierosina HTTP pieprasījumu, lai tieši ienestu metadatus. Šī metode ir īpaši noderīga vidēs, kur SharePoint bibliotēkas ir sarežģītas vai satur daudzus laukus. JSON atbildes parsēšana ar tādām funkcijām kā InStr un Vid ļauj precīzi iegūt "radītāja" lauku. Manā iepriekšējā lomā līdzīgs skripts racionalizēja veidlapu izsekošanu, katru mēnesi ietaupot stundas manuālai saskaņošanai. 🖋️

Galīgajā skriptā tiek integrēti Office 365 rekvizīti, izmantojot BuiltinDocumentProperties komandu, lai tieši piekļūtu darbgrāmatas metadatiem. Šis skripts ir vislabāk piemērots organizācijām, kuras plaši izmanto Office 365 un kurām ir nepieciešams viegls risinājums bez REST API sarežģītības. Katram skriptam ir moduļu līdzekļi, kas padara tos atkārtoti lietojamus citās SharePoint integrētajās darbplūsmās. Piemēram, varat tos pielāgot, lai iekļautu iesniegšanas laikspiedolus vai pat nodaļu nosaukumus, vēl vairāk uzlabojot to audita lietderību.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

SharePoint datu integrēšana ar Excel VBA uzlabotai auditēšanai

Viens no Excel integrēšanas ar SharePoint aspektiem, kas bieži tiek ignorēts, ir nemanāma metadatu plūsma starp abām platformām. Izmantojot VBA, jūs varat pārsniegt pamata automatizāciju, lai iegūtu svarīgus metadatu laukus, piemēram, lietotājvārds personas, kas aizpilda veidni, un izmantojiet tās pielāgotajās Excel kājenēs vai galvenēs. Šī funkcionalitāte ir būtiska tādos gadījumos kā atbilstība, kad katrā iesniegtajā veidlapā ir skaidri jānorāda persona, kas ir atbildīga par tās aizpildīšanu.

Vēl viena noderīga pieeja ietver SharePoint plašo metadatu iespēju izmantošanu. Piemēram, tādas slejas kā “Pārveidots” vai “Pēdējoreiz mainīts”, var nodrošināt papildu kontekstu izsekošanai un pārbaudei. Dinamiski izvelkot šos datus, izmantojot VBA, jūsu Excel veidnes ne tikai atspoguļo precīzu lietotāja informāciju, bet arī samazina manuālās ievades kļūdu iespējamību. Šī funkcija ir īpaši vērtīga komandas projektos, kur vairāki lietotāji sadarbojas ar koplietotām veidnēm. 🖇️

Visbeidzot, ir svarīgi ņemt vērā iespējamās atšķirības, kā organizācijas izmanto SharePoint. Dažos gadījumos var būt pielāgotas kolonnas vai metadatu lauki, kam nepieciešami pielāgojami VBA skripti. Moduļu kodēšanas prakse, piemēram, API zvanu atdalīšana no datu formatēšanas, nodrošina, ka jūsu risinājums var mērogot vai pielāgoties šādām variācijām. Piemēram, iepriekšējā projektā mēs izmantojām šo pieeju, lai automātiski ģenerētu kopsavilkuma pārskatus, kuros lietotāju darbības tika apkopotas tieši no SharePoint Excel darbgrāmatās. 🚀