ഗൂഗിൾ ഷീറ്റിൽ രണ്ട്-ഘട്ട അംഗീകാര ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കുന്നു

സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകളിൽ അംഗീകാര അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നു

ഇന്നത്തെ അതിവേഗ ബിസിനസ്സ് പരിതസ്ഥിതികളിൽ, അംഗീകാര പ്രക്രിയകളുടെ കാര്യക്ഷമത പ്രവർത്തന വർക്ക്ഫ്ലോകളെ സാരമായി ബാധിക്കും. അംഗീകാര അഭ്യർത്ഥനകൾ പോലുള്ള ടാസ്‌ക്കുകൾ നിയന്ത്രിക്കാൻ പല ഓർഗനൈസേഷനുകളും അതിൻ്റെ വഴക്കവും പ്രവേശനക്ഷമതയും കാരണം Google ഷീറ്റിനെ ആശ്രയിക്കുന്നു. ഈ പ്രക്രിയകൾക്കായി ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റം നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ ഒരു പൊതു വെല്ലുവിളി ഉയർന്നുവരുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും അതിൽ രണ്ട്-ഘട്ട അംഗീകാര സംവിധാനം ഉൾപ്പെടുമ്പോൾ. അഭ്യർത്ഥന നില "അംഗീകൃതം" എന്നതിലേക്ക് മാറുന്ന വ്യവസ്ഥയിൽ, പ്രാഥമികവും അന്തിമവുമായ അംഗീകാരങ്ങൾ ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഈ സംവിധാനത്തിന് ഐടി വകുപ്പിന് ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കേണ്ടതുണ്ട്.

എന്നിരുന്നാലും, Google Apps Script വഴി ഈ പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഒരു പ്രത്യേക വെല്ലുവിളിയാണ്. ഇമെയിൽ ഡിസ്‌പാച്ച് ആരംഭിക്കുന്നതിന് നിർണായകമായ ബിൽറ്റ്-ഇൻ "onEdit" ട്രിഗർ, പ്രോഗ്രാമാറ്റിക് രീതിയിൽ വരുത്തിയ മാറ്റങ്ങൾക്ക് സജീവമാകില്ല - നേരിട്ടുള്ള ഉപയോക്തൃ ഇടപെടലിലൂടെ വരുത്തിയവയ്ക്ക് മാത്രം. "തീർച്ചപ്പെടുത്താത്തത്" എന്നതിൽ നിന്ന് "അംഗീകൃതം" എന്നതിലേക്കുള്ള സ്റ്റാറ്റസ് അപ്‌ഡേറ്റ് ഒരു സ്‌ക്രിപ്റ്റ് മുഖേന നടത്തുന്ന സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഈ പരിമിതി ഒരു പ്രധാന തടസ്സം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. സമയബന്ധിതമായ ആശയവിനിമയവും പ്രോസസ്സ് കാര്യക്ഷമതയും ഉറപ്പാക്കിക്കൊണ്ട്, Google ഷീറ്റ് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള അംഗീകാര വർക്ക്ഫ്ലോയ്ക്കുള്ളിൽ സ്വയമേവയുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ തടസ്സമില്ലാതെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള പരിഹാരങ്ങൾ പര്യവേക്ഷണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനം ഈ ആമുഖം സ്ഥാപിക്കുന്നു.

ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഇമെയിൽ മെക്കാനിസം മനസ്സിലാക്കുന്നു

Google ഷീറ്റുകൾക്കായി ഞാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌ത സ്വയമേവയുള്ള ഇമെയിൽ ട്രിഗർ സിസ്റ്റം പ്രാഥമികമായി ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്കുള്ളിലെ അംഗീകാര പ്രക്രിയ കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ലക്ഷ്യമിടുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും തുടരുന്നതിന് മുമ്പ് ഒന്നിലധികം അംഗീകാരം നൽകുന്നവരുടെ സമ്മതം ആവശ്യമുള്ള കേസുകളിൽ. Google Apps സ്‌ക്രിപ്റ്റിൽ തയ്യാറാക്കിയ പരിഹാരത്തിൻ്റെ ആദ്യഭാഗം, അംഗീകാര സ്റ്റാറ്റസുകൾ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന Google ഷീറ്റുമായി നേരിട്ട് സംവദിക്കുന്നു. അംഗീകൃത 1-ഉം 2-ഉം അവരുടെ അംഗീകാരം "അംഗീകാരം" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന വരികൾക്കായി സ്ക്രിപ്റ്റ് മുഴുവൻ "അംഗീകാരങ്ങൾ" ഷീറ്റും പരിശോധിക്കുന്നു. ഇത് നിർണായകമാണ്, കാരണം പൂർണ്ണമായി അംഗീകൃത അഭ്യർത്ഥന പ്രതിഫലിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് രണ്ട് അംഗീകാരങ്ങളും നൽകുമ്പോൾ മാത്രമേ സ്ക്രിപ്റ്റ് പ്രവർത്തിക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളു. ഇത് നേടുന്നതിന്, സ്ക്രിപ്റ്റ് ഓരോ വരിയിലൂടെയും ആവർത്തിക്കുന്നു, ഓരോ അംഗീകൃത തീരുമാനത്തിനും അഭ്യർത്ഥനയുടെ മൊത്തത്തിലുള്ള നിലയും നിയുക്തമാക്കിയിരിക്കുന്ന പ്രത്യേക നിരകൾ പരിശോധിക്കുന്നു. ഒരു വരി മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുമ്പോൾ - രണ്ടും അംഗീകാരം നൽകുന്നവരും അംഗീകരിച്ചു, കൂടാതെ സ്റ്റാറ്റസ് "അംഗീകാരം" എന്ന് സജ്ജീകരിക്കുമ്പോൾ - സ്ക്രിപ്റ്റ് ഐടി വകുപ്പിന് ഒരു ഇമെയിൽ ട്രിഗർ ചെയ്യുന്നു. സ്ക്രിപ്റ്റിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന Google Apps സ്‌ക്രിപ്റ്റിൻ്റെ ഭാഗമായ MailApp സേവനം ഉപയോഗിച്ചാണ് ഈ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് അയച്ചിരിക്കുന്നത്. അംഗീകൃത അഭ്യർത്ഥനയെക്കുറിച്ച് ഐടി ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റിനെ ഉടനടി അറിയിക്കുന്നുവെന്ന് ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു, ഇത് ദ്രുത നടപടിക്ക് അനുവദിക്കുന്നു.

ഒരു വെബ് ആപ്ലിക്കേഷനിലൂടെ അപ്രൂവൽ സ്റ്റാറ്റസ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സംവിധാനം ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഇമെയിൽ സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ ഫ്രണ്ട്എൻഡ് കൗണ്ടർപാർട്ട് ആയി പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ഈ ഘടകം പ്രത്യേകിച്ചും പ്രാധാന്യമർഹിക്കുന്നു, കാരണം Google ഷീറ്റിലെ "onEdit" ട്രിഗർ മാനുവൽ എഡിറ്റുകളോട് മാത്രമേ പ്രതികരിക്കൂ, പ്രോഗ്രാമാമാറ്റിക് മാറ്റങ്ങളല്ല. ഈ പരിമിതി മറികടക്കാൻ, ഒരു ലളിതമായ വെബ് ഇൻ്റർഫേസ് ഒരു അംഗീകാര അഭ്യർത്ഥനയുടെ സ്റ്റാറ്റസ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ ഉപയോക്താക്കളെ അനുവദിക്കുന്നു. ഒരു അഭ്യർത്ഥനയെ "അംഗീകൃതം" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുന്നതിന് ഒരു ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നത് പോലെയുള്ള ഇടപെടലിന് ശേഷം, വെബ് ആപ്പ് `google.script.run` കമാൻഡ് വഴി Google Apps സ്‌ക്രിപ്റ്റ് ഫംഗ്‌ഷനെ വിളിക്കുന്നു. ഈ കമാൻഡ് ശക്തമാണ്, കാരണം ഇത് സ്വമേധയാലുള്ള എഡിറ്റുകൾ ഫലപ്രദമായി അനുകരിക്കുന്ന, വെബ് ഇൻ്റർഫേസിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച ഇൻപുട്ടുകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി Google ഷീറ്റിൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്താൻ സ്ക്രിപ്റ്റിനെ പ്രാപ്തമാക്കുന്നു. "onEdit" ട്രിഗറിൻ്റെ പരിമിതികൾ സൃഷ്ടിച്ച വിടവ് നികത്തിക്കൊണ്ട് സ്ക്രിപ്റ്റിന് മാറ്റങ്ങൾ പരിശോധിക്കാനും രൂപകല്പന ചെയ്ത ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കാനും കഴിയും. വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ സ്വമേധയാലുള്ളതും സ്വയമേവയുള്ളതുമായ ഇടപെടലുകളുടെ ആവശ്യകത ഉൾക്കൊള്ളുന്ന, അംഗീകാര പ്രക്രിയ കാര്യക്ഷമവും അനുയോജ്യവുമാണെന്ന് ഈ ഇരട്ട-ഘടക പരിഹാരം ഉറപ്പാക്കുന്നു.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഓട്ടോമേഷൻ വഴി വർക്ക്ഫ്ലോ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു

രണ്ട്-ഘട്ട അംഗീകാര പ്രക്രിയയുടെ ഭാഗമായി Google ഷീറ്റിലെ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്ന ആശയം ഓർഗനൈസേഷണൽ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിന് ഒരു സങ്കീർണ്ണമായ രീതി അവതരിപ്പിക്കുന്നു. പരമ്പരാഗതമായി, അപ്രൂവൽ സീക്വൻസുകളിലെ സ്വമേധയാലുള്ള ഇടപെടലുകൾ ഒരു പ്രധാന കാര്യമാണ്, പ്രക്രിയകൾ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാൻ മനുഷ്യ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്. എന്നിരുന്നാലും, Google Apps സ്‌ക്രിപ്റ്റ് പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെ, അത്തരം ഇടപെടലുകൾ കുറയ്ക്കുന്ന ഒരു മാതൃകയിലേക്ക് ഞങ്ങൾ തിരിയുന്നു, ഇത് മെച്ചപ്പെടുത്തിയ കാര്യക്ഷമതയിലേക്കും പിശക് കുറയ്ക്കുന്നതിലേക്കും നയിക്കുന്നു. ഈ മാറ്റം മൊത്തത്തിലുള്ള അംഗീകാര പ്രക്രിയയെ ത്വരിതപ്പെടുത്തുക മാത്രമല്ല, ശരിയായ ഘട്ടത്തിൽ അറിയിപ്പുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും രണ്ട് അംഗീകാര കക്ഷികളും ഒരു അഭ്യർത്ഥന അനുവദിച്ചിരിക്കുമ്പോൾ, സ്റ്റാറ്റസ് "അംഗീകൃതം" എന്നതിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിലൂടെ അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു.

"onEdit" ട്രിഗറിൻ്റെ പരിമിതികളെ മറികടക്കുന്ന രീതിയായ സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിനുള്ളിൽ പ്രോഗ്രമാറ്റിക്കായി നിയന്ത്രിക്കുന്ന സ്റ്റാറ്റസ് അപ്‌ഡേറ്റുകളുടെ പ്രാധാന്യം ഈ സമീപനം അടിവരയിടുന്നു. സ്റ്റാറ്റസ് മാറ്റങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുകയും അതിനനുസരിച്ച് ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു ഇഷ്‌ടാനുസൃത സ്‌ക്രിപ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് മാനുവൽ തടസ്സം മറികടക്കാൻ കഴിയും, അതുവഴി അവരുടെ പ്രവർത്തന വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ നിർണായക ഘടകം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാം. ഈ രീതിശാസ്ത്രപരമായ പിവറ്റ് അംഗീകാര പ്രക്രിയയെ പരിഷ്കരിക്കുക മാത്രമല്ല, മാനുവൽ പ്രക്രിയകളിലൂടെ മുമ്പ് നേടാനാകാത്ത സ്കേലബിളിറ്റിയും അഡാപ്റ്റബിലിറ്റിയും അവതരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, ഇത് കൂടുതൽ ചലനാത്മകവും പ്രതികരിക്കുന്നതുമായ വർക്ക്ഫ്ലോ മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റത്തിലേക്കുള്ള വാതിൽ തുറക്കുന്നു.