ഷെയർപോയിൻ്റ് ടെംപ്ലേറ്റുകളിൽ നിന്ന് Excel അടിക്കുറിപ്പുകളിലേക്ക് ഡൈനാമിക് ഉപയോക്തൃനാമങ്ങൾ ചേർക്കുന്നു

SharePoint-linked Excel ടെംപ്ലേറ്റുകളിൽ ഉപയോക്തൃ പ്രവർത്തനം ട്രാക്കുചെയ്യുന്നു

ഒന്നിലധികം ഉപയോക്താക്കൾ അവരുടെ ഫോമുകൾ സമർപ്പിക്കുന്നതിന് ഒരേ ഷെയർപോയിൻ്റ് ടെംപ്ലേറ്റ് ആക്സസ് ചെയ്യുന്ന തിരക്കേറിയ ഒരു ഓഫീസ് സങ്കൽപ്പിക്കുക. 🖥️ ഒരു പ്രത്യേക ഫോം പൂരിപ്പിച്ച് സമർപ്പിച്ചത് ആരാണെന്ന് ഒരു ഓഡിറ്റർ തിരിച്ചറിയേണ്ടി വരുമ്പോഴാണ് വെല്ലുവിളി ഉയരുന്നത്. SharePoint ഈ വിവരങ്ങൾ "ക്രിയേറ്റർ" കോളത്തിന് കീഴിൽ ലോഗ് ചെയ്യുമ്പോൾ, Excel ഷീറ്റിൻ്റെ അടിക്കുറിപ്പിൽ ഉപയോക്താവിൻ്റെ പേരുള്ള ഒരു ഹാർഡ് കോപ്പി പ്രിൻ്റ് ചെയ്യേണ്ടതിൻ്റെ ആവശ്യകത പൂർത്തീകരിക്കപ്പെട്ടില്ല.

ഡിഫോൾട്ട് VBA ഫംഗ്‌ഷനുകൾ പോലെയുള്ളതിനാൽ ഈ ടാസ്‌ക് തന്ത്രപ്രധാനമാണ് Application.UserName ഒപ്പം പരിസ്ഥിതി("ഉപയോക്തൃനാമം") യഥാർത്ഥ ഉപയോക്താവ് ഫോം എഡിറ്റുചെയ്യുന്നതിനുപകരം പലപ്പോഴും യഥാർത്ഥ ടെംപ്ലേറ്റ് സ്രഷ്ടാവിനെയോ പ്രാദേശിക മെഷീൻ ഉപയോക്താവിനെയോ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുന്നു. അതുപോലെ, ശരിയായ ഉപയോക്തൃനാമം ചലനാത്മകമായി ചേർക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു വിശ്വസനീയമായ രീതി കണ്ടെത്തുന്നത് നിർണായകമാണ്.

യഥാർത്ഥ ലോക സാഹചര്യങ്ങളിൽ, ഈ പൊരുത്തക്കേട് ഓഡിറ്റിംഗിലും ട്രാക്കിംഗിലും കൃത്യതയില്ലാത്തതിലേക്ക് നയിച്ചേക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, എൻ്റെ മുൻ റോളിൽ, എക്‌സ്‌റ്റേണൽ കോൺട്രാക്‌ടർമാർ പൂരിപ്പിച്ച ഫോമുകൾ പ്രിൻ്റൗട്ടിൽ എപ്പോഴും അഡ്മിൻ്റെ ഉപയോക്തൃനാമം പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന ഒരു പ്രശ്‌നമുണ്ടായിരുന്നു, ഇത് ഓഡിറ്റ് സമയത്ത് കാര്യമായ ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാക്കുന്നു.

VBA, SharePoint ഇൻ്റഗ്രേഷൻ, ചില സ്‌മാർട്ട് ട്വീക്കുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ഈ തടസ്സങ്ങളെ എങ്ങനെ മറികടക്കാം എന്ന് ഈ ലേഖനം പരിശോധിക്കുന്നു. അവസാനത്തോടെ, ഓരോ അച്ചടിച്ച ഫോമും അത് സമർപ്പിച്ച വ്യക്തിഗത ഉപയോക്താവിനെ ശരിയായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്ന ഒരു പ്രായോഗിക പരിഹാരം നിങ്ങൾക്കുണ്ടാകും. നമുക്ക് മുങ്ങാം! 🔍

ഡൈനാമിക് ഷെയർപോയിൻ്റ് ഉപയോക്തൃനാമങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് Excel അടിക്കുറിപ്പുകൾ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കുന്നു

അവതരിപ്പിച്ച പരിഹാരങ്ങൾ ചലനാത്മകമായി ലഭ്യമാക്കാനും പ്രദർശിപ്പിക്കാനും ലക്ഷ്യമിടുന്നു ഷെയർപോയിൻ്റ് "സ്രഷ്ടാവ്" ഒരു Excel വർക്ക്ഷീറ്റിൻ്റെ അടിക്കുറിപ്പിലെ ഉപയോക്തൃനാമം. ഷെയർപോയിൻ്റിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്ന പങ്കിട്ട ടെംപ്ലേറ്റിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒന്നിലധികം ഉപയോക്താക്കൾ ഫോമുകൾ സമർപ്പിക്കുന്ന സാഹചര്യങ്ങളിലും ഓഡിറ്റർമാർക്ക് വ്യക്തമായ ആട്രിബ്യൂഷൻ ആവശ്യമായി വരുന്ന സാഹചര്യങ്ങളിലാണ് ഈ ആവശ്യകത ഉണ്ടാകുന്നത്. ആദ്യ സ്ക്രിപ്റ്റ് Excel-ൻ്റെ നേറ്റീവ് ഉപയോഗിക്കുന്നു പേജ് സജ്ജീകരണം അടിക്കുറിപ്പ് ചലനാത്മകമായി ഇച്ഛാനുസൃതമാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവർത്തനക്ഷമത. ഷെയർപോയിൻ്റ് മെറ്റാഡാറ്റ ആക്‌സസുമായി VBA രീതികൾ സംയോജിപ്പിക്കുന്നതിലൂടെ, ഈ സ്‌ക്രിപ്റ്റ് യഥാർത്ഥ സ്രഷ്‌ടാവിനെയല്ല, ഫോം പൂർത്തിയാക്കിയ ഉപയോക്താവിൻ്റെ ഉപയോക്തൃനാമത്തെ ഫൂട്ടർ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ഉദാഹരണത്തിന്, ആദ്യ പരിഹാരം പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നു ListObjects.Add SharePoint-ൻ്റെ ഡോക്യുമെൻ്റ് ലൈബ്രറിയിലേക്ക് ഒരു തത്സമയ കണക്ഷൻ സ്ഥാപിക്കാൻ. ഈ കമാൻഡ് മെറ്റാഡാറ്റയെ വർക്ക്ബുക്കിലേക്ക് വലിക്കുന്നു, ഇത് വരികളിലൂടെ ആവർത്തിക്കാനും "ക്രിയേറ്റർ" ഫീൽഡ് എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റുചെയ്യാനും സാധ്യമാക്കുന്നു. കംപ്ലയൻസ് ഫോമുകൾ സമർപ്പിക്കുന്ന ഒരു വകുപ്പ് സങ്കൽപ്പിക്കുക - ഓരോ സമർപ്പണത്തിൻ്റെയും അടിക്കുറിപ്പ് ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ജീവനക്കാരനെ വ്യക്തമായി തിരിച്ചറിയുകയും ഓഡിറ്റ് അവ്യക്തതകൾ ഇല്ലാതാക്കുകയും ചെയ്യും. ഈ രീതി വഴക്കം ഉറപ്പാക്കുകയും ഫോം സംഭാവന ചെയ്യുന്നവരെ തിരിച്ചറിയുന്നതിൽ സ്വമേധയാലുള്ള ഇടപെടൽ തടയുകയും ചെയ്യുന്നു. 🚀

രണ്ടാമത്തെ സമീപനം SharePoint-ൻ്റെ REST API പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നു. ഉപയോഗിച്ച് CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") കമാൻഡ്, മെറ്റാഡാറ്റ നേരിട്ട് ലഭ്യമാക്കുന്നതിനായി സ്ക്രിപ്റ്റ് ഒരു HTTP അഭ്യർത്ഥന ആരംഭിക്കുന്നു. ഷെയർപോയിൻ്റ് ലൈബ്രറികൾ സങ്കീർണ്ണമായതോ അനേകം ഫീൽഡുകൾ അടങ്ങിയതോ ആയ പരിതസ്ഥിതികളിൽ ഈ രീതി പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാണ്. പോലുള്ള ഫംഗ്‌ഷനുകൾ ഉപയോഗിച്ച് JSON പ്രതികരണം പാഴ്‌സ് ചെയ്യുന്നു InStr ഒപ്പം മിഡ് "സ്രഷ്ടാവ്" ഫീൽഡിൻ്റെ കൃത്യമായ വേർതിരിച്ചെടുക്കൽ അനുവദിക്കുന്നു. എൻ്റെ മുൻകാല റോളിൽ, സമാനമായ സ്‌ക്രിപ്റ്റ് ഫോം ട്രാക്കിംഗ് സ്‌ട്രീംലൈൻ ചെയ്‌തു, എല്ലാ മാസവും മണിക്കൂറുകൾ സ്വമേധയാ അനുരഞ്ജനം നടത്തുന്നു. 🖋️

അവസാന സ്ക്രിപ്റ്റ് ഓഫീസ് 365 പ്രോപ്പർട്ടികളെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു, ഇത് ഉപയോഗപ്പെടുത്തുന്നു ബിൽറ്റിൻ ഡോക്യുമെൻ്റ് പ്രോപ്പർട്ടീസ് വർക്ക്ബുക്കിൻ്റെ മെറ്റാഡാറ്റ നേരിട്ട് ആക്സസ് ചെയ്യാനുള്ള കമാൻഡ്. ഓഫീസ് 365 വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതും REST API സങ്കീർണ്ണതകളില്ലാതെ ഭാരം കുറഞ്ഞ പരിഹാരം ആവശ്യമുള്ളതുമായ സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് ഈ സ്ക്രിപ്റ്റ് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമാണ്. ഓരോ സ്ക്രിപ്റ്റിനും മോഡുലാർ സവിശേഷതകൾ ഉണ്ട്, അവ മറ്റ് ഷെയർപോയിൻ്റ്-ഇൻ്റഗ്രേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾക്കായി വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, സമർപ്പിക്കൽ ടൈംസ്റ്റാമ്പുകളോ ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റ് പേരുകളോ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് അവ പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ കഴിയും, ഇത് അവയുടെ ഓഡിറ്റ് യൂട്ടിലിറ്റി കൂടുതൽ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

മെച്ചപ്പെടുത്തിയ ഓഡിറ്റിങ്ങിനായി ഷെയർപോയിൻ്റ് ഡാറ്റ എക്സൽ വിബിഎയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്നു

രണ്ട് പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾക്കിടയിലുള്ള മെറ്റാഡാറ്റയുടെ തടസ്സമില്ലാത്ത ഒഴുക്കാണ് SharePoint-മായി Excel സമന്വയിപ്പിക്കുന്നതിൽ പലപ്പോഴും അവഗണിക്കപ്പെടുന്ന ഒരു വശം. VBA ഉപയോഗിച്ച്, നിർണായകമായ മെറ്റാഡാറ്റ ഫീൽഡുകൾ എക്‌സ്‌ട്രാക്‌റ്റുചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് അടിസ്ഥാന ഓട്ടോമേഷന് അപ്പുറത്തേക്ക് പോകാം. ഉപയോക്തൃനാമം ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് പൂർത്തിയാക്കുന്ന വ്യക്തിയുടെ, അവ ഇഷ്ടാനുസൃത Excel അടിക്കുറിപ്പുകളിലോ തലക്കെട്ടുകളിലോ ഉപയോഗിക്കുക. സമർപ്പണം പോലെയുള്ള സാഹചര്യങ്ങളിൽ ഈ പ്രവർത്തനം അനിവാര്യമാണ്, അവിടെ സമർപ്പിച്ച ഓരോ ഫോമിനും അതിൻ്റെ പൂർത്തീകരണത്തിന് ഉത്തരവാദിയായ വ്യക്തിക്ക് വ്യക്തമായ ആട്രിബ്യൂഷൻ ആവശ്യമാണ്.

ഷെയർപോയിൻ്റിൻ്റെ വിപുലമായ മെറ്റാഡാറ്റ കഴിവുകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നത് മറ്റൊരു ഉപയോഗപ്രദമായ സമീപനത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, "പരിഷ്ക്കരിച്ചത്" അല്ലെങ്കിൽ "അവസാനം പരിഷ്ക്കരിച്ചത്" പോലുള്ള നിരകൾക്ക് ട്രാക്കിംഗിനും സ്ഥിരീകരണത്തിനുമുള്ള അധിക സന്ദർഭം നൽകാനാകും. VBA വഴി ഈ ഡാറ്റ ചലനാത്മകമായി വലിച്ചിടുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ Excel ടെംപ്ലേറ്റുകൾ കൃത്യമായ ഉപയോക്തൃ വിവരങ്ങൾ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുക മാത്രമല്ല, മാനുവൽ എൻട്രി പിശകുകളുടെ സാധ്യത കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒന്നിലധികം ഉപയോക്താക്കൾ പങ്കിട്ട ടെംപ്ലേറ്റുകളിൽ സഹകരിക്കുന്ന ടീം പ്രോജക്റ്റുകളിൽ ഈ സവിശേഷത പ്രത്യേകിച്ചും വിലപ്പെട്ടതാണ്. 🖇️

അവസാനമായി, ഓർഗനൈസേഷനുകൾ ഷെയർപോയിൻ്റ് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കുന്നു എന്നതിലെ സാധ്യതയുള്ള വ്യതിയാനങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ചിലതിന് ഇഷ്‌ടാനുസൃത കോളങ്ങളോ മെറ്റാഡാറ്റ ഫീൽഡുകളോ ഉണ്ടായിരിക്കാം, അഡാപ്റ്റബിൾ VBA സ്‌ക്രിപ്റ്റുകൾ ആവശ്യമാണ്. ഡാറ്റ ഫോർമാറ്റിംഗിൽ നിന്ന് API കോളുകൾ വേർതിരിക്കുന്നത് പോലുള്ള മോഡുലാർ കോഡിംഗ് രീതികൾ, നിങ്ങളുടെ പരിഹാരത്തിന് അത്തരം വ്യതിയാനങ്ങൾ സ്കെയിൽ ചെയ്യാനോ ക്രമീകരിക്കാനോ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, മുൻകാല പ്രോജക്റ്റിൽ, ഉപയോക്തൃ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഷെയർപോയിൻ്റിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് Excel വർക്ക്ബുക്കുകളിലേക്ക് സംഗ്രഹിക്കുന്ന സംഗ്രഹ റിപ്പോർട്ടുകൾ സ്വയമേവ സൃഷ്ടിക്കാൻ ഞങ്ങൾ ഈ സമീപനം ഉപയോഗിച്ചു. 🚀