Google शीटमध्ये द्वि-चरण मान्यता ईमेल सूचना प्रणाली लागू करणे

स्प्रेडशीट वर्कफ्लोमध्ये स्वयंचलित मंजूरी सूचना

आजच्या वेगवान व्यावसायिक वातावरणात, मंजुरी प्रक्रियेची कार्यक्षमता ऑपरेशनल वर्कफ्लोवर लक्षणीय परिणाम करू शकते. लवचिकता आणि प्रवेशयोग्यतेमुळे मंजूरी विनंत्यांसारखी कार्ये व्यवस्थापित करण्यासाठी अनेक संस्था Google शीटवर अवलंबून असतात. या प्रक्रियांसाठी स्वयंचलित प्रणाली लागू करताना एक सामान्य आव्हान उद्भवते, विशेषत: जेव्हा त्यात द्वि-चरण मंजुरी यंत्रणा समाविष्ट असते. विनंतीची स्थिती "मंजूर" मध्ये बदलण्याच्या अटीनुसार, प्राथमिक आणि अंतिम दोन्ही मंजूरी मिळाल्यावर या प्रणालीला आयटी विभागाला स्वयंचलित ईमेल पाठवणे आवश्यक आहे.

तथापि, Google Apps Script द्वारे ही प्रक्रिया स्वयंचलित करणे हे एक विलक्षण आव्हान आहे. बिल्ट-इन "ऑनएडिट" ट्रिगर, ईमेल पाठवण्यास प्रारंभ करण्यासाठी महत्त्वपूर्ण, प्रोग्रॅमॅटिक रीतीने केलेल्या बदलांसाठी सक्रिय होत नाही-केवळ थेट वापरकर्ता संवादाद्वारे केलेल्या बदलांसाठी. ही मर्यादा स्क्रिप्टद्वारे "प्रलंबित" ते "मंजूर" पर्यंत स्थिती अद्यतनित केलेल्या प्रकरणांमध्ये एक महत्त्वपूर्ण अडथळा निर्माण करते. ही प्रस्तावना Google शीट-आधारित मंजूरी कार्यप्रवाहामध्ये स्वयंचलित ईमेल सूचना अखंडपणे एकत्रित करण्यासाठी, वेळेवर संप्रेषण आणि प्रक्रिया कार्यक्षमतेची खात्री करण्यासाठी उपाय एक्सप्लोर करण्यासाठी पाया घालते.

स्वयंचलित ईमेल यंत्रणा उलगडत आहे

मी Google शीटसाठी डिझाइन केलेली स्वयंचलित ईमेल ट्रिगर प्रणाली प्रामुख्याने संस्थांमध्ये मंजूरी प्रक्रिया सुव्यवस्थित करण्याचा उद्देश आहे, विशेषत: पुढे जाण्यापूर्वी एकाधिक मंजूरकर्त्यांकडून संमती आवश्यक असलेल्या प्रकरणांसाठी. सोल्यूशनचा पहिला भाग, Google Apps स्क्रिप्टमध्ये तयार केलेला, Google शीटशी थेट संवाद साधतो जेथे मंजुरी स्थिती रेकॉर्ड केल्या जातात. स्क्रिप्ट पंक्तींसाठी संपूर्ण "मंजुरी" शीट तपासते जेथे अनुमोदक 1 आणि मंजूरकर्ता 2 या दोघांनी त्यांच्या मंजुरीला "मंजूर" म्हणून चिन्हांकित केले आहे. हे महत्त्वपूर्ण आहे कारण स्क्रिप्टचा हेतू केवळ दोन्ही मंजूरी दिल्यावरच कार्य करण्याचा आहे, पूर्णतः अधिकृत विनंती दर्शवते. हे साध्य करण्यासाठी, स्क्रिप्ट प्रत्येक पंक्तीत पुनरावृत्ती करते, प्रत्येक मंजूरकर्त्याच्या निर्णयासाठी नियुक्त केलेले विशिष्ट स्तंभ आणि विनंतीची एकूण स्थिती तपासते. जेव्हा एखादी पंक्ती निकषांची पूर्तता करते—दोन्ही अनुमोदकांनी मंजूरी दिली आहे आणि स्थिती "मंजूर" वर सेट केली आहे—स्क्रिप्ट IT विभागाला ईमेल ट्रिगर करते. ही ईमेल सूचना MailApp सेवा वापरून पाठवली जाते, Google Apps Script चा एक भाग जो स्क्रिप्टमधून थेट ईमेल पाठवण्याची सुविधा देतो. हे सुनिश्चित करते की IT विभागाला त्वरित कृती करण्यास परवानगी देऊन मंजूर केलेल्या विनंतीबद्दल त्वरित माहिती दिली जाते.

वेब ऍप्लिकेशनद्वारे मंजुरीची स्थिती अद्यतनित करण्याची यंत्रणा स्वयंचलित ईमेल प्रणालीचा फ्रंटएंड समकक्ष म्हणून काम करते. हा घटक विशेषतः महत्त्वपूर्ण आहे कारण Google शीटमधील "ऑनएडिट" ट्रिगर केवळ मॅन्युअल संपादनांना प्रतिसाद देतो, प्रोग्रामेटिक बदलांना नाही. ही मर्यादा टाळण्यासाठी, एक साधा वेब इंटरफेस वापरकर्त्यांना मंजुरी विनंतीची स्थिती अद्यतनित करण्यास अनुमती देतो. परस्परसंवादानंतर, जसे की विनंतीला "मंजूर" म्हणून चिन्हांकित करण्यासाठी बटण क्लिक करणे, वेब ॲप `google.script.run` कमांडद्वारे Google Apps स्क्रिप्ट फंक्शन कॉल करते. ही आज्ञा शक्तिशाली आहे कारण ती स्क्रिप्टला वेब इंटरफेसवरून मिळालेल्या इनपुटच्या आधारे Google शीटमध्ये क्रिया करण्यास सक्षम करते, प्रभावीपणे मॅन्युअल संपादनांची नक्कल करते. स्क्रिप्ट नंतर बदल तपासण्यासाठी पुढे जाऊ शकते आणि डिझाइन केल्याप्रमाणे ईमेल पाठवू शकते, "ऑनएडिट" ट्रिगरच्या मर्यादांमुळे निर्माण झालेले अंतर भरून काढते. हे दुहेरी-घटक समाधान हे सुनिश्चित करते की मंजूरी प्रक्रिया कार्यक्षम आणि अनुकूल दोन्ही आहे, कार्यप्रवाहात मॅन्युअल आणि स्वयंचलित हस्तक्षेपांची आवश्यकता समायोजित करते.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

१

स्प्रेडशीट ऑटोमेशनद्वारे वर्कफ्लो कार्यक्षमता वाढवणे

द्वि-चरण मंजुरी प्रक्रियेचा भाग म्हणून Google शीटमधील ईमेल सूचना स्वयंचलित करण्याची संकल्पना संस्थात्मक कार्यप्रवाह सुव्यवस्थित करण्यासाठी एक अत्याधुनिक पद्धत सादर करते. पारंपारिकपणे, मंजूरी क्रमांमध्ये मॅन्युअल हस्तक्षेप हा मुख्य भाग आहे, ज्यासाठी प्रक्रिया पुढे ढकलण्यासाठी मानवी क्रिया आवश्यक आहेत. तथापि, Google Apps Script चा लाभ घेऊन, आम्ही अशा मॉडेलकडे वळतो जिथे असे हस्तक्षेप कमी केले जातात, ज्यामुळे वर्धित कार्यक्षमता आणि त्रुटी कमी होते. हे शिफ्ट केवळ एकंदर मंजुरी प्रक्रियेला गती देत ​​नाही तर सूचना योग्य टप्प्यावर पाठवल्या गेल्याची खात्री देखील करते, विशेषत: जेव्हा दोन्ही मंजूरी पक्षांनी विनंती मंजूर केली असेल, स्थितीचे संक्रमण "मंजूर" द्वारे चिन्हांकित केले जाते.

हा दृष्टिकोन स्प्रेडशीटमध्ये प्रोग्रॅमॅटिकली मॅनेज्ड स्टेटस अपडेट्सचे महत्त्व अधोरेखित करतो, एक पद्धत जी "ऑनएडिट" ट्रिगरच्या मर्यादा बाजूला करते. एक सानुकूल स्क्रिप्ट वापरून जी स्थिती बदल ऐकते आणि त्यानुसार ईमेल सूचना पाठवते, संस्था मॅन्युअल अडथळे दूर करू शकतात, ज्यामुळे त्यांच्या ऑपरेशनल वर्कफ्लोचा एक महत्त्वपूर्ण घटक स्वयंचलित होतो. हे पद्धतशीर पिव्होट केवळ मंजुरी प्रक्रियेलाच परिष्कृत करत नाही तर मॅन्युअल प्रक्रियेद्वारे पूर्वी अप्राप्य असलेल्या स्केलेबिलिटी आणि अनुकूलतेची पातळी देखील सादर करते, ज्यामुळे अधिक गतिमान आणि प्रतिसादात्मक कार्यप्रवाह व्यवस्थापन प्रणालीचे दरवाजे उघडले जातात.