SharePoint टेम्पलेट्समधून एक्सेल फूटर्समध्ये डायनॅमिक वापरकर्तानावे जोडणे

शेअरपॉईंट-लिंक केलेल्या एक्सेल टेम्पलेट्समध्ये वापरकर्ता क्रियाकलाप ट्रॅक करणे

एका धकाधकीच्या कार्यालयाची कल्पना करा जिथे एकाधिक वापरकर्ते त्यांचे फॉर्म सबमिट करण्यासाठी समान SharePoint टेम्पलेटमध्ये प्रवेश करतात. 🖥️ जेव्हा एखाद्या ऑडिटरला विशिष्ट फॉर्म कोणी भरला आणि सबमिट केला ते ओळखणे आवश्यक असते तेव्हा आव्हान निर्माण होते. SharePoint ही माहिती "निर्माता" स्तंभाखाली लॉग करत असताना, Excel शीटच्या तळटीपमध्ये वापरकर्त्याच्या नावासह हार्ड कॉपी मुद्रित करण्याची आवश्यकता अपूर्ण राहते.

हे कार्य अधिक अवघड होते कारण डीफॉल्ट VBA सारखे कार्य करते अनुप्रयोग.वापरकर्तानाव आणि पर्यावरण("वापरकर्तानाव") फॉर्म संपादित करणाऱ्या वास्तविक वापरकर्त्याऐवजी बऱ्याचदा मूळ टेम्पलेट निर्माता किंवा स्थानिक मशीन वापरकर्त्याकडे निर्देश करतात. यामुळे, योग्य वापरकर्तानाव डायनॅमिकरित्या समाविष्ट करण्यासाठी एक विश्वासार्ह पद्धत शोधणे महत्त्वपूर्ण बनते.

वास्तविक-जागतिक परिस्थितींमध्ये, या विसंगतीमुळे ऑडिटिंग आणि ट्रॅकिंगमध्ये अयोग्यता येऊ शकते. उदाहरणार्थ, माझ्या मागील भूमिकेत, आम्हाला एक समस्या आली होती जिथे बाह्य कंत्राटदारांनी पूर्ण केलेले फॉर्म नेहमी प्रिंटआउटमध्ये प्रशासकाचे वापरकर्तानाव प्रदर्शित करतात, ज्यामुळे ऑडिट दरम्यान महत्त्वपूर्ण गोंधळ होतो.

हा लेख व्हीबीए, शेअरपॉईंट एकत्रीकरण आणि काही स्मार्ट ट्वीक्स वापरून या अडथळ्यांना कसे बायपास करू शकता याचा शोध घेतो. शेवटी, तुमच्याकडे एक व्यावहारिक उपाय असेल जो प्रत्येक मुद्रित फॉर्म सबमिट केलेल्या वैयक्तिक वापरकर्त्याला योग्यरित्या प्रतिबिंबित करेल याची खात्री करेल. चला आत जाऊया! 🔍

डायनॅमिक शेअरपॉईंट वापरकर्तानावांसह एक्सेल फूटर्स सानुकूलित करणे

सादर केलेल्या उपायांचा उद्देश डायनॅमिकरित्या आणणे आणि प्रदर्शित करणे आहे SharePoint "निर्माता" एक्सेल वर्कशीटच्या तळटीपमधील वापरकर्तानाव. ही आवश्यकता अशा परिस्थितीत उद्भवते जिथे एकाधिक वापरकर्ते SharePoint मध्ये संग्रहित केलेल्या सामायिक टेम्पलेटवर आधारित फॉर्म सबमिट करतात आणि ऑडिटर्सना स्पष्ट विशेषता आवश्यक असते. पहिली स्क्रिप्ट एक्सेलच्या नेटिव्हचा वापर करते पृष्ठ सेटअप तळटीप गतिकरित्या सानुकूलित करण्यासाठी कार्यक्षमता. SharePoint मेटाडेटा प्रवेशासह VBA पद्धती एकत्रित करून, ही स्क्रिप्ट खात्री करते की तळटीप मूळ निर्मात्याचे नव्हे तर फॉर्म पूर्ण केलेल्या वापरकर्त्याचे वापरकर्तानाव प्रतिबिंबित करते.

उदाहरणार्थ, पहिल्या उपायाचा फायदा होतो ListObjects.Ad SharePoint च्या दस्तऐवज लायब्ररीशी थेट कनेक्शन स्थापित करण्यासाठी. ही आज्ञा वर्कबुकमध्ये मेटाडेटा खेचते, ज्यामुळे पंक्तीद्वारे पुनरावृत्ती करणे आणि "निर्माता" फील्ड काढणे शक्य होते. अनुपालन फॉर्म सबमिट करणाऱ्या विभागाची कल्पना करा—प्रत्येक सबमिशनचा तळटीप जबाबदार कर्मचारी स्पष्टपणे ओळखेल, ऑडिट संदिग्धता दूर करेल. ही पद्धत लवचिकता सुनिश्चित करते आणि फॉर्म योगदानकर्त्यांना ओळखण्यात मॅन्युअल हस्तक्षेप प्रतिबंधित करते. 🚀

दुसरा दृष्टिकोन SharePoint च्या REST API चा लाभ घेतो. वापरून CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") कमांड, स्क्रिप्ट थेट मेटाडेटा आणण्यासाठी HTTP विनंती सुरू करते. ही पद्धत विशेषतः अशा वातावरणात उपयुक्त आहे जिथे SharePoint लायब्ररी जटिल आहेत किंवा असंख्य फील्ड आहेत. JSON प्रतिसाद जसे फंक्शन्ससह पार्स करणे InStr आणि मध्य "निर्माता" फील्ड अचूक काढण्याची परवानगी देते. माझ्या मागील भूमिकेत, एक समान स्क्रिप्ट सुव्यवस्थित फॉर्म ट्रॅकिंग, दरमहा मॅन्युअल सामंजस्याचे तास वाचवते. 🖋️

अंतिम स्क्रिप्ट ऑफिस 365 गुणधर्म समाकलित करते, वापरून अंगभूत दस्तऐवज गुणधर्म वर्कबुकच्या मेटाडेटामध्ये थेट प्रवेश करण्यासाठी कमांड. ही स्क्रिप्ट ऑफिस 365 चा मोठ्या प्रमाणावर वापर करणाऱ्या आणि REST API जटिलतेशिवाय हलक्या वजनाच्या सोल्युशनची आवश्यकता असलेल्या संस्थांसाठी सर्वात योग्य आहे. प्रत्येक स्क्रिप्टमध्ये मॉड्यूलर वैशिष्ट्ये असतात, ज्यामुळे ते इतर SharePoint-एकात्मिक वर्कफ्लोसाठी पुन्हा वापरण्यायोग्य बनतात. उदाहरणार्थ, तुम्ही त्यांना सबमिशन टाइमस्टॅम्प किंवा अगदी डिपार्टमेंटची नावे समाविष्ट करण्यासाठी अनुकूल करू शकता, त्यांची ऑडिट उपयुक्तता आणखी वाढवू शकता.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

१

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

वर्धित ऑडिटिंगसाठी Excel VBA सह शेअरपॉईंट डेटा एकत्रित करणे

शेअरपॉईंटसह एक्सेल समाकलित करण्याचा एक वारंवार दुर्लक्षित केलेला पैलू म्हणजे दोन प्लॅटफॉर्ममधील मेटाडेटाचा अखंड प्रवाह. VBA वापरून, तुम्ही मूलभूत ऑटोमेशनच्या पलीकडे जाऊन महत्त्वपूर्ण मेटाडेटा फील्ड काढू शकता, जसे की वापरकर्तानाव टेम्पलेट पूर्ण करणाऱ्या व्यक्तीचे, आणि त्यांना सानुकूल एक्सेल फूटर किंवा शीर्षलेखांमध्ये वापरा. अनुपालनासारख्या परिस्थितींमध्ये ही कार्यक्षमता आवश्यक आहे, जिथे सबमिट केलेल्या प्रत्येक फॉर्मला त्याच्या पूर्णतेसाठी जबाबदार व्यक्तीचे स्पष्ट श्रेय आवश्यक आहे.

दुसऱ्या उपयुक्त पध्दतीमध्ये SharePoint च्या विस्तृत मेटाडेटा क्षमतांचा लाभ घेणे समाविष्ट आहे. उदाहरणार्थ, "द्वारा सुधारित" किंवा "अंतिम सुधारित" सारखे स्तंभ ट्रॅकिंग आणि सत्यापनासाठी अतिरिक्त संदर्भ देऊ शकतात. VBA द्वारे हा डेटा डायनॅमिकपणे खेचून, तुमचे Excel टेम्पलेट्स केवळ अचूक वापरकर्ता माहितीच प्रतिबिंबित करत नाहीत तर मॅन्युअल एंट्री त्रुटींची शक्यता देखील कमी करतात. हे वैशिष्ट्य विशेषतः कार्यसंघ प्रकल्पांमध्ये मौल्यवान आहे, जेथे एकाधिक वापरकर्ते सामायिक केलेल्या टेम्पलेटवर सहयोग करतात. 🖇️

शेवटी, संस्था शेअरपॉईंट कसे वापरतात यामधील संभाव्य भिन्नता लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे. काहींमध्ये सानुकूल स्तंभ किंवा मेटाडेटा फील्ड असू शकतात, ज्यांना अनुकूल करण्यायोग्य VBA स्क्रिप्टची आवश्यकता असते. मॉड्युलर कोडिंग पद्धती, जसे की API कॉल्स डेटा फॉरमॅटिंगपासून वेगळे करणे, तुमचे सोल्यूशन अशा भिन्नता मोजू शकते किंवा समायोजित करू शकते याची खात्री करा. उदाहरणार्थ, मागील प्रोजेक्टमध्ये, आम्ही या दृष्टिकोनाचा वापर आपोआप सारांश अहवाल व्युत्पन्न करण्यासाठी केला ज्याने शेअरपॉईंटवरून थेट एक्सेल वर्कबुकमध्ये वापरकर्ता क्रियाकलाप एकत्रित केला. 🚀