Berkesan mengurus keizinan SharePoint membuat orang yang mesti menyediakan data yang boleh diakses semasa menjamin keselamatan. Mengehadkan pautan untuk perkongsian seluruh syarikat memberikan masalah yang sama kerana ia secara tidak sengaja boleh menghalang tindak balas bentuk. Pentadbir boleh menyesuaikan kebenaran dengan PowerShell , API REST, dan alat automasi seperti Automate Power. Kaedah ini membolehkan tindak balas tetapi melarang pengguna membaca atau mengubah senarai. Keselamatan boleh diperbaiki dengan menggunakan Microsoft Graph API dan melaksanakan akses berasaskan peranan. Untuk mengekalkan kecekapan proses tanpa mendedahkan maklumat kritikal, organisasi perlu menyerang kompromi antara keselamatan dan kebolehgunaan.

Pengguna boleh menambah secara dinamik nama pengguna orang yang menyerahkan borang ke pengaki lembaran kerja dengan menyepadukan Excel VBA dengan maklumat SharePoint. Setiap contoh borang dikreditkan dengan sewajarnya melalui penggunaan strategi canggih seperti atribut dokumen atau API REST SharePoint. Terutamanya dalam operasi kolaboratif, ini menambah baik audit dan menghapuskan ketidakpastian.

Power Automate dan SharePoint ialah alat penting untuk meningkatkan kecekapan aliran kerja, khususnya dalam mengurus tarikh akhir melalui peringatan automatik. Dengan memanfaatkan platform ini, pengguna boleh menyediakan aliran untuk menghantar pemberitahuan lebih awal daripada tarikh akhir, memastikan projek kekal di landasan yang betul.

Pemadaman yang tidak dijangka dalam SharePoint telah membingungkan pentadbir, menyerlahkan senario di mana folder dialih keluar tanpa campur tangan pengguna langsung. Siasatan meliputi tetapan, log audit dan penyegerakan peranti tetapi tidak menghasilkan sebab yang pasti. Situasi ini menggariskan kerumitan mengurus persekitaran SharePoint dan kepentingan pemantauan menyeluruh serta jejak audit untuk melindungi daripada kehilangan data yang tidak diingini.

Melaksanakan sistem tiket SharePoint Online meningkatkan kecekapan meja bantuan IT dengan memusatkan penyerahan dan ulasan tiket. Walau bagaimanapun, cabaran untuk memaklumkan meja bantuan tentang ulasan baharu tanpa sebutan memerlukan penyelesaian kreatif. Memanfaatkan Kuasa Automate untuk mengagregatkan ulasan ini menjadi satu pemberitahuan berkala boleh mengurangkan kekacauan dengan ketara dan memastikan respons yang tepat pada masanya.

Penyepaduan aliran kerja Power Automate dengan SharePoint Online memberikan cabaran, terutamanya apabila berurusan dengan attachment VCF.