Melaksanakan Sistem Pemberitahuan E-mel Kelulusan Dua Langkah dalam Helaian Google

Mengautomasikan Pemberitahuan Kelulusan dalam Aliran Kerja Hamparan

Dalam persekitaran perniagaan yang serba pantas hari ini, kecekapan proses kelulusan boleh memberi kesan ketara kepada aliran kerja operasi. Banyak organisasi bergantung pada Helaian Google untuk mengurus tugas seperti permintaan kelulusan kerana fleksibiliti dan kebolehaksesannya. Cabaran biasa timbul apabila melaksanakan sistem automatik untuk proses ini, terutamanya apabila ia melibatkan mekanisme kelulusan dua langkah. Sistem ini memerlukan menghantar e-mel automatik kepada jabatan IT sebaik sahaja kelulusan awal dan akhir diberikan, dengan syarat status permintaan bertukar kepada "diluluskan."

Walau bagaimanapun, mengautomasikan proses ini melalui Skrip Google Apps memberikan cabaran yang pelik. Pencetus "onEdit" terbina dalam, yang penting untuk memulakan penghantaran e-mel, tidak diaktifkan untuk perubahan yang dibuat secara pengaturcaraan—hanya untuk perubahan yang dibuat melalui interaksi pengguna langsung. Had ini menimbulkan halangan yang ketara dalam kes di mana kemas kini status daripada "belum selesai" kepada "diluluskan" dilakukan oleh skrip. Pengenalan ini meletakkan asas untuk meneroka penyelesaian untuk menyepadukan pemberitahuan e-mel automatik dengan lancar dalam aliran kerja kelulusan berasaskan Helaian Google, memastikan komunikasi dan kecekapan proses tepat pada masanya.

Mentafsir Mekanisme E-mel Automatik

Sistem pencetus e-mel automatik yang saya reka untuk Helaian Google terutamanya bertujuan untuk menyelaraskan proses kelulusan dalam organisasi, terutamanya untuk kes yang memerlukan persetujuan daripada berbilang pelulus sebelum meneruskan. Bahagian pertama penyelesaian, yang dibuat dalam Skrip Google Apps, berinteraksi secara langsung dengan Helaian Google di mana status kelulusan direkodkan. Skrip menyemak keseluruhan helaian "Kelulusan" untuk baris yang kedua-dua pelulus 1 dan kelulusan 2 telah menandakan kelulusan mereka sebagai "diluluskan." Ini penting kerana skrip bertujuan untuk bertindak hanya apabila kedua-dua kelulusan diberikan, mencerminkan permintaan yang dibenarkan sepenuhnya. Untuk mencapai matlamat ini, skrip berulang melalui setiap baris, memeriksa lajur khusus yang ditetapkan untuk setiap keputusan yang meluluskan dan status keseluruhan permintaan. Apabila baris memenuhi kriteria—kedua-dua pelulus telah meluluskan dan status ditetapkan kepada "diluluskan"—skrip mencetuskan e-mel kepada jabatan IT. Pemberitahuan e-mel ini dihantar menggunakan perkhidmatan MailApp, sebahagian daripada Skrip Google Apps yang memudahkan penghantaran e-mel terus daripada skrip. Ia memastikan jabatan IT dimaklumkan dengan segera tentang permintaan yang diluluskan, membolehkan tindakan pantas.

Mekanisme untuk mengemas kini status kelulusan melalui aplikasi web berfungsi sebagai rakan sejawatan hadapan kepada sistem e-mel automatik. Komponen ini amat penting kerana pencetus "onEdit" dalam Helaian Google hanya bertindak balas kepada pengeditan manual, bukan perubahan program. Untuk memintas pengehadan ini, antara muka web yang ringkas membolehkan pengguna mengemas kini status permintaan kelulusan. Selepas interaksi, seperti mengklik butang untuk menandakan permintaan sebagai "diluluskan", apl web memanggil fungsi Skrip Google Apps melalui arahan `google.script.run`. Perintah ini berkuasa kerana ia membolehkan skrip melakukan tindakan dalam Helaian Google berdasarkan input yang diterima daripada antara muka web, meniru suntingan manual dengan berkesan. Skrip kemudiannya boleh meneruskan untuk menyemak perubahan dan menghantar e-mel seperti yang direka, merapatkan jurang yang dicipta oleh pengehadan pencetus "onEdit". Penyelesaian dwi-komponen ini memastikan bahawa proses kelulusan adalah cekap dan boleh disesuaikan, menampung keperluan untuk campur tangan manual dan automatik dalam aliran kerja.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Meningkatkan Kecekapan Aliran Kerja Melalui Automasi Hamparan

Konsep mengautomasikan pemberitahuan e-mel dalam Helaian Google sebagai sebahagian daripada proses kelulusan dua langkah memperkenalkan kaedah yang canggih untuk memperkemas aliran kerja organisasi. Secara tradisinya, campur tangan manual dalam urutan kelulusan telah menjadi ruji, yang memerlukan tindakan manusia untuk mendorong proses ke hadapan. Walau bagaimanapun, dengan memanfaatkan Skrip Google Apps, kami beralih ke model di mana campur tangan sedemikian diminimumkan, yang membawa kepada kecekapan yang dipertingkatkan dan pengurangan ralat. Peralihan ini bukan sahaja mempercepatkan proses kelulusan keseluruhan tetapi juga memastikan bahawa pemberitahuan dihantar pada persimpangan yang betul, khususnya apabila kedua-dua pihak kelulusan telah menyetujui permintaan, yang ditandai dengan peralihan status kepada "diluluskan."

Pendekatan ini menekankan kepentingan kemas kini status yang diurus secara atur cara dalam hamparan, kaedah yang mengetepikan pengehadan pencetus "onEdit". Dengan menggunakan skrip tersuai yang mendengar perubahan status dan menghantar pemberitahuan e-mel dengan sewajarnya, organisasi boleh memintas kesesakan manual, dengan itu mengautomasikan komponen kritikal aliran kerja operasi mereka. Pivot metodologi ini bukan sahaja memperhalusi proses kelulusan tetapi juga memperkenalkan tahap kebolehskalaan dan kebolehsuaian yang sebelum ini tidak dapat dicapai melalui proses manual, membuka pintu kepada sistem pengurusan aliran kerja yang lebih dinamik dan responsif.