Verbetering van Dynamics 365-e-mailsjablonen met dynamische opzoekveldgegevens

Ontgrendel het e-mailautomatiseringspotentieel van Dynamics 365

Nu het digitale landschap steeds meer geïntegreerd raakt, is het vermogen om de communicatie binnen bedrijfsapplicaties zoals Dynamics 365 te stroomlijnen belangrijker dan ooit. Veel organisaties maken gebruik van Dynamics 365 om hun verkoopprocessen te beheren, inclusief het genereren van e-mailcommunicatie. Deze e-mails, die cruciaal zijn voor het onderhouden van een duidelijke en consistente dialoog met klanten, vereisen vaak personalisatie om de klantervaring te verbeteren. De uitdaging ontstaat wanneer wordt geprobeerd deze e-mails automatisch te vullen met dynamische gegevens uit het systeem, zoals contactgegevens van gebruikers rechtstreeks vanuit een opzoekveld.

Dit specifieke onderwerp raakt het bredere onderwerp van automatisering in CRM-systemen (Customer Relationship Management). In de context van Dynamics 365 betekent het maken van e-mailsjablonen die op dynamische wijze informatie uit verkooporders halen, een aanzienlijke efficiëntiewinst. Het opnemen van een opzoekveld voor het ophalen en automatisch invullen van gerelateerde gebruikersgegevens, zoals e-mailadressen en telefoonnummers, in deze sjablonen, vormt echter een opmerkelijke technische uitdaging. De standaardmethode voor het gebruik van het {!EntityLogicalName:FieldLogicalName/@name;}-formaat om naar velden te verwijzen lijkt tekort te schieten, wat aanleiding geeft tot een zoektocht naar alternatieve oplossingen of tijdelijke oplossingen die dit aspect van e-mailcommunicatie kunnen automatiseren.

Dynamics 365-e-mailsjabloonautomatisering uitgelegd

De geleverde backend- en frontend-scripts zijn bedoeld om de integratie van dynamische inhoud van Dynamics 365 in Outlook-e-mailsjablonen te stroomlijnen, waarbij ze zich specifiek richten op de uitdaging om contactgegevens van gebruikers uit een opzoekveld in de hoofdtekst van de e-mail op te nemen. Het backend-script, geschreven in C#, maakt gebruik van de .NET HttpClient-klasse om asynchrone HTTP GET-verzoeken te doen aan de Dynamics 365 Web API. Het maakt gebruik van de "using System.Net.Http;" naamruimte voor netwerkbewerkingen en "met behulp van Newtonsoft.Json;" voor JSON-parsering. Deze configuratie is cruciaal voor toegang tot Dynamics 365-gegevens via internet, waarbij het script de contactgegevens van de gebruiker (e-mailadres en telefoonnummer) ophaalt die aan een verkooporder zijn gekoppeld. Het script bouwt een HTTP-verzoek op, waarbij de verkooporder-ID wordt toegevoegd aan de aanvraag-URI om de Dynamics 365 API te raadplegen voor de specifieke verkooporderdetails. Na ontvangst van een succesvol antwoord deserialiseert het de JSON-payload om het e-mailadres en telefoonnummer te extraheren van de gebruiker die is gekoppeld via het opzoekveld.

Aan de frontend verbetert een JavaScript-fragment de gebruikerservaring door de opgehaalde gebruikersinformatie dynamisch in te voegen in de e-mailsjabloon die in de browser van de gebruiker wordt weergegeven. De functie "document.getElementById()" speelt hier een cruciale rol, waardoor het script kan bepalen waar in de e-mailsjabloon het e-mailadres en telefoonnummer van de gebruiker moeten worden weergegeven. Door de methode "fetch()" te gebruiken, roept het script een backend-service aan (zoals gesimuleerd in het voorbeeld) die de contactgegevens van de gebruiker retourneert. Eenmaal opgehaald, worden deze gegevens ingevoegd in de aangewezen tijdelijke aanduidingen van de e-mailsjabloon, waarbij de eigenschap "innerText" wordt gebruikt om de inhoud bij te werken. Deze aanpak automatiseert niet alleen het vullen van e-mailsjablonen met dynamische gegevens, maar laat ook zien hoe u zowel backend- als frontend-technologieën kunt gebruiken om een ​​veelvoorkomend zakelijk probleem in Dynamics 365 op te lossen, waardoor de efficiëntie en gebruikerservaring worden verbeterd.

using System;
using System.Net.Http;
using System.Net.Http.Headers;
using System.Threading.Tasks;
using Newtonsoft.Json;

public class Dynamics365UserLookup
{
    private static readonly string dynamics365Uri = "https://yourdynamicsinstance.api.crm.dynamics.com/api/data/v9.1/";
    private static readonly string apiKey = "Your_API_Key_Here";

    public static async Task<string> GetUserContactInfo(string salesOrderId)
    {
        using (HttpClient client = new HttpClient())
        {
            client.BaseAddress = new Uri(dynamics365Uri);
            client.DefaultRequestHeaders.Accept.Clear();
            client.DefaultRequestHeaders.Accept.Add(new MediaTypeWithQualityHeaderValue("application/json"));
            client.DefaultRequestHeaders.Authorization = new AuthenticationHeaderValue("Bearer", apiKey);

            HttpResponseMessage response = await client.GetAsync($"salesorders({salesOrderId})?$select=_purchasercontactid_value&$expand=purchasercontactid($select=emailaddress1,telephone1)");
            if (response.IsSuccessStatusCode)
            {
                string data = await response.Content.ReadAsStringAsync();
                dynamic result = JsonConvert.DeserializeObject(data);
                string email = result.purchasercontactid.emailaddress1;
                string phone = result.purchasercontactid.telephone1;
                return $"Email: {email}, Phone: {phone}";
            }
            else
            {
                return "Error retrieving user contact info";
            }
        }
    }
}

<script>
async function insertUserContactInfo(userId) {
    const userInfo = await fetchUserContactInfo(userId);
    if (userInfo) {
        document.getElementById('userEmail').innerText = userInfo.email;
        document.getElementById('userPhone').innerText = userInfo.phone;
    }
}

async function fetchUserContactInfo(userId) {
    // This URL should point to your backend service that returns user info
    const response = await fetch(`https://yourbackendendpoint/users/${userId}`);
    if (!response.ok) return null;
    return await response.json();
}

</script>
<div>Email: <span id="userEmail"></span></div>
<div>Phone: <span id="userPhone"></span></div>

Verbeterde integratie van Dynamics 365-e-mailsjablonen

Op het gebied van CRM-systemen zoals Dynamics 365 overstijgt de integratie van dynamische inhoud in e-mailsjablonen de basispersonalisatie. Het vertegenwoordigt een cruciaal onderdeel bij het automatiseren en verbeteren van klantcommunicatiestrategieën. Naast het verzamelen van eenvoudige contactgegevens van gebruikers, biedt de mogelijkheid om e-mailsjablonen aan te passen op basis van een groot aantal dynamische velden van verschillende entiteiten in Dynamics 365 enorme mogelijkheden voor gepersonaliseerde marketing, verkoopopvolgingen en correspondentie met de klantenservice. Deze geavanceerde aanpassing maakt e-mails mogelijk waarin inhoud, aanbiedingen en berichten kunnen worden aangepast op basis van eerdere interacties van de ontvanger, aankoopgeschiedenis of voorkeuren die zijn opgeslagen in de CRM.

De technische ruggengraat van dergelijke integraties omvat het begrijpen van het datamodel van Dynamics 365, het gebruik van Web API voor het ophalen van gegevens en het manipuleren van sjablonen met scripttalen zoals JavaScript voor het web of C# voor verwerking op de server. Door gebruik te maken van deze technologieën kunnen ontwikkelaars zeer gepersonaliseerde en contextueel relevante e-mailcommunicatie creëren. Bovendien zou het verkennen van de mogelijkheden voor het integreren van AI en machinaal leren voor het personaliseren van inhoud in deze e-mails de effectiviteit van klantbetrokkenheidsstrategieën aanzienlijk kunnen vergroten, waardoor hogere conversiepercentages kunnen worden gerealiseerd en sterkere klantrelaties kunnen worden bevorderd.