Implementering av et e-postvarslingssystem for to-trinns godkjenning i Google Sheets

Automatisering av godkjenningsvarsler i regnearkarbeidsflyter

I dagens hektiske forretningsmiljøer kan effektiviteten til godkjenningsprosesser ha betydelig innvirkning på operasjonelle arbeidsflyter. Mange organisasjoner er avhengige av Google Sheets for å administrere oppgaver som forespørsler om godkjenning på grunn av fleksibiliteten og tilgjengeligheten. En vanlig utfordring oppstår ved implementering av et automatisert system for disse prosessene, spesielt når det involverer en to-trinns godkjenningsmekanisme. Dette systemet gjør det nødvendig å sende en automatisert e-post til IT-avdelingen når både foreløpige og endelige godkjenninger er gitt, under forutsetning av at forespørselsstatusen går over til "godkjent".

Det er imidlertid en spesiell utfordring å automatisere denne prosessen via Google Apps Script. Den innebygde "onEdit"-utløseren, som er avgjørende for å starte e-postutsendelsen, aktiveres ikke for endringer som gjøres programmatisk – bare for de som er gjort gjennom direkte brukerinteraksjon. Denne begrensningen utgjør en betydelig hindring i tilfeller der statusoppdateringen fra "venter" til "godkjent" utføres av et skript. Denne introduksjonen legger grunnlaget for å utforske løsninger for sømløst integrering av automatiserte e-postvarsler i en Google Sheets-basert godkjenningsarbeidsflyt, og sikrer rettidig kommunikasjon og prosesseffektivitet.

Dechiffrere den automatiske e-postmekanismen

Det automatiserte e-postutløsersystemet jeg utviklet for Google Sheets har først og fremst som mål å strømlinjeforme godkjenningsprosessen i organisasjoner, spesielt for saker som krever samtykke fra flere godkjennere før du fortsetter. Den første delen av løsningen, laget i Google Apps Script, samhandler direkte med Google Sheets der godkjenningsstatuser registreres. Skriptet sjekker hele «Godkjenninger»-arket for rader der både godkjenner 1 og godkjenner 2 har merket sin godkjenning som «godkjent». Dette er avgjørende fordi skriptet er ment å fungere bare når begge godkjenningene er gitt, noe som gjenspeiler en fullt autorisert forespørsel. For å oppnå dette, itererer skriptet gjennom hver rad, og undersøker de spesifikke kolonnene som er utpekt for hver godkjenners avgjørelse og den generelle statusen til forespørselen. Når en rad oppfyller kriteriene – begge godkjennerne har godkjent, og statusen er satt til «godkjent» – utløser skriptet en e-post til IT-avdelingen. Denne e-postvarslingen sendes ved hjelp av MailApp-tjenesten, en del av Google Apps Script som forenkler e-postsending direkte fra skriptet. Det sikrer at IT-avdelingen blir raskt informert om den godkjente forespørselen, noe som gir mulighet for rask handling.

Mekanismen for å oppdatere godkjenningsstatusen gjennom en nettapplikasjon fungerer som frontend-motparten til det automatiserte e-postsystemet. Denne komponenten er spesielt viktig fordi «onEdit»-utløseren i Google Sheets bare reagerer på manuelle endringer, ikke programmatiske endringer. For å omgå denne begrensningen lar et enkelt nettgrensesnitt brukere oppdatere statusen til en godkjenningsforespørsel. Ved interaksjon, for eksempel ved å klikke på en knapp for å merke en forespørsel som "godkjent", kaller nettappen opp en Google Apps Script-funksjon gjennom kommandoen `google.script.run`. Denne kommandoen er kraftig fordi den lar skriptet utføre handlinger i Google Sheet basert på inndata mottatt fra nettgrensesnittet, og effektivt etterligner manuelle redigeringer. Skriptet kan deretter fortsette for å se etter endringer og sende e-poster som designet, og bygge bro over gapet som skapes av "onEdit"-utløserens begrensninger. Denne tokomponentløsningen sikrer at godkjenningsprosessen er både effektiv og tilpasningsdyktig, og imøtekommer behovet for både manuelle og automatiserte inngrep i arbeidsflyten.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Forbedre arbeidsflyteffektiviteten gjennom automatisering av regneark

Konseptet med å automatisere e-postvarsler i Google Sheets som en del av en to-trinns godkjenningsprosess introduserer en sofistikert metode for å effektivisere organisatoriske arbeidsflyter. Tradisjonelt har manuelle inngrep i godkjenningssekvenser vært en stift, som krever menneskelige handlinger for å presse prosesser fremover. Men ved å bruke Google Apps Script, pivoterer vi mot en modell der slike intervensjoner minimeres, noe som fører til økt effektivitet og feilreduksjon. Dette skiftet akselererer ikke bare den generelle godkjenningsprosessen, men sikrer også at varsler sendes på riktig tidspunkt, spesielt når begge godkjenningspartene har godkjent en forespørsel, markert med overgangen av status til "godkjent".

Denne tilnærmingen understreker betydningen av programmatisk administrerte statusoppdateringer i regnearket, en metode som omgår begrensningene til "onEdit"-utløseren. Ved å bruke et tilpasset skript som lytter etter statusendringer og sender e-postvarsler i henhold til dette, kan organisasjoner omgå den manuelle flaskehalsen, og dermed automatisere en kritisk komponent i deres operasjonelle arbeidsflyt. Denne metodiske pivoten foredler ikke bare godkjenningsprosessen, men introduserer også et nivå av skalerbarhet og tilpasningsevne som tidligere var uoppnåelig gjennom manuelle prosesser, og åpner døren til et mer dynamisk og responsivt arbeidsflytstyringssystem.