ਗੂਗਲ ਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ ਦੋ-ਪੜਾਅ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ

ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੂਚਨਾਵਾਂ

ਅੱਜ ਦੇ ਤੇਜ਼-ਰਫ਼ਤਾਰ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਹੌਲ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਕਈ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਕਾਰਜਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲਈ Google ਸ਼ੀਟਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਸਦੀ ਲਚਕਤਾ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚਯੋਗਤਾ ਦੇ ਕਾਰਨ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਬੇਨਤੀਆਂ। ਇਹਨਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਸਵੈਚਲਿਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਇੱਕ ਆਮ ਚੁਣੌਤੀ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਇਸ ਵਿੱਚ ਦੋ-ਪੜਾਅ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਵਿਧੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸਿਸਟਮ IT ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਵਾਰ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਅਤੇ ਅੰਤਮ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਮਿਲ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸ ਸ਼ਰਤ ਵਿੱਚ ਕਿ ਬੇਨਤੀ ਸਥਿਤੀ "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਹਾਲਾਂਕਿ, ਗੂਗਲ ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੁਆਰਾ ਇਸ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਅਜੀਬ ਚੁਣੌਤੀ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਬਿਲਟ-ਇਨ "onEdit" ਟਰਿੱਗਰ, ਈਮੇਲ ਡਿਸਪੈਚ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ, ਪ੍ਰੋਗਰਾਮੇਟਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਲਈ ਸਰਗਰਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ-ਸਿਰਫ ਸਿੱਧੇ ਉਪਭੋਗਤਾ ਇੰਟਰੈਕਸ਼ਨ ਦੁਆਰਾ ਕੀਤੇ ਗਏ ਲੋਕਾਂ ਲਈ। ਇਹ ਸੀਮਾ ਉਹਨਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਰੁਕਾਵਟ ਖੜ੍ਹੀ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਇੱਕ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੁਆਰਾ "ਬਕਾਇਆ" ਤੋਂ "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਤੱਕ ਸਥਿਤੀ ਅਪਡੇਟ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ ਇੱਕ Google ਸ਼ੀਟ-ਆਧਾਰਿਤ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਵਰਕਫਲੋ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਹਿਜੇ ਹੀ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਹੱਲਾਂ ਦੀ ਪੜਚੋਲ ਕਰਨ ਲਈ ਆਧਾਰ ਤਿਆਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਸੰਚਾਰ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।

ਹੁਕਮ	ਵਰਣਨ
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals")	ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ "ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ" ਨਾਮ ਦੀ ਇੱਕ ਸ਼ੀਟ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
getDataRange()	ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਸਾਰਾ ਡਾਟਾ ਇੱਕ ਰੇਂਜ ਵਜੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
getValues()	ਇੱਕ ਦੋ-ਅਯਾਮੀ ਐਰੇ ਵਜੋਂ ਰੇਂਜ ਵਿੱਚ ਸੈੱਲਾਂ ਦੇ ਮੁੱਲ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ।
MailApp.sendEmail(email, subject, body)	ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ, ਵਿਸ਼ੇ ਅਤੇ ਸਰੀਰ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦਾ ਹੈ।
sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent")	ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਸੈੱਲ ਦੇ ਮੁੱਲ ਨੂੰ "ਭੇਜਿਆ" ਲਈ ਸੈੱਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ ਗਈ ਹੈ।
google.script.run	ਕਿਸੇ ਵੈੱਬ ਐਪ ਤੋਂ Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਫੰਕਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰਦਾ ਹੈ।
withSuccessHandler(function())	ਜੇਕਰ google.script.run ਕਾਲ ਸਫਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਚਲਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਫੰਕਸ਼ਨ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
withFailureHandler(function(err))	ਜੇਕਰ google.script.run ਕਾਲ ਫੇਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਆਰਗੂਮੈਂਟ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਤਰੁੱਟੀ ਨੂੰ ਪਾਸ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਫੰਕਸ਼ਨ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
updateStatusInSheet(approvalId, status)	ਇੱਕ ਕਸਟਮ Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਫੰਕਸ਼ਨ (ਕੋਡ ਸਨਿੱਪਟ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਇਆ ਗਿਆ) ਜੋ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੇਗਾ।

ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਵਿਧੀ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ

ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਟਰਿੱਗਰ ਸਿਸਟਮ ਜੋ ਮੈਂ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਲਈ ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਕੀਤਾ ਹੈ, ਮੁੱਖ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਈ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਸਹਿਮਤੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹੱਲ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਹਿੱਸਾ, ਗੂਗਲ ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਵਿੱਚ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਸਿੱਧੇ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਨਾਲ ਇੰਟਰੈਕਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਕਤਾਰਾਂ ਲਈ ਪੂਰੀ "ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ" ਸ਼ੀਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣ ਵਾਲੇ 1 ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ 2 ਦੋਵਾਂ ਨੇ ਆਪਣੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨੂੰ "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਵਜੋਂ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤਾ ਹੈ। ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਦੋਵੇਂ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਦਿੱਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਅਧਿਕਾਰਤ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਹਰੇਕ ਕਤਾਰ ਰਾਹੀਂ ਦੁਹਰਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਹਰੇਕ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਦੇ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਸਮੁੱਚੀ ਸਥਿਤੀ ਲਈ ਮਨੋਨੀਤ ਖਾਸ ਕਾਲਮਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਕਤਾਰ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ—ਦੋਵਾਂ ਪ੍ਰਵਾਨਕਰਤਾਵਾਂ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ "ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ" 'ਤੇ ਸੈੱਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ-ਸਕ੍ਰਿਪਟ IT ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾ MailApp ਸੇਵਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਾ ਇੱਕ ਹਿੱਸਾ ਜੋ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਤੋਂ ਸਿੱਧੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ IT ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦੇ ਹੋਏ, ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਬੇਨਤੀ ਬਾਰੇ ਤੁਰੰਤ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਵੈਬ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਵਿਧੀ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਸਿਸਟਮ ਲਈ ਫਰੰਟਐਂਡ ਹਮਰੁਤਬਾ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਕੰਪੋਨੈਂਟ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ "onEdit" ਟ੍ਰਿਗਰ ਸਿਰਫ਼ ਮੈਨੂਅਲ ਸੰਪਾਦਨਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਸੰਬੰਧੀ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਨੂੰ ਨਹੀਂ। ਇਸ ਸੀਮਾ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ, ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਵੈੱਬ ਇੰਟਰਫੇਸ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨ 'ਤੇ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਕਿਸੇ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਵਜੋਂ ਮਾਰਕ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਬਟਨ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨਾ, ਵੈੱਬ ਐਪ `google.script.run` ਕਮਾਂਡ ਰਾਹੀਂ Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਫੰਕਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕਾਲ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਕਮਾਂਡ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਨੂੰ ਵੈੱਬ ਇੰਟਰਫੇਸ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਇਨਪੁਟਸ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਗੂਗਲ ਸ਼ੀਟ ਵਿੱਚ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਸਤੀ ਸੰਪਾਦਨਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਫਿਰ ਬਦਲਾਵਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਅੱਗੇ ਵਧ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕੀਤੇ ਅਨੁਸਾਰ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਸਕਦੀ ਹੈ, "onEdit" ਟਰਿੱਗਰ ਦੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਬਣਾਏ ਗਏ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਦੋਹਰਾ-ਕੰਪੋਨੈਂਟ ਹੱਲ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕੁਸ਼ਲ ਅਤੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੈ, ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਦਸਤੀ ਅਤੇ ਸਵੈਚਲਿਤ ਦਖਲਅੰਦਾਜ਼ੀ ਦੋਵਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ।

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੁਆਰਾ ਵਰਕਫਲੋ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ

ਦੋ-ਕਦਮ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਧਾਰਨਾ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਢੰਗ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਪਰੰਪਰਾਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਕ੍ਰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਹੱਥੀਂ ਦਖਲਅੰਦਾਜ਼ੀ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਭੂਮਿਕਾ ਰਹੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਮਨੁੱਖੀ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾਉਂਦੇ ਹੋਏ, ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਮਾਡਲ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦਿੰਦੇ ਹਾਂ ਜਿੱਥੇ ਅਜਿਹੇ ਦਖਲਅੰਦਾਜ਼ੀ ਨੂੰ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਧ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਗਲਤੀ ਘੱਟ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸ਼ਿਫਟ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਸਮੁੱਚੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਬਲਕਿ ਇਹ ਵੀ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਸਹੀ ਮੋੜ 'ਤੇ ਭੇਜੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਦੋਂ ਦੋਵੇਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪਾਰਟੀਆਂ ਨੇ ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਸਥਿਤੀ ਦੇ "ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ" ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀ ਦੁਆਰਾ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਸਪਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰਾਮਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ ਨੂੰ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਢੰਗ ਜੋ "onEdit" ਟਰਿੱਗਰ ਦੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨੂੰ ਪਾਸੇ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਕਸਟਮ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਜੋ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਲਈ ਸੁਣਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਅਨੁਸਾਰ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਦੀ ਹੈ, ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਮੈਨੂਅਲ ਰੁਕਾਵਟ ਨੂੰ ਦੂਰ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਵਰਕਫਲੋ ਦੇ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਵਿਧੀਗਤ ਧਰੁਵੀ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸ਼ੁੱਧ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਮੈਨੂਅਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਨਾ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਸਕੇਲੇਬਿਲਟੀ ਅਤੇ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਦੇ ਪੱਧਰ ਨੂੰ ਵੀ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਵਧੇਰੇ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹ ਵਰਕਫਲੋ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਲਈ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਖੋਲ੍ਹਦੀ ਹੈ।

ਦੋ-ਪੜਾਵੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਈ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਟਰਿਗਰਸ ਦੀ ਪੜਚੋਲ ਅਜਿਹੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵੀ ਹੱਲਾਂ ਬਾਰੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੂਝ ਜ਼ਾਹਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਡਿਫੌਲਟ onEdit ਟਰਿੱਗਰ ਦੀ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮੇਟਿਕ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਨੂੰ ਪਛਾਣਨ ਦੀ ਅਸਮਰੱਥਾ ਲਈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਰਚਨਾਤਮਕ ਸਕ੍ਰਿਪਟਿੰਗ ਪਹੁੰਚ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਉਦੋਂ ਹੀ ਭੇਜੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਦੀ ਪੂਰੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋ ​​ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਦ੍ਰਿਸ਼ Google ਸ਼ੀਟਾਂ ਦੀਆਂ ਮੂਲ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲਤਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਅਨੁਕੂਲਿਤ Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਹੱਲਾਂ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ ਨੂੰ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਵਧੇਰੇ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੇ ਵਿਕਾਸ ਨੂੰ ਸਮਰੱਥ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਟਰਿਗਰਸ ਅਤੇ ਫੰਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ Google ਐਪਸ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾ ਕੇ, ਸੰਗਠਨ ਆਪਣੀ ਸੰਚਾਲਨ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਵਧਾ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋਏ ਕਿ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੇ ਪੜਾਵਾਂ ਦੇ ਪੂਰਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਤੁਰੰਤ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਚਰਚਾ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੇ ਮੱਦੇਨਜ਼ਰ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨੂੰ ਉਜਾਗਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਮੱਸਿਆ-ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ।