ਐਕਸਲ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਲਿੰਕਸ ਲਈ XLOOKUP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

ਐਕਸਲ XLOOKUP ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਲਿੰਕਾਂ ਨੂੰ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਕਰਨਾ

ਇਸ ਗਾਈਡ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਐਕਸਲ ਦੇ XLOOKUP ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਆਉਟਲੁੱਕ ਈਮੇਲ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਿੰਕਾਂ ਨੂੰ ਸੰਮਿਲਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਖੋਜ ਕਰਾਂਗੇ। ਇਹ ਵਿਧੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਤਰਫੋਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਲਈ ਉਪਯੋਗੀ ਹੈ।

ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੀ ਐਕਸਲ ਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਯੋਗ ਲਿੰਕ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ VBA ਕੋਡ ਲਿਖਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚੋਂ ਲੰਘਾਂਗੇ। ਇਹ ਹੱਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਸਟਮ ਲਿੰਕਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਕਈ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ।

VBA ਅਤੇ Python ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਦੀ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਵਿਆਖਿਆ

VBA ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਇੱਕ ਐਕਸਲ ਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਖਿੱਚੇ ਗਏ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਲਿੰਕਾਂ ਨਾਲ ਆਉਟਲੁੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਤ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ। ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਮੁੱਖ ਵੇਰੀਏਬਲਾਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਕੇ ਅਤੇ ਟਾਰਗੇਟ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਨੂੰ ਸੈੱਟ ਕਰਕੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਵਰਤਦਾ ਹੈ Application.WorksheetFunction.XLookup ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਨਾਮ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਲਿੰਕ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ। ਇਹ ਫਿਰ ਕਲਿੱਕ ਕਰਨ ਯੋਗ ਲਿੰਕ ਬਣਾਉਣ ਲਈ HTML ਟੈਗਸ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਬਾਡੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ CreateObject("Outlook.Application"), ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਆਉਟਲੁੱਕ ਖੋਲ੍ਹਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਨਾਲ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਆਈਟਮ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ OutApp.CreateItem(0). ਈਮੇਲ ਬਾਡੀ ਦੀ HTML ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਨਾਲ ਸੈੱਟ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ .HTMLBody, ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਪਾਈਥਨ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀ ਹੈ openpyxl ਅਤੇ win32com.client ਸਮਾਨ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲਤਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ। ਇਹ ਐਕਸਲ ਵਰਕਬੁੱਕ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਨਿਰਧਾਰਤ ਵਰਕਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ openpyxl.load_workbook ਅਤੇ ws.iter_rows. ਦ win32.Dispatch ਕਮਾਂਡ ਆਉਟਲੁੱਕ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਹਰੇਕ ਕਤਾਰ ਲਈ, ਸਕ੍ਰਿਪਟ HTML ਟੈਗਸ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਬਾਡੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ Outlook ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੀ ਹੈ। mail.Send() ਢੰਗ. ਦੋਵੇਂ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਭੇਜਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਸਹੀ ਲਿੰਕ ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਾਏ ਗਏ ਹਨ।

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਈਮੇਲ ਲਿੰਕਸ ਲਈ ਉੱਨਤ ਤਕਨੀਕਾਂ

ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਲਿੰਕਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪਹੁੰਚ ਵਿੱਚ ਮਾਈਕ੍ਰੋਸਾੱਫਟ ਫਲੋ (ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਸਿੰਕ੍ਰੋਨਾਈਜ਼ ਕਰਨ, ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡਾਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਮਨਪਸੰਦ ਐਪਾਂ ਅਤੇ ਸੇਵਾਵਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਕੰਮ ਲਈ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਹ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਉਦੋਂ ਚਾਲੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਐਕਸਲ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਨਵੀਂ ਕਤਾਰ ਜੋੜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਵਾਹ ਫਿਰ ਇੱਕ ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਲਿੰਕ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਲਈ ਐਕਸਲ ਟੇਬਲ ਤੋਂ ਡੇਟਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਧੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਬਿਨਾਂ ਕੋਡ ਦੇ ਹੱਲ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਸਮੱਗਰੀ ਨਾਲ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਭੇਜਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਐਕਸਲ ਅਤੇ ਆਉਟਲੁੱਕ ਦੋਵਾਂ ਨਾਲ ਸਹਿਜੇ ਹੀ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਉਪਭੋਗਤਾ-ਅਨੁਕੂਲ ਇੰਟਰਫੇਸ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇਹ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇੱਕ ਅਨੁਸੂਚੀ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਜਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਐਕਸਲ ਡੇਟਾ ਵਿੱਚ ਕੁਝ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ। ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਉਹਨਾਂ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਲਈ ਆਦਰਸ਼ ਹੈ ਜੋ ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਵਧੇਰੇ ਵਿਜ਼ੂਅਲ ਅਤੇ ਇੰਟਰਐਕਟਿਵ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।

ਆਉਟਲੁੱਕ ਲਿੰਕਾਂ ਨੂੰ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁੱਖ ਉਪਾਅ

ਸਿੱਟੇ ਵਜੋਂ, ਐਕਸਲ ਤੋਂ ਆਉਟਲੁੱਕ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਲਿੰਕਾਂ ਦੇ ਸੰਮਿਲਨ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਤ ਕਰਨ ਲਈ VBA ਅਤੇ Python ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਾਧਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਵਰਗੇ ਫੰਕਸ਼ਨਾਂ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾ ਕੇ XLOOKUP ਅਤੇ HTML ਈਮੇਲ ਬਾਡੀਜ਼ ਨੂੰ ਫਾਰਮੈਟ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਹਰੇਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਨੋ-ਕੋਡ ਹੱਲਾਂ ਦੀ ਪੜਚੋਲ ਕਰਨਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ Power Automate ਸਕ੍ਰਿਪਟਿੰਗ ਨਾਲ ਘੱਟ ਜਾਣੂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਵਿਕਲਪ ਪੇਸ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਭਾਵੇਂ ਕੋਡਿੰਗ ਜਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਟੂਲਸ ਰਾਹੀਂ, ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣਾ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।