Eliminowanie zduplikowanych adresów e-mail w Power Automate dla powiadomień o dokumentach SharePoint

Usprawnienie powiadomień SharePoint

Podczas zarządzania bibliotekami dokumentów w SharePoint Online (SPO) skonfigurowanie automatycznych powiadomień o datach przeglądu dokumentów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania aktualności treści i zapewnienia współpracy w zespole. Wyzwanie często leży w zawiłościach usługi Power Automate, zwłaszcza gdy przepływ ma na celu ostrzeganie wielu interesariuszy. Ten scenariusz staje się szczególnie złożony, gdy każdy dokument, taki jak „Fire” i „Flood .docx” w naszym przykładzie, powoduje wysłanie wiadomości e-mail do wielu użytkowników wymienionych w kolumnach takich jak „Główny autor” i „Kontakt”. Jednak powielanie tych powiadomień może zakłócić efektywność komunikacji.

Podstawowym problemem jest nadmiarowość danych kontaktowych w e-mailach z powiadomieniami, przy czym każdy odbiorca otrzymuje informację dwukrotnie. Przyczyną tego problemu jest prawdopodobnie obsługa tablic w usłudze Power Automate, gdzie dane użytkownika są przypadkowo duplikowane w procesie konwertowania tablic na ciągi dla pól Do i DW wiadomości e-mail. Takie wyzwania nie tylko komplikują przepływ pracy, ale także zaśmiecają skrzynki odbiorcze odbiorców niepotrzebnymi powtórzeniami, co podkreśla potrzebę usprawnionego rozwiązania, które skutecznie usunie te duplikaty.

Upraszczanie powiadomień e-mail w programie SharePoint za pomocą usługi Power Automate

Dostarczone skrypty PowerShell i JavaScript zaprojektowano w celu rozwiązania problemu zduplikowanych adresów e-mail podczas wysyłania powiadomień z bibliotek dokumentów SharePoint Online (SPO). Skrypt PowerShell rozpoczyna się od nawiązania połączenia z witryną SharePoint przy użyciu obiektu ClientContext, który jest niezbędny do wykonywania wszelkich operacji w witrynie SharePoint. Po nawiązaniu połączenia pobiera elementy z określonej biblioteki dokumentów, które spełniają określone kryteria, takie jak „data przeglądu” dokumentów. Ma to kluczowe znaczenie dla automatyzacji procesu wysyłania powiadomień bez ręcznego nadzoru. Następnie skrypt zbiera adresy e-mail z dwóch kolumn „Autor główny” i „Kontakt” dla każdego dokumentu. Adresy te są początkowo przechowywane w tablicach, które są łączone i filtrowane w celu usunięcia duplikatów. Ta deduplikacja jest wykonywana za pomocą polecenia cmdlet Select-Object z flagą -Unique, dzięki czemu każdy adres e-mail jest wyświetlany tylko raz. Ten krok jest kluczowy, ponieważ zapobiega otrzymywaniu przez tego samego użytkownika wielu kopii tego samego e-maila, który dotyczy głównego przedstawionego problemu.

Skrypt JavaScript uzupełnia logikę PowerShell zaplecza, zapewniając rozwiązanie frontendowe, które dynamicznie aktualizuje pola e-mail w formularzu internetowym lub interfejsie. Wykorzystuje document.querySelectorAll do wyszukiwania wszystkich pól wejściowych przeznaczonych dla adresów e-mail, zbierając wszystkie wprowadzone e-maile. Użycie obiektu Set gwarantuje, że wszystkie zebrane adresy e-mail są unikalne, ponieważ zestaw automatycznie usuwa wszelkie duplikaty. Ta tablica unikalnych wiadomości e-mail jest następnie dzielona pomiędzy pola „Do” i „DW” formularza wiadomości e-mail, demonstrując efektywne wykorzystanie interfejsu JavaScript w celu zwiększenia komfortu użytkownika i usprawnienia procesu wysyłania wiadomości e-mail w programie SharePoint. Razem te skrypty oferują kompleksowe rozwiązanie problemu zduplikowanych powiadomień e-mail, łącząc przetwarzanie danych zaplecza z ulepszeniami interfejsu użytkownika frontendu, zapewniając płynny przepływ operacyjny.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Zwiększanie wydajności poczty elektronicznej w przepływach pracy programu SharePoint

Innym kluczowym aspektem zarządzania bibliotekami dokumentów usługi SharePoint Online za pomocą usługi Power Automate jest zapewnienie, że powiadomienia e-mail nie tylko będą wolne od duplikatów, ale także będą aktualne i istotne. Obejmuje to coś więcej niż tylko dostosowania techniczne; wymaga strategicznego podejścia do struktury i wysyłania powiadomień. Na przykład zastosowanie warunków w usłudze Power Automate do filtrowania dokumentów na podstawie daty ich sprawdzenia gwarantuje, że tylko odpowiednie dokumenty uruchomią proces powiadamiania. Ta precyzja nie tylko zmniejsza liczbę wysyłanych e-maili, ale także zwiększa trafność każdego powiadomienia, zwiększając prawdopodobieństwo interakcji odbiorców z treścią.

Co więcej, zintegrowanie zaawansowanych funkcji Power Automate, takich jak karty adaptacyjne, z powiadomieniami e-mail może znacznie poprawić sposób prezentowania informacji użytkownikowi końcowemu. Karty Adaptacyjne umożliwiają tworzenie bogatej, interaktywnej zawartości wiadomości e-mail, takiej jak przyciski i formularze, umożliwiając odbiorcom podejmowanie działań bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej, takich jak zatwierdzanie dokumentu lub przekazywanie opinii. Ten poziom interaktywności usprawnia przepływ pracy i zapewnia bardziej angażujące doświadczenie użytkownika. Wykorzystując te zaawansowane funkcje, organizacje mogą przekształcić swój system powiadomień SharePoint w bardziej dynamiczne i wydajne narzędzie, dodatkowo optymalizując procesy zarządzania dokumentami.