Dodawanie dynamicznych nazw użytkowników do stopek programu Excel z szablonów SharePoint

Śledzenie aktywności użytkownika w szablonach Excel połączonych z SharePoint

Wyobraź sobie tętniące życiem biuro, w którym wielu użytkowników korzysta z tego samego szablonu programu SharePoint w celu przesyłania formularzy. 🖥️ Wyzwanie pojawia się, gdy audytor musi ustalić, kto wypełnił i przesłał konkretny formularz. O ile SharePoint rejestruje te informacje w kolumnie „twórca”, o tyle konieczność wydrukowania wydruku z imieniem i nazwiskiem użytkownika w stopce arkusza Excela pozostaje niespełniona.

To zadanie staje się trudniejsze, ponieważ domyślne funkcje VBA, takie jak Aplikacja.Nazwa użytkownika I Environ("Nazwa użytkownika") często wskazują na twórcę oryginalnego szablonu lub użytkownika komputera lokalnego, zamiast na rzeczywistego użytkownika edytującego formularz. W związku z tym znalezienie niezawodnej metody dynamicznego wstawiania prawidłowej nazwy użytkownika staje się kluczowe.

W rzeczywistych scenariuszach ta rozbieżność może prowadzić do niedokładności w inspekcji i śledzeniu. Przykładowo w mojej poprzedniej roli mieliśmy problem polegający na tym, że w formularzach wypełnianych przez zewnętrznych wykonawców na wydruku zawsze pojawiała się nazwa użytkownika administratora, co powodowało spore zamieszanie podczas audytów.

W tym artykule opisano, jak ominąć te przeszkody, korzystając z VBA, integracji z SharePoint i kilku inteligentnych usprawnień. Na koniec będziesz mieć praktyczne rozwiązanie, które zapewni, że każdy wydrukowany formularz będzie poprawnie odzwierciedlał konkretnego użytkownika, który go przesłał. Zanurzmy się! 🔍

Dostosowywanie stopek programu Excel za pomocą dynamicznych nazw użytkowników SharePoint

Zaprezentowane rozwiązania mają na celu dynamiczne pobieranie i wyświetlanie plików „Twórca” SharePointa nazwę użytkownika w stopce arkusza programu Excel. Wymóg ten pojawia się w scenariuszach, w których wielu użytkowników przesyła formularze w oparciu o udostępniony szablon przechowywany w programie SharePoint, a audytorzy potrzebują jasnego przypisania. Pierwszy skrypt wykorzystuje natywną wersję programu Excel Konfiguracja strony funkcjonalność umożliwiająca dynamiczne dostosowywanie stopki. Łącząc metody VBA z dostępem do metadanych SharePoint, skrypt ten gwarantuje, że stopka odzwierciedla nazwę użytkownika, który wypełnił formularz, a nie oryginalnego twórcę.

Na przykład pierwsze rozwiązanie wykorzystuje dźwignię ListaObiektów.Dodaj aby nawiązać aktywne połączenie z biblioteką dokumentów SharePoint. To polecenie pobiera metadane do skoroszytu, umożliwiając iterację po wierszach i wyodrębnianie pola „twórca”. Wyobraź sobie dział przesyłający formularze zgodności – stopka każdego zgłoszenia wyraźnie identyfikuje odpowiedzialnego pracownika, eliminując niejasności związane z audytem. Metoda ta zapewnia elastyczność i zapobiega ręcznej ingerencji w identyfikację autorów formularzy. 🚀

Drugie podejście wykorzystuje interfejs API REST programu SharePoint. Korzystając z UtwórzObiekt("MSXML2.XMLHTTP") polecenie, skrypt inicjuje żądanie HTTP w celu bezpośredniego pobrania metadanych. Ta metoda jest szczególnie przydatna w środowiskach, w których biblioteki SharePoint są złożone lub zawierają wiele pól. Analizowanie odpowiedzi JSON za pomocą funkcji takich jak Instr I Średni pozwala na precyzyjne wyodrębnienie pola „twórcy”. W mojej poprzedniej roli podobny skrypt usprawnił śledzenie formularzy, oszczędzając godziny ręcznego uzgadniania co miesiąc. 🖋️

Ostateczny skrypt integruje właściwości Office 365, wykorzystując Wbudowane właściwości dokumentu polecenie, aby uzyskać bezpośredni dostęp do metadanych skoroszytu. Ten skrypt najlepiej nadaje się dla organizacji, które intensywnie korzystają z Office 365 i potrzebują lekkiego rozwiązania bez zawiłości API REST. Każdy skrypt ma funkcje modułowe, dzięki czemu można go ponownie wykorzystać w innych przepływach pracy zintegrowanych z SharePoint. Można je na przykład dostosować tak, aby zawierały znaczniki czasu składania wniosków, a nawet nazwy działów, co jeszcze bardziej zwiększa ich użyteczność podczas audytu.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integracja danych SharePoint z Excel VBA w celu ulepszonego audytu

Często pomijanym aspektem integracji programu Excel z SharePoint jest płynny przepływ metadanych pomiędzy obiema platformami. Używając VBA, możesz wyjść poza podstawową automatyzację i wyodrębnić kluczowe pola metadanych, takie jak nazwa użytkownika osoby wypełniającej szablon i używać ich w niestandardowych stopkach lub nagłówkach programu Excel. Funkcjonalność ta jest niezbędna w scenariuszach typu compliance, gdzie każdy przesłany formularz wymaga jednoznacznego przypisania osoby odpowiedzialnej za jego wypełnienie.

Inne przydatne podejście polega na wykorzystaniu rozbudowanych możliwości metadanych programu SharePoint. Na przykład kolumny takie jak „Zmodyfikowany przez” lub „Ostatnia modyfikacja” mogą zapewnić dodatkowy kontekst do śledzenia i weryfikacji. Dzięki dynamicznemu przeciąganiu tych danych za pomocą języka VBA szablony programu Excel nie tylko odzwierciedlają dokładne informacje o użytkowniku, ale także zmniejszają prawdopodobieństwo błędów podczas ręcznego wprowadzania danych. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w projektach zespołowych, gdzie wielu użytkowników współpracuje nad udostępnionymi szablonami. 🖇️

Na koniec ważne jest uwzględnienie potencjalnych różnic w sposobie korzystania z programu SharePoint przez organizacje. Niektóre mogą mieć niestandardowe kolumny lub pola metadanych, co wymaga dostosowywalnych skryptów VBA. Modularne praktyki kodowania, takie jak oddzielanie wywołań API od formatowania danych, zapewniają możliwość skalowania rozwiązania i dostosowywania się do takich różnic. Na przykład w poprzednim projekcie zastosowaliśmy to podejście do automatycznego generowania raportów podsumowujących, które agregowały działania użytkowników bezpośrednio z programu SharePoint do skoroszytów programu Excel. 🚀