Adicionando nomes de usuário dinâmicos a rodapés do Excel a partir de modelos do SharePoint

Acompanhamento da atividade do usuário em modelos Excel vinculados ao SharePoint

Imagine um escritório movimentado onde vários usuários acessam o mesmo modelo do SharePoint para enviar seus formulários. 🖥️ O desafio surge quando um auditor precisa identificar quem preencheu e enviou um formulário específico. Embora o SharePoint registre essas informações na coluna "criador", a necessidade de imprimir uma cópia impressa com o nome do usuário no rodapé da planilha do Excel permanece não atendida.

Esta tarefa se torna mais complicada porque o VBA padrão funciona como Aplicativo.UserName e Ambiente("Nome de usuário") geralmente apontam para o criador do modelo original ou para o usuário da máquina local, em vez de o usuário real editar o formulário. Como tal, encontrar um método confiável para inserir dinamicamente o nome de usuário correto torna-se crucial.

Em cenários do mundo real, esta discrepância pode levar a imprecisões na auditoria e no acompanhamento. Por exemplo, na minha função anterior, tivemos um problema em que formulários preenchidos por prestadores de serviços externos sempre exibiam o nome de usuário do administrador na impressão, causando confusão significativa durante as auditorias.

Este artigo investiga como você pode contornar esses obstáculos usando VBA, integração com SharePoint e alguns ajustes inteligentes. Ao final, você terá uma solução prática que garante que cada formulário impresso reflita corretamente o usuário individual que o enviou. Vamos mergulhar! 🔍

Personalizando rodapés do Excel com nomes de usuário dinâmicos do SharePoint

As soluções apresentadas visam buscar e exibir dinamicamente o "Criador" do SharePoint nome de usuário no rodapé de uma planilha do Excel. Esse requisito surge em cenários em que vários usuários enviam formulários com base em um modelo compartilhado armazenado no SharePoint e os auditores precisam de uma atribuição clara. O primeiro script utiliza o nativo do Excel Configuração de página funcionalidade para personalizar o rodapé dinamicamente. Ao combinar métodos VBA com acesso a metadados do SharePoint, esse script garante que o rodapé reflita o nome de usuário do usuário que preencheu o formulário, e não o criador original.

Por exemplo, a primeira solução aproveita ListObjects.Adicionar para estabelecer uma conexão ativa com a biblioteca de documentos do SharePoint. Este comando extrai metadados para a pasta de trabalho, possibilitando iterar pelas linhas e extrair o campo "criador". Imagine um departamento enviando formulários de conformidade – o rodapé de cada envio identificaria claramente o funcionário responsável, eliminando ambiguidades de auditoria. Este método garante flexibilidade e evita intervenção manual na identificação dos contribuidores do formulário. 🚀

A segunda abordagem aproveita a API REST do SharePoint. Ao usar o CriarObjeto("MSXML2.XMLHTTP") comando, o script inicia uma solicitação HTTP para buscar metadados diretamente. Este método é especialmente útil em ambientes onde as bibliotecas do SharePoint são complexas ou contêm vários campos. Analisando a resposta JSON com funções como InStr e Meio permite a extração precisa do campo "criador". Em minha função anterior, um script semelhante simplificou o rastreamento de formulários, economizando horas de reconciliação manual todos os meses. 🖋️

O script final integra propriedades do Office 365, utilizando o Propriedades do Documento Integrado comando para acessar os metadados da pasta de trabalho diretamente. Este script é mais adequado para organizações que usam extensivamente o Office 365 e precisam de uma solução leve, sem complexidades de API REST. Cada script possui recursos modulares, tornando-os reutilizáveis ​​para outros fluxos de trabalho integrados ao SharePoint. Por exemplo, você pode adaptá-los para incluir carimbos de data/hora de envio ou até mesmo nomes de departamentos, aumentando ainda mais sua utilidade de auditoria.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integrando dados do SharePoint com Excel VBA para auditoria aprimorada

Um aspecto frequentemente esquecido da integração do Excel com o SharePoint é o fluxo contínuo de metadados entre as duas plataformas. Usando o VBA, você pode ir além da automação básica para extrair campos de metadados cruciais, como o nome de usuário do indivíduo que preenche um modelo e usá-los em rodapés ou cabeçalhos personalizados do Excel. Esta funcionalidade é essencial em cenários como compliance, onde cada formulário enviado necessita de uma atribuição clara ao responsável pelo seu preenchimento.

Outra abordagem útil envolve aproveitar os amplos recursos de metadados do SharePoint. Por exemplo, colunas como “Modificado por” ou “Última modificação” podem fornecer contexto adicional para rastreamento e verificação. Ao extrair esses dados dinamicamente por meio do VBA, seus modelos do Excel não apenas refletem informações precisas do usuário, mas também reduzem a probabilidade de erros de entrada manual. Esse recurso é particularmente valioso em projetos de equipe, onde vários usuários colaboram em modelos compartilhados. 🖇️

Por fim, é importante levar em conta as possíveis variações na forma como as organizações usam o SharePoint. Alguns podem ter colunas personalizadas ou campos de metadados, exigindo scripts VBA adaptáveis. Práticas de codificação modular, como separar chamadas de API da formatação de dados, garantem que sua solução possa ser dimensionada ou ajustada a tais variações. Por exemplo, em um projeto anterior, usamos essa abordagem para gerar automaticamente relatórios resumidos que agregavam a atividade do usuário diretamente do SharePoint em pastas de trabalho do Excel. 🚀