Эффективное управление sharePoint разрешения заставляет людей, которые должны предоставлять данные, доступные, гарантируя безопасность. Ограничение ссылок для общего использования всей компании представляет общую проблему, поскольку она может непреднамеренно предотвратить ответы формы. Администраторы могут настраивать разрешения с помощью powerShell , REST API и инструментов автоматизации, таких как Power Automate. Эти методы позволяют ответы, но запрещают пользователям читать или изменять списки. Безопасность может быть дополнительно улучшена за счет использования API Microsoft Graph и реализации доступа на основе ролей. Чтобы поддерживать эффективность процесса без раскрытия критической информации, организациям необходимо пойти на компромисс между безопасностью и удобством использования.

Пользователи могут динамически добавлять имя пользователя человека, отправляющего форму, в нижний колонтитул листа путем интеграции Excel VBA с информацией SharePoint. Каждый экземпляр формы соответствующим образом учитывается за счет использования сложных стратегий, таких как атрибуты документа или REST API SharePoint. Это улучшает аудит и устраняет неопределенность, особенно в совместных операциях.

Power Automate и SharePoint — это важнейшие инструменты для повышения эффективности рабочих процессов, в частности управления сроками с помощью автоматических напоминаний. Используя эти платформы, пользователи могут настроить потоки для отправки уведомлений раньше установленного срока, гарантируя, что проекты будут идти по плану.

Неожиданные удаления в SharePoint озадачили администраторов, подчеркнув сценарий, в котором папки удаляются без прямого вмешательства пользователя. Расследование охватило настройки, журналы аудита и синхронизацию устройств, но не выявило окончательной причины. Эта ситуация подчеркивает сложность управления средами SharePoint и важность тщательного мониторинга и аудита для защиты от нежелательной потери данных.

Внедрение системы заявок SharePoint Online повышает эффективность службы ИТ-поддержки за счет централизации отправки заявок и комментариев. Однако проблема уведомления службы поддержки о новых комментариях без упоминаний требует творческого решения. Использование Power Automate для объединения этих комментариев в одно периодическое уведомление может значительно уменьшить беспорядок и обеспечить своевременные ответы.

Интеграция рабочих процессов Power Automate с SharePoint Online представляет проблемы, особенно при работе с вложениями VCF.