Как подавить уведомления по электронной почте от сценариев Google Apps

Понимание подавления электронной почты скриптом Google Apps

При использовании Google Apps Script для автоматизации обмена PDF-файлами разработчики часто сталкиваются с распространенной проблемой: нежелательными уведомлениями по электронной почте. Эта проблема возникает из-за сценариев, которые предназначены для добавления редакторов к определенным файлам, запуская автоматические электронные письма. Эти уведомления могут нарушить рабочий процесс как отправителя, так и получателя, что приведет к переизбытку ненужного общения.

Чтобы решить эту проблему, необходимо изменить сценарий для подавления этих автоматических уведомлений. Внося небольшие изменения в код, разработчики могут контролировать поток связи, гарантируя отправку только соответствующих уведомлений. Это не только повышает удобство работы пользователей, но и поддерживает эффективность процессов обмена документами внутри организаций.

Команда	Описание
DriveApp.getFilesByName()	Извлекает все файлы на Диске пользователя, соответствующие заданному имени.
DriveApp.getFolders()	Получает коллекцию всех папок на Диске пользователя.
folder.getEditors()	Возвращает массив пользователей, имеющих разрешения на редактирование указанной папки.
pdfFile.addEditor()	Добавляет пользователя в качестве редактора к указанному файлу PDF. Перегружен для подавления уведомлений по электронной почте.
Drive.Permissions.insert()	Вставляет разрешение для пользователя, группы, домена или всего мира на доступ к файлу. Этот метод позволяет указать настройки уведомлений по электронной почте.
{sendNotificationEmails: false}	В методы передается опция, позволяющая запретить отправку уведомлений по электронной почте при внесении изменений в разрешения.

Подавление уведомлений по электронной почте при совместном использовании файлов по сценарию

Скрипты, предназначенные для совместного использования PDF-файлов в Google Apps Script, созданы для предоставления разрешений на редактирование указанным пользователям без запуска уведомлений по электронной почте по умолчанию. Эта функциональность имеет решающее значение для организационных процессов, в которых документы должны быть доступны для редактирования в автоматическом режиме, не засыпая пользователей уведомлениями по электронной почте. Основная функция начинается с получения всех файлов, соответствующих указанному имени, и всех папок на Диске пользователя. Затем он проверяет каждую папку, пока не найдет папку с именем «Отчеты».

Найдя нужную папку, скрипт перебирает каждого редактора, уже имеющего доступ к этой папке. Для каждого редактора сценарий просматривает каждый соответствующий PDF-файл и применяет разрешения на редактирование конкретно к этим файлам, используя метод, включающий опцию подавления уведомлений по электронной почте. Такая целенаправленная обработка разрешений позволяет избежать стандартного поведения по отправке электронного письма каждый раз при добавлении нового редактора, что обеспечивает эффективность и конфиденциальность рабочего процесса.

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

Повышение эффективности рабочего процесса с помощью автоматического обмена PDF-файлами

Внедрение автоматического обмена PDF-файлами с помощью Google Apps Script значительно повышает эффективность рабочего процесса, позволяя обмениваться документами и редактировать их, не отвлекаясь на постоянные уведомления по электронной почте. Этот подход особенно полезен в средах, где оборот документов высок, а постоянные уведомления могут привести к утомлению уведомлений или упущению важных предупреждений. Настраивая сценарии для бесшумной обработки прав доступа к файлам, организации могут обеспечить более бесперебойную работу и сосредоточить свои команды на продуктивных задачах, а не на управлении потоком электронных писем.

Настройка этих сценариев также поддерживает соблюдение стандартов конфиденциальности и конфиденциальности. Во многих отраслях возможность контролировать обмен информацией об обмене документами имеет решающее значение для защиты конфиденциальной информации. Подавив автоматические электронные письма, предприятия могут гарантировать, что распространение информации контролируется и что только соответствующие стороны будут оповещены через предпочтительные каналы связи, тем самым улучшая протоколы безопасности.

1. Для чего используется скрипт Google Apps?
2. Google Apps Script — это облачный язык сценариев для разработки легких приложений на платформе Google Workspace, включая автоматизацию, интеграцию с внешними API и настройку приложений рабочей области.
3. Как отключить уведомления по электронной почте в скрипте Google Apps?
4. Чтобы отключить уведомления по электронной почте, измените функции общего доступа в своем скрипте, включив в них параметр {sendNotificationEmails: false}, который не позволяет системе отправлять электронные письма при внесении изменений.
5. Могут ли все приложения Google Workspace использовать скрипт Google Apps?
6. Да, Google Apps Script можно использовать с большинством приложений Google Workspace, таких как Google Таблицы, Документы, Диск, Календарь и Gmail, для автоматизации рабочих процессов и интеграции сервисов.
7. Можно ли использовать скрипт Google Apps бесплатно?
8. Да, Google Apps Script может использоваться бесплатно всеми, у кого есть учетная запись Google. Однако на использование распространяются квоты и ограничения Google, поэтому для широкого использования может потребоваться обновление.
9. На каком языке программирования основан скрипт Google Apps?
10. Google Apps Script основан на JavaScript, что позволяет пользователям писать код с привычным синтаксисом, который легко изучить и интегрировать с HTML и CSS для создания пользовательских интерфейсов.

Эффективное управление разрешениями на совместное использование документов в Google Apps Script имеет важное значение для организаций, стремящихся поддерживать бесперебойную работу без прерывания непрерывных уведомлений. Внедряя описанные настройки сценариев, компании могут обеспечить беспрепятственный и конфиденциальный доступ к документам, повышая общую производительность и защищая конфиденциальную информацию от ненужного раскрытия.