Внедрение двухэтапной системы уведомлений об одобрении по электронной почте в Google Sheets

Автоматизация уведомлений об одобрении в рабочих процессах электронных таблиц

В современных быстро меняющихся бизнес-средах эффективность процессов утверждения может существенно повлиять на операционные рабочие процессы. Многие организации полагаются на Google Таблицы для управления такими задачами, как запросы на одобрение, благодаря их гибкости и доступности. Общая проблема возникает при внедрении автоматизированной системы для этих процессов, особенно когда она включает двухэтапный механизм утверждения. Эта система требует отправки автоматического электронного письма в ИТ-отдел после получения как предварительного, так и окончательного одобрения, при условии, что статус запроса изменится на «одобрено».

Однако автоматизация этого процесса с помощью Google Apps Script представляет собой особую проблему. Встроенный триггер onEdit, имеющий решающее значение для инициации отправки электронной почты, не активируется для изменений, внесенных программным путем — только для тех, которые сделаны посредством прямого взаимодействия с пользователем. Это ограничение представляет собой серьезное препятствие в тех случаях, когда обновление статуса с «ожидает» на «утверждено» выполняется сценарием. Это введение закладывает основу для изучения решений, позволяющих плавно интегрировать автоматические уведомления по электронной почте в рабочий процесс утверждения на основе Google Таблиц, обеспечивая своевременную связь и эффективность процессов.

Расшифровка автоматического механизма электронной почты

Автоматизированная триггерная система по электронной почте, которую я разработал для Google Таблиц, в первую очередь направлена ​​на оптимизацию процесса утверждения внутри организаций, особенно в тех случаях, когда перед продолжением требуется согласие нескольких утверждающих. Первая часть решения, созданная с помощью Google Apps Script, напрямую взаимодействует с Google Sheets, где записываются статусы одобрения. Скрипт проверяет весь лист «Утверждения» на наличие строк, в которых утверждающий 1 и утверждающий 2 пометили свое утверждение как «утвержденное». Это очень важно, поскольку сценарий должен действовать только в том случае, если оба одобрения предоставлены, что отражает полностью авторизованный запрос. Для этого сценарий перебирает каждую строку, проверяя конкретные столбцы, предназначенные для каждого решения утверждающего лица, и общий статус запроса. Если строка соответствует критериям (оба утверждающих одобрены и статус установлен на «утверждено»), сценарий отправляет электронное письмо в ИТ-отдел. Это уведомление по электронной почте отправляется с помощью службы MailApp, которая является частью скрипта Google Apps, которая упрощает отправку электронной почты непосредственно из скрипта. Это гарантирует, что ИТ-отдел будет оперативно проинформирован об одобренном запросе, что позволяет оперативно принять меры.

Механизм обновления статуса одобрения через веб-приложение служит внешним аналогом автоматизированной системы электронной почты. Этот компонент особенно важен, поскольку триггер onEdit в Google Sheets реагирует только на ручное редактирование, а не на программные изменения. Чтобы обойти это ограничение, простой веб-интерфейс позволяет пользователям обновлять статус запроса на утверждение. При взаимодействии, например нажатии кнопки, чтобы пометить запрос как «одобренный», веб-приложение вызывает функцию сценария Google Apps с помощью команды google.script.run. Эта команда является мощной, поскольку она позволяет сценарию выполнять действия в Google Sheet на основе входных данных, полученных из веб-интерфейса, эффективно имитируя ручное редактирование. Затем сценарий может приступить к проверке изменений и отправке электронных писем, как задумано, устраняя пробел, созданный ограничениями триггера «onEdit». Это двухкомпонентное решение гарантирует, что процесс утверждения будет одновременно эффективным и адаптируемым, учитывая необходимость как ручного, так и автоматического вмешательства в рабочий процесс.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Повышение эффективности рабочего процесса за счет автоматизации электронных таблиц

Концепция автоматизации уведомлений по электронной почте в Google Sheets в рамках двухэтапного процесса утверждения представляет собой сложный метод оптимизации организационных рабочих процессов. Традиционно ручное вмешательство в последовательность утверждений было основным продуктом, требующим действий человека для продвижения процессов. Однако, используя Google Apps Script, мы переходим к модели, в которой такие вмешательства сведены к минимуму, что приводит к повышению эффективности и снижению количества ошибок. Этот сдвиг не только ускоряет общий процесс утверждения, но также гарантирует, что уведомления будут отправлены в нужный момент, особенно когда обе стороны утверждения санкционировали запрос, отмеченный переходом статуса на «утверждено».

Этот подход подчеркивает важность программно управляемых обновлений статуса в электронной таблице — метода, который обходит ограничения триггера onEdit. Используя специальный сценарий, который отслеживает изменения статуса и отправляет соответствующие уведомления по электронной почте, организации могут обойти узкое место, связанное с ручным управлением, тем самым автоматизируя критический компонент своего рабочего рабочего процесса. Этот методологический поворот не только совершенствует процесс утверждения, но также обеспечивает уровень масштабируемости и адаптируемости, ранее недостижимый с помощью ручных процессов, открывая путь к более динамичной и гибкой системе управления рабочими процессами.