Добавление динамических имен пользователей в нижние колонтитулы Excel из шаблонов SharePoint

Отслеживание активности пользователей в шаблонах Excel, связанных с SharePoint

Представьте себе шумный офис, в котором несколько пользователей обращаются к одному и тому же шаблону SharePoint для отправки своих форм. 🖥️Задача возникает, когда аудитору необходимо определить, кто заполнил и отправил конкретную форму. Хотя SharePoint регистрирует эту информацию в столбце «Создатель», необходимость распечатывать печатную копию с именем пользователя в нижнем колонтитуле листа Excel остается невыполненной.

Эта задача становится сложнее, поскольку функции VBA по умолчанию такие, как Приложение.ИмяПользователя и Энвирон («Имя пользователя») часто указывают на создателя исходного шаблона или пользователя локального компьютера, а не на фактического пользователя, редактирующего форму. Таким образом, поиск надежного метода динамической вставки правильного имени пользователя становится решающим.

В реальных сценариях это несоответствие может привести к неточностям в аудите и отслеживании. Например, на моей предыдущей должности у нас была проблема, когда формы, заполненные внешними подрядчиками, всегда отображали имя пользователя администратора на распечатке, что вызывало значительную путаницу во время аудита.

В этой статье рассказывается, как можно обойти эти препятствия с помощью VBA, интеграции с SharePoint и некоторых умных настроек. В конечном итоге у вас будет практическое решение, которое гарантирует, что каждая печатная форма правильно отражает индивидуального пользователя, который ее отправил. Давайте погрузимся! 🔍

Настройка нижних колонтитулов Excel с помощью динамических имен пользователей SharePoint

Представленные решения направлены на динамическое получение и отображение «Создатель» SharePoint имя пользователя в нижнем колонтитуле листа Excel. Это требование возникает в сценариях, когда несколько пользователей отправляют формы на основе общего шаблона, хранящегося в SharePoint, и аудиторам требуется четкое указание авторства. Первый скрипт использует встроенный код Excel. Настройка страницы функция динамической настройки нижнего колонтитула. Сочетая методы VBA с доступом к метаданным SharePoint, этот сценарий гарантирует, что нижний колонтитул отражает имя пользователя, заполнившего форму, а не первоначального создателя.

Например, первое решение использует СписокОбъектов.Добавить чтобы установить живое соединение с библиотекой документов SharePoint. Эта команда извлекает метаданные в книгу, позволяя перебирать строки и извлекать поле «создатель». Представьте себе отдел, отправляющий формы соответствия: в нижнем колонтитуле каждого отчета будет четко указан ответственный сотрудник, что исключает неясности при аудите. Этот метод обеспечивает гибкость и предотвращает ручное вмешательство при идентификации участников форм. 🚀

Второй подход использует преимущества REST API SharePoint. С помощью СоздатьОбъект("MSXML2.XMLHTTP") команда, сценарий инициирует HTTP-запрос для прямого получения метаданных. Этот метод особенно полезен в средах, где библиотеки SharePoint сложны или содержат множество полей. Анализ ответа JSON с помощью таких функций, как ИнСтр и Средний позволяет точно извлечь поле «создатель». На моей прошлой должности аналогичный скрипт упростил отслеживание форм, экономя часы ручной сверки каждый месяц. 🖋️

Окончательный сценарий интегрирует свойства Office 365, используя Встроенные свойства документа Команда для прямого доступа к метаданным книги. Этот сценарий лучше всего подходит для организаций, которые активно используют Office 365 и нуждаются в легком решении без сложностей REST API. Каждый сценарий имеет модульные функции, что позволяет повторно использовать их для других рабочих процессов, интегрированных с SharePoint. Например, вы можете адаптировать их, включив в них отметки времени отправки или даже названия отделов, что еще больше повысит их полезность для аудита.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Интеграция данных SharePoint с Excel VBA для расширенного аудита

Одним из часто упускаемых из виду аспектов интеграции Excel с SharePoint является плавный поток метаданных между двумя платформами. Используя VBA, вы можете выйти за рамки базовой автоматизации и извлечь важные поля метаданных, такие как имя пользователя человека, заполнившего шаблон, и использовать их в пользовательских нижних колонтитулах или заголовках Excel. Эта функция важна в таких сценариях, как соблюдение требований, когда каждая отправленная форма требует четкого указания лица, ответственного за ее заполнение.

Другой полезный подход предполагает использование обширных возможностей метаданных SharePoint. Например, такие столбцы, как «Кем изменено» или «Последнее изменение», могут предоставить дополнительный контекст для отслеживания и проверки. Динамически извлекая эти данные через VBA, ваши шаблоны Excel не только отражают точную информацию о пользователе, но и снижают вероятность ошибок при вводе вручную. Эта функция особенно ценна в групповых проектах, где несколько пользователей совместно работают над общими шаблонами. 🖇️

Наконец, важно учитывать потенциальные различия в том, как организации используют SharePoint. Некоторые могут иметь настраиваемые столбцы или поля метаданных, требующие адаптируемых сценариев VBA. Практика модульного кодирования, такая как отделение вызовов API от форматирования данных, гарантирует, что ваше решение сможет масштабироваться или адаптироваться к таким изменениям. Например, в прошлом проекте мы использовали этот подход для автоматического создания сводных отчетов, в которых агрегировались действия пользователей непосредственно из SharePoint в книги Excel. 🚀