Управление формами списков SharePoint, ограничивая ссылки на общесистровку

Обеспечение безопасного доступа к формам списка SharePoint

При управлении сайтом SharePoint безопасность является главным приоритетом. Контроль того, кто может обмениваться и получить доступ к ссылкам на общес., имеет решающее значение для защиты данных. Однако ограничение этих ссылок иногда может иметь непреднамеренные последствия. 🚀

Один из таких вопросов возникает при отключении обмена общенациональной коммунальной связи через PowerShell. Хотя это предотвращает нежелательный доступ, это также может повлиять на основные функции, такие как формы списка SharePoint. Эти формы жизненно важны для сбора данных, что позволяет сотрудникам отправлять информацию без прямого доступа к списку.

Представьте себе, что команда HR собирает отзывы сотрудников через форму SharePoint. Цель состоит в том, чтобы разрешить реагирование на общую организацию без разоблачения основного списка. К сожалению, глобальное ограничение в связи с общенациональными ссылками может предотвратить это, что приведет к путанице и сбоям рабочего процесса. 🛑

Итак, как мы можем поддерживать безопасность, обеспечивая, чтобы «можно ответить» ссылки оставаться функциональными? Задача заключается в выборочном отключении ссылок «Редактировать/просмотреть», сохраняя при этом доступные ссылки. В этой статье рассматривается практическое решение для достижения правильного баланса между безопасностью и удобством использования в SharePoint.

Обеспечение безопасных и функциональных форм SharePoint

Управление SharePoint Окружающая среда требует балансировки безопасности с удобством использования. Сценарий PowerShell, предоставленный ранее, играет решающую роль в этом процессе, отключив общий общий обмен при этом, позволяя ответам форм оставаться доступными. Первая команда ключей, SET -SPOSITE -DISABLECOMPANYWIDESHARGINGLINKS, предотвращает обмен широким звеном, обеспечение конфиденциальных данных остается защищенным. Тем не менее, этот параметр непреднамеренно ограничивает ссылки подчинения форм, которые необходимы для пользователей для ввода данных без полного доступа к списку. Чтобы противостоять этому, сценарий реконфигурирует возможности совместного использования, чтобы разрешить внешний пользовательский ответ без предоставления привилегий редактирования. 📌

Решение JavaScript использует API SharePoint REST для динамического изменения настройки совместного использования. Этот подход особенно полезен при управлении несколькими сайтами или автоматизацией разрешений на ссылки без прямого доступа PowerShell. Нацеливаясь на Sp.Web.ShareObject API, скрипт назначает разрешения с ограниченным видом на формирование ссылок отправки при сохранении безопасности сайта. Например, отдел кадров, использующий SharePoint для опросов сотрудников, может гарантировать, что все сотрудники могут реагировать на формы, не разоблачая основные данные. Этот метод оптимизирует управление рабочим процессом при сохранении соответствия безопасности. 🔒

Кроме того, Power Automate обеспечивает альтернативу без кодов управлению разрешениями. Поток автоматизации запускает HTTP-запрос на SharePoint всякий раз, когда создается новая форма, гарантируя, что ссылки на реагирование оставались доступными для всей организации. Это решение приносит пользу нетехническим администраторам, которым необходимо поддерживать контроль доступа без выполнения сложных сценариев. Представьте себе группу по поддержке ИТ, использующую автоматизацию Power для стандартизации разрешений по нескольким спискам - это устраняет риск неправильных связей и обеспечивает последовательную политику безопасности.

В конечном счете, эти решения обеспечивают гибкий подход к безопасности и удобству использования SharePoint. Используя PowerShell, REST API и инструменты автоматизации, организации могут настраивать настройки обмена для удовлетворения своих уникальных потребностей. Через прямые сценарии, автоматические рабочие процессы или вызовы API, поддержание баланса между Защита данных и доступность необходима. Ключевым выводом является то, что организации должны оценить свои конкретные требования и выбрать метод, который наилучшим образом соответствует их операционной структуре и политике безопасности.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

Оптимизация форм SharePoint при повышении безопасности

Еще один важный аспект управления SharePoint списки и Forms гарантирует, что пользовательский опыт оставался бесшовным при соблюдении политик безопасности. Многие организации полагаются на формы для сбора данных, будь то для целей HR, отзывы клиентов или управления проектами. Задача возникает, когда администраторы непреднамеренно ограничивают доступ к ссылкам на ответ формы, пытаясь получить конфиденциальные данные списка. Ключ заключается в реализации выборочного управления разрешениями, которое различает редактирование/просмотр и отправку ответов. 📌

Одним из недостаточно используемых подходов является использование Microsoft Graph API Наряду с настройками совместного использования SharePoint. Автоматируя назначение разрешений на уровне API, администраторы могут динамически контролировать, кто может реагировать на формы, блокируя ненужный доступ к базовому списку. Например, финансовая команда, собирающая бюджетные запросы через форму SharePoint, может гарантировать, что сотрудники могут отправлять свои запросы, но не получить доступ или изменить представленные записи. Этот целевой контроль разрешения снижает риски безопасности при сохранении функциональности.

Другая лучшая практика - интегрировать политики условного доступа через Azure AD. Определяя правила доступа на основе ролей пользователей, безопасности устройств или ограничений IP, организации могут гарантировать, что только уполномоченные сотрудники могут взаимодействовать с формами SharePoint. Этот метод не позволяет несанкционированным пользователям использовать общие ссылки, в то же время позволяя проверенным сотрудникам вносить данные. Хорошо настроенная стратегия безопасности и совместного использования позволяет компаниям максимизировать преимущества SharePoint, снижая риски. 🔒