Správa formulárov zoznamu SharePoint a zároveň obmedzuje odkazy na celú spoločnosť

Zabezpečenie bezpečného prístupu k formulárom zoznamu SharePoint

Pri správe stránky SharePoint je zabezpečenie najvyššou prioritou. Kontrola, ktorý môže zdieľať a získať prístup k celej spoločnosti, je rozhodujúce pre ochranu údajov. Obmedzenie týchto odkazov však niekedy môže mať nezamýšľané následky. 🚀

Jedným z takýchto problémov sa vyskytuje pri deaktivácii zdieľania spoločností prostredníctvom spoločnosti PowerShell. Aj keď to zabraňuje nežiaducemu prístupu, môže to ovplyvniť aj základné funkcie, ako sú formuláre zoznamu SharePoint. Tieto formuláre sú nevyhnutné pre zber údajov, čo zamestnancom umožňuje predkladať informácie bez priameho prístupu k zoznamu.

Predstavte si tím HR, ktorý zhromažďuje spätnú väzbu zamestnancov prostredníctvom formulára SharePoint. Cieľom je umožniť reakcie na celú organizáciu bez toho, aby odhalili základný zoznam. Bohužiaľ, globálne obmedzenie týkajúce sa prepojení spoločnosti v celej spoločnosti by tomu mohlo zabrániť, čo vedie k nejasnostiam a prerušeniam pracovného toku. 🛑

Ako si teda môžeme zachovať bezpečnosť a zároveň zabezpečiť, aby odkazy „môžu reagovať“ zostávajú funkčné? Výzva spočíva v selektívne zakázaní odkazov „Upraviť/zobrazenie“ a zároveň udržiava prístupné odkazy na reakciu. Tento článok skúma praktické riešenie na dosiahnutie správnej rovnováhy medzi bezpečnosťou a použiteľnosťou v SharePoint.

Zabezpečenie bezpečných a funkčných formulárov SharePoint

Riadenie a SharePoint Prostredie si vyžaduje vyváženie bezpečnosti s použiteľnosťou. Script PowerShell poskytol v tomto procese skoršiu rozhodujúcu úlohu tým, že deaktivuje zdieľanie spoločnosti, pričom umožňuje zostať dostupné odpovede formulára. Prvý príkaz kľúčov, Sada -DisablecompanyWideSharingLinks, zabraňuje širokému zdieľaniu spojenia, zabezpečuje chránenie citlivých údajov. Toto nastavenie však neúmyselne obmedzuje odkazy na odosielanie formulárov, ktoré sú potrebné pre používateľov, aby zadávali údaje bez úplného prístupu k zoznamu. Aby to bolo možné proti tomu, skript rekonfiguruje schopnosti zdieľania, aby umožnil externú reakciu používateľov bez toho, aby udelil úpravy oprávnení. 📌

Riešenie JavaScript využíva rozhranie API SharePoint REST API na dynamické úpravy nastavení zdieľania. Tento prístup je obzvlášť užitočný pri správe viacerých stránok alebo automatizáciou povolení na prepojenie bez priameho prístupu PowerShell. Zacielením na Sp.web.shareObject API, skript priraďuje povolenia v limitovanom pohľade na odosielanie odkazov na formuláciu pri zachovaní zabezpečenia stránok. Napríklad oddelenie ľudských zdrojov, ktoré využíva SharePoint pre prieskumy zamestnancov, môže zabezpečiť, aby všetci zamestnanci mohli reagovať na formuláre bez toho, aby odhaľovali základné údaje. Táto metóda zefektívňuje správu pracovných postupov pri zachovaní dodržiavania bezpečnosti. 🔒

Okrem toho spoločnosť Power Automate poskytuje alternatívu bez kódu k riadeniu povolení. Automatizačný tok spustí požiadavku HTTP do SharePoint vždy, keď sa vytvorí nový formulár, čím sa zabezpečí, že odkazy na reakcie zostanú dostupné pre celú organizáciu. Toto riešenie prospieva netechnickým správcom, ktorí potrebujú udržiavať kontrolu prístupu bez vykonávania zložitých skriptov. Predstavte si, že tím podpory IT, ktorý využíva automatizáciu spoločnosti Power Automate na štandardizáciu povolení vo viacerých zoznamoch - to eliminuje riziko nesprávnych konfigurovaných odkazov a zabezpečuje konzistentné bezpečnostné politiky.

V konečnom dôsledku tieto riešenia poskytujú flexibilný prístup k bezpečnosti a použiteľnosti SharePoint. Využitím nástrojov PowerShell, REST API a automatizačných nástrojov môžu organizácie doladiť nastavenia zdieľania tak, aby vyhovovali svojim jedinečným potrebám. Či už prostredníctvom priameho skriptovania, automatizovaných pracovných postupov alebo volaní API, udržiavanie rovnováhy medzi ochrana údajov a dostupnosť je nevyhnutná. Kľúčovou cestou je to, že organizácie by mali vyhodnotiť svoje konkrétne požiadavky a zvoliť metódu, ktorá sa najlepšie zosúladí s ich prevádzkovou štruktúrou a bezpečnostnými politikami.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

Optimalizácia formulárov SharePoint pri zvyšovaní bezpečnosti

Ďalší zásadný aspekt riadenia Zoznamy SharePoint a formuláre zabezpečujú, aby používateľská skúsenosť zostala bezproblémová pri presadzovaní bezpečnostných politík. Mnoho organizácií sa spolieha na formuláre na zber údajov, či už na účely ľudských zdrojov, spätnú väzbu od zákazníkov alebo riadenie projektu. Výzva vzniká, keď administrátori neúmyselne obmedzujú prístup k odkazom na formuláre a zároveň sa snažia zabezpečiť citlivé údaje zoznamu. Kľúčom je implementácia selektívneho riadenia povolení, ktorá rozlišuje medzi úpravou/prezeraním a predkladaním odpovedí. 📌

Jeden nedostatočne využívaný prístup je využívajúci Microsoft Graph API Popri pôvodných nastaveniach zdieľania spoločnosti SharePoint. Automatizáciou priradenia povolenia na úrovni API môžu administrátor dynamicky ovládať, kto môže reagovať na formuláre, zatiaľ čo blokuje zbytočný prístup k základnému zoznamu. Napríklad finančný tím, ktorý zhromažďuje žiadosti o rozpočet prostredníctvom formulára SharePoint, môže zabezpečiť, aby zamestnanci mohli predložiť svoje žiadosti, ale nie sú prístup k predloženým záznamom. Táto cielená kontrola povolenia znižuje bezpečnostné riziká pri zachovaní funkčnosti.

Ďalšou najlepšou praxou je integrácia politík podmienečného prístupu prostredníctvom Azure AD. Definovaním prístupových pravidiel založených na úlohách používateľov, zabezpečení zariadení alebo obmedzeniach IP môžu organizácie zabezpečiť, aby iba autorizovaní zamestnanci mohli interagovať so SharePoint Forms. Táto metóda bráni neoprávneným používateľom využívať zdieľané odkazy a zároveň umožňuje overeným zamestnancom prispievať údaje. Dobre konfigurovaná stratégia zabezpečenia a zdieľania umožňuje spoločnostiam maximalizovať výhody SharePoint pri zmierňovaní rizík. 🔒