Učinkovito upravljanje SharePoint dovoljenja ohranja ljudi, ki morajo zagotoviti dostopne podatke, hkrati pa zagotavljajo varnost. Omejevanje povezav za skupno rabo na celotni družbi predstavlja skupno težavo, ker lahko nenamerno prepreči odzive obrazca. Administratorji lahko prilagodijo dovoljenja z PowerShell , REST API in orodji za avtomatizacijo, kot je Power Automate. Te metode omogočajo odzive, vendar uporabnikom prepovedujejo branje ali spreminjanje seznamov. Varnost je mogoče še izboljšati z uporabo Microsoft Graph API-ja in izvajanjem dostopa, ki temelji na vlogah. Da bi ohranili učinkovitost procesa, ne da bi razkrili kritične informacije, morajo organizacije vzpostaviti kompromis med varnostjo in uporabnostjo.

Uporabniki lahko dinamično dodajo uporabniško ime osebe, ki pošilja obrazec, v nogo delovnega lista tako, da integrirajo Excel VBA s podatki SharePoint. Vsak primerek obrazca je ustrezno zaslužen z uporabo sofisticiranih strategij, kot so atributi dokumenta ali SharePointov REST API. Zlasti pri sodelovalnih operacijah to izboljša revizije in odpravi negotovost.

Power Automate in SharePoint sta kritični orodji za izboljšanje učinkovitosti poteka dela, zlasti pri upravljanju rokov prek samodejnih opomnikov. Z uporabo teh platform lahko uporabniki nastavijo tokove za pošiljanje obvestil pred roki, s čimer zagotovijo, da projekti ostanejo na pravi poti.

Nepričakovani izbrisi v SharePointu so skrbnike zmedli in poudarili scenarij, kjer se mape odstranijo brez neposrednega posredovanja uporabnika. Preiskava je zajela nastavitve, revizijske dnevnike in sinhronizacije naprav, vendar ni prinesla dokončnega vzroka. Ta situacija poudarja zapletenost upravljanja okolij SharePoint in pomen temeljitega spremljanja in revizijskih sledi za zaščito pred neželeno izgubo podatkov.

Implementacija sistema izdajanja vstopnic SharePoint Online poveča učinkovitost službe za pomoč IT s centralizacijo oddaje vstopnic in komentarjev. Vendar pa izziv obveščanja službe za pomoč uporabnikom o novih komentarjih brez omemb zahteva kreativno rešitev. Uporaba Power Automate za združevanje teh komentarjev v eno samo periodično obvestilo lahko znatno zmanjša nered in zagotovi pravočasne odgovore.

Integracija delovnih tokov Power Automate s SharePoint Online predstavlja izzive, zlasti pri delu s priponkami VCF.