Odstranjevanje podvojenih e-poštnih naslovov v Power Automate za obvestila o dokumentih SharePoint

Poenostavitev obvestil SharePoint

Pri upravljanju knjižnic dokumentov v SharePoint Online (SPO) je nastavitev samodejnih obvestil za datume pregleda dokumentov ključnega pomena za vzdrževanje posodobljene vsebine in zagotavljanje timskega sodelovanja. Izziv je pogosto v zapletenosti Power Automate, še posebej, če je tok zasnovan tako, da opozori več zainteresiranih strani. Ta scenarij postane še posebej zapleten, ko vsak dokument, kot sta »Požar« in »Poplava .docx« v našem primeru, sproži e-poštno sporočilo več uporabnikom, navedenim v stolpcih, kot sta »Glavni avtor« in »Stik«. Vendar lahko podvajanja v teh obvestilih motijo ​​učinkovitost komunikacije.

Glavna težava pri tem je odveč kontaktnih podatkov v e-poštnih sporočilih z obvestili, pri čemer vsak prejemnik prejme informacije dvakrat. Ta težava je verjetno zakoreninjena v ravnanju z nizi v Power Automate, kjer se podrobnosti o uporabniku nenamerno podvojijo v procesu pretvorbe nizov v nize za polja Za in CC v e-poštnem sporočilu. Takšni izzivi ne le otežijo potek dela, ampak tudi napolnijo nabiralnike prejemnikov z nepotrebnimi ponovitvami, kar poudarja potrebo po poenostavljeni rešitvi za učinkovito odstranitev teh dvojnikov.

Poenostavitev e-poštnih obvestil v SharePointu s storitvijo Power Automate

Priloženi skripti PowerShell in JavaScript so zasnovani za reševanje težave s podvojenimi e-poštnimi naslovi pri pošiljanju obvestil iz knjižnic dokumentov SharePoint Online (SPO). Skript PowerShell se začne z vzpostavitvijo povezave s SharePointovim mestom z uporabo predmeta ClientContext, ki je bistvenega pomena za vsako operacijo na SharePointovem mestu. Ko je vzpostavljena povezava, pridobi elemente iz določene knjižnice dokumentov, ki ustrezajo določenim kriterijem, kot je "datum pregleda" za dokumente. Ključnega pomena je za avtomatizacijo postopka pošiljanja obvestil brez ročnega nadzora. Skript nato zbere e-poštne naslove iz dveh stolpcev, 'Glavni avtor' in 'Stik', za vsak dokument. Ti naslovi so na začetku shranjeni v nizih, ki se združijo in filtrirajo, da se odstranijo dvojniki. Ta deduplikacija se izvede s cmdletom Select-Object z zastavico -Unique, ki zagotavlja, da je vsak e-poštni naslov naveden samo enkrat. Ta korak je ključnega pomena, saj preprečuje, da bi isti uporabnik prejel več kopij istega e-poštnega sporočila, s čimer obravnava glavno predstavljeno težavo.

Skript JavaScript dopolnjuje zaledno logiko lupine PowerShell z zagotavljanjem sprednje rešitve, ki dinamično posodablja e-poštna polja v spletnem obrazcu ali vmesniku. Uporablja document.querySelectorAll za iskanje vseh vnosnih polj, določenih za e-poštne naslove, in zbiranje vseh vnesenih e-poštnih sporočil. Uporaba predmeta Set zagotavlja, da so vsi zbrani e-poštni naslovi edinstveni, saj Set samodejno odstrani vse dvojnike. Ta niz edinstvenih e-poštnih sporočil je nato razdeljen med polja »Za« in »CC« obrazca za e-pošto, kar dokazuje učinkovito uporabo čelnega JavaScripta za izboljšanje uporabniške izkušnje in racionalizacijo postopka pošiljanja e-pošte v SharePointu. Ti skripti skupaj ponujajo celovito rešitev za problem podvojenih e-poštnih obvestil, saj združujejo zaledno obdelavo podatkov z izboljšavami sprednjega uporabniškega vmesnika za brezhiben potek delovanja.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Izboljšanje učinkovitosti e-pošte v delovnih tokovih SharePoint

Drugi ključni vidik upravljanja knjižnic dokumentov SharePoint Online s storitvijo Power Automate je zagotavljanje, da e-poštna obvestila niso samo brez dvojnikov, temveč tudi pravočasna in ustrezna. To vključuje več kot le tehnične prilagoditve; zahteva strateški pristop k temu, kako so obvestila strukturirana in poslana. Na primer, uporaba pogojev znotraj Power Automate za filtriranje dokumentov glede na njihov datum pregleda zagotavlja, da samo ustrezni dokumenti sprožijo postopek obveščanja. Ta natančnost ne le zmanjša količino poslanih e-poštnih sporočil, temveč tudi poveča ustreznost vsakega obvestila, zaradi česar je večja verjetnost, da bodo prejemniki sodelovali z vsebino.

Poleg tega lahko integracija naprednih funkcij Power Automate, kot so Adaptive Cards, v e-poštna obvestila znatno izboljša način predstavitve informacij končnemu uporabniku. Prilagodljive kartice omogočajo ustvarjanje bogate, interaktivne vsebine v e-poštnih sporočilih, kot so gumbi in obrazci, kar prejemnikom omogoča, da izvajajo dejanja neposredno iz svoje mape »Prejeto«, na primer odobritev dokumenta ali posredovanje povratnih informacij. Ta raven interaktivnosti poenostavi potek dela in spodbuja bolj privlačno uporabniško izkušnjo. Z izkoriščanjem teh naprednih funkcij lahko organizacije spremenijo svoj sistem obveščanja SharePoint v bolj dinamično in učinkovito orodje, ki dodatno optimizira procese upravljanja dokumentov.