Dodajanje dinamičnih uporabniških imen v Excelove noge iz SharePointovih predlog

Sledenje dejavnosti uporabnika v Excelovih predlogah, povezanih s SharePointom

Predstavljajte si živahno pisarno, kjer več uporabnikov dostopa do iste SharePointove predloge za oddajo svojih obrazcev. 🖥️ Izziv nastane, ko mora revizor ugotoviti, kdo je izpolnil in oddal določen obrazec. Medtem ko SharePoint beleži te informacije pod stolpec »ustvarjalec«, potreba po tiskanju tiskane kopije z imenom uporabnika v nogi Excelovega lista ostaja neizpolnjena.

Ta naloga postane bolj zapletena, ker privzeti VBA deluje kot Application.UserName in Environ ("Uporabniško ime") pogosto kažejo na izvirnega ustvarjalca predloge ali uporabnika lokalnega računalnika, namesto da dejanski uporabnik ureja obrazec. Kot taka postane iskanje zanesljive metode za dinamično vstavljanje pravilnega uporabniškega imena ključnega pomena.

V realnih scenarijih lahko to neskladje povzroči netočnosti pri revidiranju in sledenju. Na primer, v moji prejšnji vlogi smo imeli težavo, pri kateri je bilo na obrazcih, ki so jih izpolnili zunanji izvajalci, v izpisu vedno prikazano skrbniško uporabniško ime, kar je povzročilo veliko zmedo med revizijami.

Ta članek se poglobi v to, kako lahko zaobidete te ovire z uporabo VBA, integracije SharePointa in nekaterih pametnih popravkov. Na koncu boste imeli praktično rešitev, ki zagotavlja, da vsak natisnjen obrazec pravilno odraža posameznega uporabnika, ki ga je poslal. Potopimo se! 🔍

Prilagajanje Excelovih nog z dinamičnimi uporabniškimi imeni SharePoint

Cilj predstavljenih rešitev je dinamično pridobiti in prikazati SharePoint "ustvarjalec" uporabniško ime v nogi Excelovega delovnega lista. Ta zahteva se pojavi v scenarijih, ko več uporabnikov predloži obrazce na podlagi skupne predloge, shranjene v SharePointu, in revizorji potrebujejo jasno dodelitev. Prvi skript uporablja izvorni Excel PageSetup funkcionalnost za dinamično prilagajanje noge. S kombiniranjem metod VBA z dostopom do metapodatkov SharePoint ta skript zagotavlja, da noga odraža uporabniško ime uporabnika, ki je izpolnil obrazec, ne prvotnega ustvarjalca.

Na primer, prva rešitev vzvodov ListObjects.Add za vzpostavitev povezave v živo s SharePointovo knjižnico dokumentov. Ta ukaz potegne metapodatke v delovni zvezek, kar omogoča ponavljanje vrstic in ekstrahiranje polja »ustvarjalec«. Predstavljajte si oddelek, ki oddaja obrazce o skladnosti – noga vsake oddaje bi jasno identificirala odgovornega zaposlenega, kar bi odpravilo revizijske dvoumnosti. Ta metoda zagotavlja prilagodljivost in preprečuje ročno posredovanje pri prepoznavanju avtorjev obrazcev. 🚀

Drugi pristop izkorišča SharePointov REST API. Z uporabo CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") skript sproži zahtevo HTTP za neposredno pridobivanje metapodatkov. Ta metoda je še posebej uporabna v okoljih, kjer so SharePointove knjižnice kompleksne ali vsebujejo številna polja. Razčlenjevanje odgovora JSON s funkcijami, kot je InStr in sredina omogoča natančno ekstrakcijo polja "kreatorja". V moji prejšnji vlogi je podoben skript poenostavil sledenje obrazcem in prihranil ure ročnega usklajevanja vsak mesec. 🖋️

Končni skript integrira lastnosti Office 365 z uporabo BuiltinDocumentProperties ukaz za neposreden dostop do metapodatkov delovnega zvezka. Ta skript je najbolj primeren za organizacije, ki obširno uporabljajo Office 365 in potrebujejo lahko rešitev brez zapletenosti API-ja REST. Vsak skript ima modularne funkcije, zaradi česar jih je mogoče ponovno uporabiti za druge poteke dela, integrirane v SharePoint. Lahko jih na primer prilagodite tako, da vključujejo časovne žige oddaje ali celo imena oddelkov, s čimer še izboljšate njihovo revizijsko uporabnost.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Integracija podatkov SharePoint z Excelom VBA za izboljšano revidiranje

Eden pogosto spregledanih vidikov integracije Excela s SharePointom je brezhiben pretok metapodatkov med obema platformama. Z uporabo VBA lahko presežete osnovno avtomatizacijo in izvlečete ključna metapodatkovna polja, kot je uporabniško ime posameznika, ki izpolni predlogo, in jih uporabite v Excelovih nogah ali glavah po meri. Ta funkcionalnost je bistvenega pomena v scenarijih, kot je skladnost, kjer je treba vsakemu predloženemu obrazcu jasno pripisati osebo, odgovorno za njegovo izpolnitev.

Drug uporaben pristop vključuje izkoriščanje SharePointovih obsežnih zmožnosti metapodatkov. Na primer, stolpci, kot sta »Modified by« ali »Last Modified«, lahko zagotovijo dodaten kontekst za sledenje in preverjanje. Z dinamičnim vlečenjem teh podatkov prek VBA vaše Excelove predloge ne odražajo le natančnih informacij o uporabniku, ampak tudi zmanjšajo verjetnost napak pri ročnem vnosu. Ta funkcija je še posebej dragocena pri skupinskih projektih, kjer več uporabnikov sodeluje pri skupnih predlogah. 🖇️

Nazadnje je pomembno upoštevati morebitne razlike v tem, kako organizacije uporabljajo SharePoint. Nekateri imajo lahko stolpce po meri ali polja z metapodatki, ki zahtevajo prilagodljive skripte VBA. Prakse modularnega kodiranja, kot je ločevanje klicev API-ja od oblikovanja podatkov, zagotavljajo, da se vaša rešitev lahko prilagaja ali prilagaja takšnim različicam. Na primer, v preteklem projektu smo ta pristop uporabili za samodejno ustvarjanje povzetkov poročil, ki so združila dejavnost uporabnikov neposredno iz SharePointa v Excelove delovne zvezke. 🚀