Upravljanje obrazcev seznama SharePoint, medtem ko omejuje povezave na celotnem podjetju

Zagotavljanje varnega dostopa do obrazcev seznama SharePoint

Pri upravljanju spletnega mesta SharePoint je varnost glavna prednostna naloga. Nadzor, kdo lahko deli in dostopa do povezav na celotnem podjetju, je ključnega pomena za varstvo podatkov. Vendar lahko omejevanje teh povezav včasih nenamerne posledice. 🚀

Ena takšnih vprašanj se pojavi pri onemogočanju povezav na celotni družbi prek PowerShell-a. Čeprav to preprečuje neželeni dostop, lahko vpliva tudi na bistvene funkcije, kot so obrazci seznama SharePoint. Ti obrazci so ključnega pomena za zbiranje podatkov, ki zaposlenim omogočajo predložitev informacij brez neposrednega dostopa do seznama.

Predstavljajte si kadrovsko ekipo, ki zbira povratne informacije zaposlenih prek obrazca SharePoint. Cilj je omogočiti odzive na celotni organizaciji, ne da bi razkrili osnovni seznam. Na žalost lahko to prepreči globalna omejitev povezav na celotnem podjetju, kar vodi do zmede in motenj delovnega toka. 🛑

Torej, kako lahko ohranimo varnost, hkrati pa zagotovimo, da lahko povezave "lahko odzovete" ostanejo funkcionalne? Izziv je v selektivnem onemogočanju povezav »Uredi/pogled«, hkrati pa ohranjamo dostopne povezave. Ta članek raziskuje praktično rešitev za doseganje pravega ravnovesja med varnostjo in uporabnostjo v SharePointu.

Zagotavljanje varnih in funkcionalnih obrazcev SharePoint

Upravljanje a SharePoint Okolje zahteva uravnoteženje varnosti z uporabnostjo. Skript PowerShell, ki je bil predložen prej, ima ključno vlogo v tem procesu z onemogočanjem skupne rabe celotne družbe, hkrati pa omogoča, da odzivi obrazca ostanejo dostopni. Prvi ključni ukaz, Set -SPOSIT -DableCompanyWideSharingLinks, preprečuje široko skupno rabo povezav in zagotavlja, da občutljivi podatki ostanejo zaščiteni. Vendar ta nastavitev nenamerno omejuje povezave z obrazcem, ki so za uporabnike potrebne za vnos podatkov brez celotnega dostopa do seznama. Da bi se zoperstavili temu, scenarij ponovno konfigurira zmogljivosti za skupno rabo, da omogoči zunanji odziv uporabnikov, ne da bi podelil privilegije za urejanje. 📌

Rešitev JavaScript uporablja API SharePoint REST za dinamično spreminjanje nastavitev skupne rabe. Ta pristop je še posebej uporaben pri upravljanju več spletnih mest ali avtomatizaciji dovoljenj za povezave brez neposrednega dostopa do PowerShell. S ciljanjem na Sp.web.shareObject API, skript dodeli dovoljenja z omejenim ogledom, da oblikuje povezave s oddajo, hkrati pa ohranja varnost spletnega mesta. Na primer, kadrovski oddelek, ki uporablja SharePoint za ankete zaposlenih, lahko zagotovi, da se lahko vsi uslužbenci odzovejo na obrazce, ne da bi izpostavili osnovne podatke. Ta metoda racionalizira upravljanje delovnega toka, hkrati pa ohranja skladnost z varnostjo. 🔒

Poleg tega Power Automate ponuja alternativo brez kode za upravljanje dovoljenj. Pretok avtomatizacije sproži zahtevo HTTP na SharePoint, kadar koli je ustvarjen nov obrazec, kar zagotavlja, da odzivne povezave ostanejo na voljo po vsej organizaciji. Ta rešitev koristi netehničnim skrbnikom, ki morajo vzdrževati nadzor dostopa, ne da bi izvedli zapletene skripte. Predstavljajte si skupino za podporo IT, ki uporablja Power Automate za standardizacijo dovoljenj na več seznamih - to odpravlja tveganje napačnih konfiguriranih povezav in zagotavlja dosledne varnostne politike.

Navsezadnje te rešitve zagotavljajo prilagodljiv pristop k varnosti in uporabnosti SharePoint. Z uporabo PowerShell, REST API-ja in orodij za avtomatizacijo lahko organizacije natančno prilagodijo nastavitve skupne rabe, da ustrezajo njihovim edinstvenim potrebam. Bodisi z neposrednim skriptom, avtomatiziranimi potek ali klici API -jev, ohranjanje ravnotežja med Zaščita podatkov in dostopnost je bistvenega pomena. Ključni odvzem je, da bi morale organizacije oceniti njihove posebne zahteve in izbrati metodo, ki se najbolje uskladi z njihovo operativno strukturo in varnostnimi politikami.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

Optimizacija obrazcev SharePoint ob izboljšanju varnosti

Še en ključni vidik upravljanja Seznami SharePoint in Forms zagotavlja, da uporabniška izkušnja ostane brezhibna med uveljavljanjem varnostnih pravil. Mnoge organizacije se za zbiranje podatkov zanašajo na obrazce, bodisi za namene kadrov, povratne informacije strank ali upravljanje projektov. Izziv nastane, ko skrbniki nehote omejijo dostop do povezav z odzivnimi oblikami, medtem ko poskušajo zagotoviti občutljive podatke o seznamu. Ključno je izvajanje selektivnega upravljanja dovoljenj, ki razlikuje med urejanjem/gledanjem in oddajanjem odgovorov. 📌

En premalo izkoriščen pristop je izkoriščanje Microsoft Graph API Poleg nastavitev SharePoint -a. Z avtomatizacijo dodelitve dovoljenja na ravni API lahko administratorji dinamično nadzirajo, kdo se lahko odzove na obrazce, hkrati pa blokira nepotreben dostop do osnovnega seznama. Na primer, finančna skupina, ki zbira proračunske zahteve prek obrazca SharePoint, lahko zagotovi, da lahko zaposleni predložijo svoje zahteve, vendar ne dostopajo do ali spremenijo predloženih vnosov. Ta ciljni nadzor dovoljenja zmanjšuje varnostna tveganja, hkrati pa ohranja funkcionalnost.

Druga najboljša praksa je vključevanje politik pogojnega dostopa s pomočjo Azure AD. Z določitvijo pravil dostopa, ki temeljijo na uporabniških vlogah, varnosti naprave ali omejitvah IP, lahko organizacije zagotovijo, da lahko samo pooblaščeni zaposleni komunicirajo z obrazci SharePoint. Ta metoda preprečuje, da bi nepooblaščenim uporabnikom izkoristili skupne povezave, hkrati pa še vedno omogočajo, da preverjene zaposlene prispevajo k prispevku. Dobro konfigurirana strategija varnosti in skupne rabe omogoča podjetjem, da povečajo prednosti SharePointa, hkrati pa olajšajo tveganja. 🔒