Како сузбити обавештења путем е-поште Гоогле Аппс скрипте

Разумевање потискивања е-поште Гоогле Аппс скриптом

Када користе Гоогле Аппс Сцрипт за аутоматизацију дељења ПДФ датотека, програмери се често сусрећу са уобичајеним проблемом: нежељеним обавештењима путем е-поште. Овај проблем настаје због скрипти које су дизајниране да додају уређиваче одређеним датотекама, покрећући аутоматске поруке е-поште. Ова обавештења могу да поремете ток посла и делиоца и примаоца, што доводи до прекомерне непотребне комуникације.

Да бисте решили овај проблем, неопходно је изменити скрипту како би се сузбила ова аутоматска обавештења. Правећи мала подешавања кода, програмери могу да контролишу ток комуникације, обезбеђујући да се шаљу само релевантна обавештења. Ово не само да побољшава корисничко искуство већ и одржава ефикасност процеса дељења докумената унутар организација.

Цомманд	Опис
DriveApp.getFilesByName()	Преузима све датотеке на Диску корисника које одговарају датом имену.
DriveApp.getFolders()	Преузима колекцију свих директоријума на корисниковом Диску.
folder.getEditors()	Враћа низ корисника који имају дозволе за уређивање за наведени фолдер.
pdfFile.addEditor()	Додаје корисника као уређивача у наведену ПДФ датотеку. Преоптерећено за сузбијање обавештења е-поштом.
Drive.Permissions.insert()	Убацује дозволу за корисника, групу, домен или свет за приступ датотеци. Овај метод омогућава одређивање подешавања за обавештења путем е-поште.
{sendNotificationEmails: false}	Опција је прослеђена методама за спречавање слања обавештења е-поштом када се промене дозволе.

Поништавање обавештења путем е-поште у дељењу скриптованих датотека

Скрипте дизајниране за дељење ПДФ датотека у Гоогле Аппс Сцрипт-у су направљене да додељују дозволе за уређивање одређеним корисницима без покретања подразумеваних обавештења путем е-поште. Ова функционалност је кључна за организационе процесе у којима документи треба да се тихо деле ради уређивања без бомбардовања корисника порукама е-поште са обавештењима. Примарна функција почиње преузимањем свих датотека које се подударају са одређеним именом и свих директоријума у ​​оквиру корисничког диска. Затим проверава сваку фасциклу док не пронађе једну под називом „Извештаји“.

Након што пронађе исправну фасциклу, скрипта понавља сваки уређивач који већ има приступ овој фасцикли. За сваки уређивач, скрипта пролази кроз сваку одговарајућу ПДФ датотеку и примењује дозволе за уређивање посебно на те датотеке, користећи методу која укључује опцију за сузбијање обавештења е-поштом. Ово циљано руковање дозволама избегава подразумевано понашање слања е-поште сваки пут када се дода нови уређивач, чиме се одржава ефикасност и дискреција тока посла.

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

Побољшање ефикасности тока рада уз тихо дељење ПДФ-а

Имплементација тихог дељења ПДФ-а преко Гоогле Аппс Сцрипт-а значајно побољшава ефикасност тока посла омогућавајући дељење и уређивање докумената без ометања сталних е-порука са обавештењима. Овај приступ је посебно користан у окружењима у којима је промет докумената велики и стална обавештења могу довести до замора од обавештења или превиђања важних упозорења. Прилагођавањем скрипти за тихо руковање дозволама за датотеке, организације могу да одржавају глаткије операције и да своје тимове усредсреде на продуктивне задатке уместо на управљање гомилом е-порука.

Прилагођавање ових скрипти такође подржава усклађеност са стандардима приватности и поверљивости. У многим индустријама, могућност контроле комуникације о дељењу докумената је кључна за заштиту осетљивих информација. Сузбијањем аутоматске е-поште, предузећа могу осигурати да се ширење информација контролише и да само релевантне стране буду упозорене путем преферираних канала комуникације, чиме се побољшавају сигурносни протоколи.

1. За шта се користи Гоогле Аппс Сцрипт?
2. Гоогле Аппс Сцрипт је скриптни језик заснован на облаку за лагани развој апликација у оквиру Гоогле Воркспаце платформе, укључујући аутоматизацију, интеграцију са спољним АПИ-јима и прилагођавање апликација радног простора.
3. Како да потиснем обавештења путем е-поште у Гоогле Аппс Сцрипт?
4. Да бисте сузбили обавештења е-поштом, измените функције дељења у својој скрипти да бисте укључили параметар {сендНотифицатионЕмаилс: фалсе}, који спречава систем да шаље поруке е-поште када се изврше промене.
5. Да ли све Гоогле Воркспаце апликације могу да користе Гоогле Аппс Сцрипт?
6. Да, Гоогле Аппс Сцрипт може да се користи са већином Гоогле Воркспаце апликација као што су Гоогле табеле, документи, диск, календар и Гмаил за аутоматизацију токова посла и интеграцију услуга.
7. Да ли је Гоогле Аппс Сцрипт бесплатна за коришћење?
8. Да, Гоогле Аппс Сцрипт је бесплатна за коришћење за свакога ко има Гоогле налог. Међутим, коришћење подлеже Гоогле-овој квоти и ограничењима, која могу захтевати надоградњу за широку употребу.
9. На ком се програмском језику заснива Гоогле Аппс Сцрипт?
10. Гоогле Аппс скрипта је заснована на ЈаваСцрипт-у, омогућавајући корисницима да пишу код у познатој синтакси коју је лако научити и интегрисати са ХТМЛ-ом и ЦСС-ом за прављење корисничких интерфејса.

Ефикасно управљање дозволама за дељење докумената у Гоогле Аппс скрипти је од суштинског значаја за организације које желе да одрже несметан радни ток без ометања континуираних обавештења. Применом описаних подешавања скриптовања, предузећа могу да обезбеде да приступ документима буде несметан и дискретан, повећавајући укупну продуктивност и штитећи осетљиве информације од непотребног излагања.