Имплементација система обавештења путем е-поште о одобрењу у два корака у Гоогле табеле

Аутоматизација обавештења о одобрењу у радним токовима прорачунских табела

У данашњем брзом пословном окружењу, ефикасност процеса одобравања може значајно утицати на оперативне токове посла. Многе организације се ослањају на Гоогле табеле за управљање задацима као што су захтеви за одобрење због њихове флексибилности и приступачности. Уобичајени изазов се јавља када се имплементира аутоматизовани систем за ове процесе, посебно када укључује механизам одобравања у два корака. Овај систем захтева слање аутоматизоване е-поште ИТ одељењу када се дају и прелиминарна и коначна одобрења, под условом да статус захтева пређе на „одобрен“.

Међутим, аутоматизација овог процеса преко Гоогле Аппс Сцрипт-а представља посебан изазов. Уграђени окидач „онЕдит“, кључан за покретање слања е-поште, не активира се за промене направљене програмски – само за оне направљене директном интеракцијом корисника. Ово ограничење представља значајну препреку у случајевима када се ажурирање статуса са „на чекању“ на „одобрен“ врши помоћу скрипте. Овај увод поставља основу за истраживање решења за беспрекорну интеграцију аутоматизованих обавештења е-поштом у ток рада за одобравање заснован на Гоогле табелама, обезбеђујући благовремену комуникацију и ефикасност процеса.

Дешифровање аутоматизованог механизма е-поште

Аутоматски систем покретача е-поште који сам дизајнирао за Гоогле табеле првенствено има за циљ да поједностави процес одобравања унутар организација, посебно за случајеве у којима је потребна сагласност више одобравалаца пре него што се настави. Први део решења, направљен у Гоогле Аппс Сцрипт, директно ступа у интеракцију са Гоогле табелама где се бележе статуси одобрења. Скрипта проверава цео лист „Одобрења“ за редове у којима су и давалац одобрења 1 и давалац одобрења 2 означили своје одобрење као „одобрено“. Ово је кључно јер је скрипта намењена да делује само када се дају оба одобрења, одражавајући потпуно овлашћени захтев. Да би се ово постигло, скрипта се понавља кроз сваки ред, испитујући специфичне колоне одређене за одлуку сваког одобраваоца и укупан статус захтева. Када ред испуни критеријуме — оба су одобрила, а статус је подешен на „одобрен“ — скрипта покреће е-пошту ИТ одељењу. Ово обавештење е-поштом се шаље помоћу услуге МаилАпп, дела Гоогле Аппс скрипте која олакшава слање е-поште директно из скрипте. Обезбеђује да ИТ одељење буде благовремено обавештено о одобреном захтеву, што омогућава брзу акцију.

Механизам за ажурирање статуса одобрења преко веб апликације служи као фронтенд пандан аутоматизованом систему е-поште. Ова компонента је посебно значајна јер окидач „онЕдит“ у Гоогле табелама реагује само на ручне измене, а не на програмске промене. Да би се заобишло ово ограничење, једноставан веб интерфејс омогућава корисницима да ажурирају статус захтева за одобрење. Након интеракције, као што је клик на дугме да бисте означили захтев као „одобрен“, веб апликација позива функцију Гоогле Аппс Сцрипт преко команде `гоогле.сцрипт.рун`. Ова команда је моћна јер омогућава скрипти да изврши радње у Гоогле табели на основу уноса примљених са веб интерфејса, ефективно опонашајући ручне измене. Скрипта затим може да настави да проверава промене и шаље е-пошту како је дизајнирано, премошћујући јаз створен ограничењима окидача „онЕдит“. Ово двокомпонентно решење осигурава да је процес одобравања ефикасан и прилагодљив, задовољавајући потребу и за ручним и за аутоматизованим интервенцијама у току рада.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Побољшање ефикасности тока рада кроз аутоматизацију табела

Концепт аутоматизације обавештења путем е-поште у Гоогле табелама као део процеса одобравања у два корака уводи софистициран метод за поједностављење организационих токова посла. Традиционално, ручне интервенције у секвенцама одобравања биле су главна ствар, захтевајући људске акције да би процесе погурали напред. Међутим, коришћењем Гоогле Аппс Сцрипт-а, ми се окрећемо ка моделу где су такве интервенције минимизиране, што доводи до побољшане ефикасности и смањења грешака. Ова промена не само да убрзава укупан процес одобравања, већ и обезбеђује да се обавештења шаљу у правом тренутку, посебно када су обе стране одобриле захтев, обележен преласком статуса на „одобрен“.

Овај приступ наглашава значај програмски управљаних ажурирања статуса унутар табеле, методе која заобилази ограничења окидача „онЕдит“. Коришћењем прилагођене скрипте која слуша промене статуса и у складу са тим шаље обавештења путем е-поште, организације могу да заобиђу ручно уско грло, чиме аутоматизују критичну компоненту свог оперативног тока посла. Овај методолошки стожер не само да усавршава процес одобравања, већ и уводи ниво скалабилности и прилагодљивости који је раније био недостижан кроз ручне процесе, отварајући врата динамичнијем систему управљања токовима посла.