Додавање динамичких корисничких имена у подножја програма Екцел из СхареПоинт шаблона

Праћење активности корисника у Екцел шаблонима повезаним са СхареПоинт

Замислите ужурбану канцеларију у којој више корисника приступа истом СхареПоинт шаблону да би поднело своје обрасце. 🖥 Изазов настаје када ревизор треба да идентификује ко је попунио и поднео одређени образац. Док СхареПоинт евидентира ове информације у колони „креатор“, потреба за штампањем штампане копије са именом корисника у подножју Екцел листа остаје неиспуњена.

Овај задатак постаје тежи јер подразумевани ВБА функционише као Апплицатион.УсерНаме и Енвирон("Корисничко име") често указују на оригиналног креатора шаблона или корисника локалне машине, уместо да стварни корисник уређује образац. Као такво, проналажење поузданог метода за динамичко убацивање исправног корисничког имена постаје кључно.

У стварним сценаријима, ова неслагања може довести до нетачности у ревизији и праћењу. На пример, у мојој претходној улози, имали смо проблем где су обрасци које су попунили спољни извођачи увек приказивали корисничко име администратора у испису, што је изазвало значајну забуну током ревизија.

Овај чланак говори о томе како можете заобићи ове препреке помоћу ВБА, СхареПоинт интеграције и неких паметних подешавања. На крају ћете имати практично решење које обезбеђује да сваки одштампани образац исправно одражава појединачног корисника који га је послао. Уронимо! 🔍

Прилагођавање Екцел подножја помоћу динамичких СхареПоинт корисничких имена

Представљена решења имају за циљ да динамички дохвате и прикажу СхареПоинт "креатор" корисничко име у подножју Екцел радног листа. Овај захтев се јавља у сценаријима где више корисника подноси обрасце на основу дељеног шаблона ускладиштеног у СхареПоинт-у, а ревизорима је потребна јасна атрибуција. Прва скрипта користи изворну верзију програма Екцел ПагеСетуп функционалност за динамичко прилагођавање подножја. Комбиновањем ВБА метода са СхареПоинт приступом метаподацима, ова скрипта обезбеђује да подножје одражава корисничко име корисника који је попунио образац, а не оригиналног креатора.

На пример, прво решење користи ЛистОбјецтс.Адд да бисте успоставили живу везу са СхареПоинт библиотеком докумената. Ова команда повлачи метаподатке у радну свеску, што омогућава понављање кроз редове и издвајање поља „креатор“. Замислите да одељење подноси обрасце за усклађеност – подножје сваког поднеска би јасно идентификовало одговорног запосленог, елиминишући нејасноће у ревизији. Овај метод осигурава флексибилност и спречава ручну интервенцију у идентификацији сарадника обрасца. 🚀

Други приступ користи предности СхареПоинт-овог РЕСТ АПИ-ја. Коришћењем ЦреатеОбјецт("МСКСМЛ2.КСМЛХТТП") команду, скрипта покреће ХТТП захтев за директно преузимање метаподатака. Овај метод је посебно користан у окружењима где су СхареПоинт библиотеке сложене или садрже бројна поља. Рашчлањивање ЈСОН одговора са функцијама као што су ИнСтр и Мид омогућава прецизно издвајање поља „креатор“. У мојој прошлој улози, слична скрипта је поједноставила праћење обрасца, штедећи сате ручног усаглашавања сваког месеца. 🖋

Коначна скрипта интегрише својства Оффице 365, користећи БуилтинДоцументПропертиес команду за директан приступ метаподацима радне свеске. Ова скрипта је најприкладнија за организације које интензивно користе Оффице 365 и којима је потребно лагано решење без сложености РЕСТ АПИ-ја. Свака скрипта има модуларне карактеристике, што их чини поново употребљивим за друге токове рада интегрисане у СхареПоинт. На пример, можете их прилагодити тако да укључују временске ознаке за подношење или чак називе одељења, чиме се додатно побољшава њихова корисност ревизије.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Интеграција СхареПоинт података са Екцел ВБА за побољшану ревизију

Један често занемарен аспект интеграције Екцел-а са СхареПоинт-ом је беспрекоран ток метаподатака између две платформе. Користећи ВБА, можете ићи даље од основне аутоматизације да бисте издвојили кључна поља метаподатака, као што су корисничко име појединца који довршава шаблон и користите их у прилагођеним Екцел подножјима или заглављима. Ова функционалност је од суштинске важности у сценаријима као што је усклађеност, где је сваком поднетом обрасцу потребно јасно приписати лицу одговорном за његово попуњавање.

Још један користан приступ укључује коришћење опсежних могућности СхареПоинт-ових метаподатака. На пример, колоне као што су „Изменио“ или „Последња измена“ могу да пруже додатни контекст за праћење и верификацију. Динамичким повлачењем ових података кроз ВБА, ваши Екцел шаблони не само да одражавају тачне информације о кориснику, већ и смањују вероватноћу грешака у ручном уносу. Ова функција је посебно драгоцена у тимским пројектима, где више корисника сарађује на заједничким шаблонима. 🖇

На крају, важно је узети у обзир потенцијалне варијације у начину на који организације користе СхареПоинт. Неки могу имати прилагођене колоне или поља метаподатака, што захтева прилагодљиве ВБА скрипте. Праксе модуларног кодирања, као што је одвајање АПИ позива од форматирања података, осигуравају да се ваше решење може скалирати или прилагодити таквим варијацијама. На пример, у прошлом пројекту смо користили овај приступ да аутоматски генеришемо збирне извештаје који су агрегирали активности корисника директно из СхареПоинт-а у Екцел радне свеске. 🚀