Google தாள்களில் இரண்டு-படி ஒப்புதல் மின்னஞ்சல் அறிவிப்பு முறையை செயல்படுத்துதல்

விரிதாள் பணிப்பாய்வுகளில் ஒப்புதல் அறிவிப்புகளை தானியக்கமாக்குகிறது

இன்றைய வேகமான வணிகச் சூழல்களில், ஒப்புதல் செயல்முறைகளின் செயல்திறன், செயல்பாட்டு பணிப்பாய்வுகளை கணிசமாக பாதிக்கலாம். பல நிறுவனங்கள் அதன் நெகிழ்வுத்தன்மை மற்றும் அணுகல்தன்மை காரணமாக ஒப்புதல் கோரிக்கைகள் போன்ற பணிகளை நிர்வகிக்க Google Sheets ஐ நம்பியுள்ளன. இந்த செயல்முறைகளுக்கான தானியங்கு அமைப்பைச் செயல்படுத்தும் போது ஒரு பொதுவான சவால் எழுகிறது, குறிப்பாக அது இரண்டு-படி ஒப்புதல் பொறிமுறையை உள்ளடக்கியிருக்கும் போது. கோரிக்கை நிலை "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" என்ற நிபந்தனையின் கீழ், பூர்வாங்க மற்றும் இறுதி ஒப்புதல்கள் வழங்கப்பட்டவுடன், IT துறைக்கு தானியங்கு மின்னஞ்சலை அனுப்ப இந்த அமைப்பு தேவைப்படுகிறது.

இருப்பினும், இந்த செயல்முறையை Google Apps ஸ்கிரிப்ட் மூலம் தானியக்கமாக்குவது ஒரு வித்தியாசமான சவாலை அளிக்கிறது. உள்ளமைக்கப்பட்ட "onEdit" தூண்டுதல், மின்னஞ்சல் அனுப்புதலைத் தொடங்குவதற்கு முக்கியமானது, நிரல்ரீதியாக செய்யப்பட்ட மாற்றங்களுக்குச் செயல்படாது—நேரடியான பயனர் தொடர்பு மூலம் செய்யப்பட்ட மாற்றங்களுக்கு மட்டுமே. ஸ்கிரிப்ட் மூலம் "நிலுவையில்" இருந்து "அங்கீகரிக்கப்பட்ட" நிலைப் புதுப்பிப்பு செய்யப்படும் சந்தர்ப்பங்களில் இந்த வரம்பு குறிப்பிடத்தக்க தடையாக உள்ளது. இந்த அறிமுகம், Google Sheets அடிப்படையிலான ஒப்புதல் பணிப்பாய்வுக்குள் தானியங்கி மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை தடையின்றி ஒருங்கிணைப்பதற்கான தீர்வுகளை ஆராய்வதற்கான அடித்தளத்தை அமைக்கிறது, இது சரியான நேரத்தில் தகவல் தொடர்பு மற்றும் செயல்முறை செயல்திறனை உறுதி செய்கிறது.

தானியங்கி மின்னஞ்சல் பொறிமுறையைப் புரிந்துகொள்வது

Google Sheetsக்காக நான் வடிவமைத்த தானியங்கு மின்னஞ்சல் தூண்டுதல் அமைப்பு முதன்மையாக நிறுவனங்களுக்குள் ஒப்புதல் செயல்முறையை ஒழுங்குபடுத்துவதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளது. தீர்வின் முதல் பகுதி, Google Apps ஸ்கிரிப்ட்டில் வடிவமைக்கப்பட்டது, ஒப்புதல் நிலைகள் பதிவுசெய்யப்படும் Google Sheets உடன் நேரடியாக தொடர்பு கொள்கிறது. ஸ்கிரிப்ட் முழு "ஒப்புதல்கள்" தாளைச் சரிபார்க்கும் வரிசைகள் வரிசைகள் 1 மற்றும் அனுமதியளிப்பவர் 2 இருவரும் தங்கள் ஒப்புதலை "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" எனக் குறித்துள்ளனர். இது மிகவும் முக்கியமானது, ஏனெனில் ஸ்கிரிப்ட் இரண்டு ஒப்புதல்கள் வழங்கப்படும் போது மட்டுமே செயல்படும் நோக்கம் கொண்டது, இது முழு அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கையை பிரதிபலிக்கிறது. இதை அடைய, ஸ்கிரிப்ட் ஒவ்வொரு வரிசையிலும் திரும்பத் திரும்பச் செல்கிறது, ஒவ்வொரு அனுமதியளிப்பவரின் முடிவிற்கும் குறிப்பிட்ட நெடுவரிசைகளையும் கோரிக்கையின் ஒட்டுமொத்த நிலையையும் ஆய்வு செய்கிறது. ஒரு வரிசை அளவுகோல்களை சந்திக்கும் போது - இரு அனுமதியளிப்பவர்களும் ஒப்புதல் அளித்து, நிலை "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" என அமைக்கப்பட்டால் - ஸ்கிரிப்ட் தகவல் தொழில்நுட்பத் துறைக்கு மின்னஞ்சலைத் தூண்டும். இந்த மின்னஞ்சல் அறிவிப்பு Google Apps Script இன் ஒரு பகுதியான MailApp சேவையைப் பயன்படுத்தி அனுப்பப்படுகிறது, இது ஸ்கிரிப்ட்டிலிருந்து நேரடியாக மின்னஞ்சல் அனுப்ப உதவுகிறது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கை குறித்து தகவல் தொழில்நுட்பத் துறைக்கு உடனடியாகத் தெரிவிக்கப்படுவதை இது உறுதிசெய்து, விரைவான நடவடிக்கைக்கு அனுமதிக்கிறது.

இணைய பயன்பாட்டின் மூலம் ஒப்புதல் நிலையைப் புதுப்பிப்பதற்கான பொறிமுறையானது தானியங்கு மின்னஞ்சல் அமைப்புக்கு முன்னோடியாக செயல்படுகிறது. Google Sheets இல் உள்ள "onEdit" தூண்டுதல் கைமுறையான திருத்தங்களுக்கு மட்டுமே பதிலளிக்கும், நிரல் மாற்றங்களுக்கு பதிலளிக்காததால், இந்தக் கூறு மிகவும் முக்கியமானது. இந்த வரம்பைத் தவிர்க்க, ஒரு எளிய இணைய இடைமுகம் பயனர்கள் ஒப்புதல் கோரிக்கையின் நிலையைப் புதுப்பிக்க அனுமதிக்கிறது. கோரிக்கையை "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" எனக் குறிக்க பொத்தானைக் கிளிக் செய்வது போன்ற தொடர்புகளின் போது, ​​இணையப் பயன்பாடு `google.script.run` கட்டளை மூலம் Google Apps ஸ்கிரிப்ட் செயல்பாட்டை அழைக்கிறது. இந்த கட்டளை சக்திவாய்ந்தது, ஏனெனில் இது வலை இடைமுகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட உள்ளீடுகளின் அடிப்படையில் Google தாளில் செயல்களைச் செய்ய ஸ்கிரிப்டை செயல்படுத்துகிறது, மேலும் கைமுறை திருத்தங்களை திறம்பட பிரதிபலிக்கிறது. "onEdit" தூண்டுதலின் வரம்புகளால் உருவாக்கப்பட்ட இடைவெளியைக் குறைக்கும் வகையில், ஸ்கிரிப்ட் மாற்றங்களைச் சரிபார்த்து, வடிவமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை அனுப்பலாம். இந்த இரட்டை-கூறு தீர்வானது, ஒப்புதல் செயல்முறை திறமையானதாகவும் மாற்றியமைக்கக்கூடியதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது, இது பணிப்பாய்வுகளில் கைமுறை மற்றும் தானியங்கு தலையீடுகளின் தேவைக்கு இடமளிக்கிறது.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

ஸ்ப்ரெட்ஷீட் ஆட்டோமேஷன் மூலம் பணிப்பாய்வு செயல்திறனை மேம்படுத்துதல்

இரண்டு-படி ஒப்புதல் செயல்முறையின் ஒரு பகுதியாக Google தாள்களில் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை தானியங்குபடுத்தும் கருத்து, நிறுவன பணிப்பாய்வுகளை நெறிப்படுத்த ஒரு அதிநவீன முறையை அறிமுகப்படுத்துகிறது. பாரம்பரியமாக, ஒப்புதல் வரிசைகளில் கைமுறையான தலையீடுகள் பிரதானமாக உள்ளன, செயல்முறைகளை முன்னோக்கி தள்ள மனித நடவடிக்கைகள் தேவைப்படுகின்றன. இருப்பினும், Google Apps ஸ்கிரிப்டை மேம்படுத்துவதன் மூலம், அத்தகைய தலையீடுகள் குறைக்கப்படும் மாதிரியை நோக்கிச் செல்கிறோம், இது மேம்பட்ட செயல்திறன் மற்றும் பிழைக் குறைப்புக்கு வழிவகுக்கும். இந்த மாற்றம் ஒட்டுமொத்த ஒப்புதல் செயல்முறையை விரைவுபடுத்துவது மட்டுமல்லாமல், சரியான நேரத்தில் அறிவிப்புகள் அனுப்பப்படுவதையும் உறுதி செய்கிறது, குறிப்பாக இரு ஒப்புதல் தரப்பினரும் கோரிக்கையை அனுமதித்திருந்தால், அந்தஸ்து "அங்கீகரிக்கப்பட்டது" என மாற்றுவதன் மூலம் குறிக்கப்படுகிறது.

இந்த அணுகுமுறை விரிதாளில் நிரல்ரீதியாக நிர்வகிக்கப்படும் நிலை புதுப்பிப்புகளின் முக்கியத்துவத்தை அடிக்கோடிட்டுக் காட்டுகிறது, இது "onEdit" தூண்டுதலின் வரம்புகளைத் தவிர்க்கும் முறையாகும். நிலை மாற்றங்களைக் கேட்டு அதற்கேற்ப மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை அனுப்பும் தனிப்பயன் ஸ்கிரிப்டைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், நிறுவனங்கள் கையேடு இடையூறுகளைத் தவிர்க்கலாம், அதன் மூலம் அவற்றின் செயல்பாட்டுப் பணிப்பாய்வுகளின் முக்கிய அங்கத்தை தானியங்குபடுத்தலாம். இந்த முறைசார் மையமானது ஒப்புதல் செயல்முறையை செம்மைப்படுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல், கையேடு செயல்முறைகள் மூலம் முன்னர் அடைய முடியாத அளவிலான அளவிடுதல் மற்றும் பொருந்தக்கூடிய தன்மையை அறிமுகப்படுத்துகிறது, மேலும் ஆற்றல்மிக்க மற்றும் பதிலளிக்கக்கூடிய பணிப்பாய்வு மேலாண்மை அமைப்புக்கான கதவைத் திறக்கிறது.