ஷேர்பாயிண்ட் அறிவிப்புகளை நெறிப்படுத்துதல்
ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனில் (SPO) ஆவண நூலகங்களை நிர்வகிக்கும் போது, ஆவண மறுஆய்வு தேதிகளுக்கான தானியங்கு அறிவிப்புகளை அமைப்பது புதுப்பித்த உள்ளடக்கத்தை பராமரிக்கவும் குழு ஒத்துழைப்பை உறுதிப்படுத்தவும் முக்கியமானது. சவால் பெரும்பாலும் பவர் ஆட்டோமேட்டின் நுணுக்கங்களில் உள்ளது, குறிப்பாக ஒரு ஓட்டம் பல பங்குதாரர்களை எச்சரிக்கும் வகையில் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. எங்கள் எடுத்துக்காட்டில் உள்ள "Fire" மற்றும் "Flood .docx" போன்ற ஒவ்வொரு ஆவணமும் 'Lead Author' மற்றும் 'Contact' போன்ற நெடுவரிசைகளின் கீழ் பட்டியலிடப்பட்டுள்ள பல பயனர்களுக்கு மின்னஞ்சலைத் தூண்டும் போது இந்த சூழ்நிலை மிகவும் சிக்கலானதாகிறது. இருப்பினும், இந்த அறிவிப்புகளில் உள்ள நகல் தகவல்தொடர்பு செயல்திறனை சீர்குலைக்கும்.
ஒவ்வொரு பெறுநரும் இரண்டு முறை தகவலைப் பெறுவதன் மூலம், அறிவிப்பு மின்னஞ்சல்களில் தொடர்பு விவரங்கள் தேவையற்றது என்பது முக்கிய பிரச்சினை. மின்னஞ்சலின் To மற்றும் CC புலங்களுக்கான வரிசைகளை சரங்களாக மாற்றும் செயல்பாட்டில் பயனர் விவரங்கள் கவனக்குறைவாக நகலெடுக்கப்படும் பவர் ஆட்டோமேட்டில் உள்ள வரிசைகளைக் கையாள்வதில் இந்தப் பிரச்சனை வேரூன்றியிருக்கலாம். இத்தகைய சவால்கள் பணிப்பாய்வுகளை சிக்கலாக்குவது மட்டுமின்றி, பெறுநர்களின் இன்பாக்ஸை தேவையற்ற மறுபிரவேசங்களுடன் குழப்புகிறது, இந்த நகல்களை திறம்பட அகற்ற ஒரு நெறிப்படுத்தப்பட்ட தீர்வின் அவசியத்தை வலியுறுத்துகிறது.
கட்டளை | விளக்கம் |
---|---|
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL) | ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனுக்கான புதிய கிளையன்ட் சூழல் பொருளை உருவாக்குகிறது, இது $siteURL ஆல் குறிப்பிடப்பட்ட தளத்திற்கு எதிரான செயல்பாடுகளை அனுமதிக்கிறது. |
$list.GetItems($query) | CAML வினவலின் அடிப்படையில் ஷேர்பாயிண்ட் பட்டியலிலிருந்து உருப்படிகளை மீட்டெடுக்கிறது. |
Select-Object -Unique | நகல்களை அகற்றி, தொகுப்பிலிருந்து தனித்துவமான பொருட்களைத் தேர்ந்தெடுக்கிறது. |
document.querySelectorAll('.email-input') | 'மின்னஞ்சல் உள்ளீடு' வகுப்பைக் கொண்டு அனைத்து DOM உறுப்புகளையும் தேர்ந்தெடுக்கிறது. |
new Set(); | தனித்துவமான மதிப்புகளின் தொகுப்பான புதிய செட் பொருளை உருவாக்குகிறது. |
[...uniqueEmails] | அதன் அனைத்து கூறுகளையும் கொண்ட ஒரு செட் அல்லது பிற மீண்டும் செய்யக்கூடிய ஒரு வரிசையை உருவாக்குகிறது. |
document.querySelector('#toField') | 'toField' ஐடியுடன் முதல் DOM உறுப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கிறது. |
பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் ஷேர்பாயிண்டில் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை எளிதாக்குகிறது
வழங்கப்பட்ட பவர்ஷெல் மற்றும் ஜாவாஸ்கிரிப்ட் ஸ்கிரிப்டுகள் ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைன் (SPO) ஆவண நூலகங்களிலிருந்து அறிவிப்புகளை அனுப்பும் போது நகல் மின்னஞ்சல் முகவரிகளின் சிக்கலைச் சமாளிக்க வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன. பவர்ஷெல் ஸ்கிரிப்ட் ClientContext ஆப்ஜெக்ட்டைப் பயன்படுத்தி ஷேர்பாயிண்ட் தளத்துடன் இணைப்பை நிறுவுவதன் மூலம் தொடங்குகிறது, இது ஷேர்பாயிண்ட் தளத்தில் எந்த ஒரு செயல்பாட்டிற்கும் அவசியம். இணைக்கப்பட்டதும், ஆவணங்களுக்கான 'மதிப்பாய்வு தேதி' போன்ற குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களுடன் பொருந்தக்கூடிய குறிப்பிட்ட ஆவண நூலகத்திலிருந்து உருப்படிகளை மீட்டெடுக்கிறது. கைமுறையான மேற்பார்வை இல்லாமல் அறிவிப்புகளை அனுப்பும் செயல்முறையை தானியக்கமாக்குவதற்கு இது முக்கியமானது. ஸ்கிரிப்ட் ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் 'தலைமை ஆசிரியர்' மற்றும் 'தொடர்பு' ஆகிய இரண்டு நெடுவரிசைகளிலிருந்து மின்னஞ்சல் முகவரிகளைச் சேகரிக்கிறது. இந்த முகவரிகள் ஆரம்பத்தில் வரிசைகளில் சேமிக்கப்படுகின்றன, அவை ஒன்றிணைக்கப்பட்டு நகல்களை அகற்ற வடிகட்டப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு மின்னஞ்சல் முகவரியும் ஒரு முறை மட்டுமே பட்டியலிடப்படுவதை உறுதிசெய்து, -Unique கொடியுடன் Select-Object cmdlet ஐப் பயன்படுத்தி இந்த விலக்கு செய்யப்படுகிறது. இந்த படி முக்கியமானது, ஏனெனில் ஒரே பயனர் ஒரே மின்னஞ்சலின் பல நகல்களைப் பெறுவதைத் தடுக்கிறது, இது முக்கிய சிக்கலைத் தீர்க்கிறது.
ஜாவாஸ்கிரிப்ட் ஸ்கிரிப்ட் பின்தளத்தில் பவர்ஷெல் லாஜிக்கை நிரப்புகிறது, இது ஒரு இணையப் படிவம் அல்லது இடைமுகத்தில் மின்னஞ்சல் புலங்களை மாறும் வகையில் புதுப்பிக்கும் முகப்புத் தீர்வை வழங்குகிறது. இது document.querySelectorAll ஐப் பயன்படுத்துகிறது, மின்னஞ்சல் முகவரிகளுக்காக நியமிக்கப்பட்ட அனைத்து உள்ளீட்டு புலங்களையும் கண்டறிய, உள்ளிட்ட அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் சேகரிக்கிறது. ஒரு செட் ஆப்ஜெக்டைப் பயன்படுத்துவதால், சேகரிக்கப்பட்ட அனைத்து மின்னஞ்சல் முகவரிகளும் தனித்தன்மை வாய்ந்தவை என்பதை உறுதிசெய்கிறது, ஏனெனில் ஒரு தொகுப்பு தானாகவே எந்த நகல்களையும் நீக்குகிறது. தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல்களின் இந்த வரிசையானது மின்னஞ்சல் படிவத்தின் 'To' மற்றும் 'CC' புலங்களுக்கு இடையில் பிரிக்கப்பட்டு, பயனர் அனுபவத்தை மேம்படுத்துவதற்கும் ஷேர்பாயிண்டிற்குள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் செயல்முறையை நெறிப்படுத்துவதற்கும் முன் ஜாவாஸ்கிரிப்ட்டின் திறம்பட்ட பயன்பாட்டைக் காட்டுகிறது. ஒன்றாக, இந்த ஸ்கிரிப்ட்கள் நகல் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளின் சிக்கலுக்கு ஒரு விரிவான தீர்வை வழங்குகின்றன, பின்தளத்தில் தரவு செயலாக்கத்தை ஒரு தடையற்ற செயல்பாட்டு ஓட்டத்திற்காக முன்நிலை பயனர் இடைமுக மேம்பாடுகளுடன் இணைக்கிறது.
ஷேர்பாயிண்ட் பட்டியல்களுக்கான பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் மின்னஞ்சல் விநியோகத்தை மேம்படுத்துதல்
பின்தளத்தை சுத்தம் செய்வதற்கான பவர்ஷெல் ஸ்கிரிப்டிங்
$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
$leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
$contacts = $item["Contact"] -split ";"
$allEmails = $leadAuthors + $contacts
$uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
$emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here
ஷேர்பாயிண்ட் மின்னஞ்சல் அறிவிப்பு உகப்பாக்கத்திற்கான Frontend JavaScript
மேம்படுத்தப்பட்ட UI தொடர்புக்கான ஜாவாஸ்கிரிப்ட்
const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
const toField = document.querySelector('#toField');
const ccField = document.querySelector('#ccField');
toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending
ஷேர்பாயிண்ட் பணிப்பாய்வுகளில் மின்னஞ்சல் செயல்திறனை மேம்படுத்துதல்
பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைன் ஆவண நூலகங்களை நிர்வகிப்பதற்கான மற்றொரு முக்கியமான அம்சம், மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகள் நகல்களிலிருந்து விடுபடுவது மட்டுமல்லாமல், சரியான நேரத்தில் மற்றும் பொருத்தமானதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது. இது தொழில்நுட்ப சரிசெய்தல்களை விட அதிகம்; அறிவிப்புகள் எவ்வாறு கட்டமைக்கப்பட்டு அனுப்பப்படுகின்றன என்பதற்கு ஒரு மூலோபாய அணுகுமுறை தேவைப்படுகிறது. உதாரணமாக, ஆவணங்களை மறுஆய்வு தேதியின் அடிப்படையில் வடிகட்ட பவர் ஆட்டோமேட்டிற்குள் நிபந்தனைகளைப் பயன்படுத்துவது பொருத்தமான ஆவணங்கள் மட்டுமே அறிவிப்புச் செயல்முறையைத் தூண்டுவதை உறுதி செய்கிறது. இந்தத் துல்லியமானது அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களின் அளவைக் குறைப்பது மட்டுமல்லாமல், ஒவ்வொரு அறிவிப்பின் பொருத்தத்தையும் மேம்படுத்துகிறது, இது பெறுநர்கள் உள்ளடக்கத்துடன் ஈடுபடுவதற்கான வாய்ப்பை அதிகமாக்குகிறது.
மேலும், மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளில் அடாப்டிவ் கார்டுகள் போன்ற மேம்பட்ட பவர் ஆட்டோமேட் செயல்பாடுகளை ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம், இறுதிப் பயனருக்குத் தகவல் எவ்வாறு வழங்கப்படுகிறது என்பதை கணிசமாக மேம்படுத்தலாம். அடாப்டிவ் கார்டுகள், பொத்தான்கள் மற்றும் படிவங்கள் போன்ற மின்னஞ்சல்களுக்குள் பணக்கார, ஊடாடும் உள்ளடக்கத்தை உருவாக்க அனுமதிக்கின்றன, ஆவணத்தை அங்கீகரிப்பது அல்லது கருத்து வழங்குவது போன்ற செயல்களை பெறுநர்கள் தங்கள் இன்பாக்ஸிலிருந்து நேரடியாக எடுக்க உதவுகிறது. இந்த அளவிலான ஊடாடுதல் பணிப்பாய்வுகளை நெறிப்படுத்துகிறது மற்றும் மேலும் ஈர்க்கக்கூடிய பயனர் அனுபவத்தை வளர்க்கிறது. இந்த மேம்பட்ட அம்சங்களை மேம்படுத்துவதன் மூலம், நிறுவனங்கள் தங்கள் ஷேர்பாயிண்ட் அறிவிப்பு அமைப்பை மிகவும் ஆற்றல்மிக்க மற்றும் திறமையான கருவியாக மாற்றலாம், மேலும் அவற்றின் ஆவண மேலாண்மை செயல்முறைகளை மேம்படுத்தலாம்.
ஷேர்பாயிண்ட் அறிவிப்புகளில் அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
- கேள்வி: ஷேர்பாயிண்ட் ஆவணப் பண்புகளின் அடிப்படையில் பவர் ஆட்டோமேட் அறிவிப்புகளை அனுப்ப முடியுமா?
- பதில்: ஆம், மறுஆய்வு தேதி அல்லது மாற்றியமைத்தல் நிலை போன்ற ஷேர்பாயிண்ட் ஆவணங்களின் குறிப்பிட்ட பண்புகளின் அடிப்படையில் பவர் ஆட்டோமேட் ஓட்டங்களைத் தூண்டும்.
- கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளின் உள்ளடக்கத்தைத் தனிப்பயனாக்க முடியுமா?
- பதில்: நிச்சயமாக, ஷேர்பாயிண்ட் பட்டியல்கள் அல்லது நூலகங்களிலிருந்து மாறும் உள்ளடக்கத்தைப் பயன்படுத்துவது உட்பட மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கத்தைத் தனிப்பயனாக்க Power Automate அனுமதிக்கிறது.
- கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட் பெரிய ஷேர்பாயிண்ட் பட்டியல்களுக்கான மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை நிர்வகிக்க முடியுமா?
- பதில்: ஆம், பவர் ஆட்டோமேட் பெரிய பட்டியல்களைக் கையாள முடியும், ஆனால் ஓட்டத்தின் சிக்கலான தன்மை மற்றும் பட்டியலின் அளவைப் பொறுத்து செயல்திறன் மாறுபடலாம்.
- கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட்டில் மின்னஞ்சல் முகவரிகளை நீக்குவது எப்படி வேலை செய்கிறது?
- பதில்: அறிவிப்புகளை அனுப்பும் முன் நகல் மின்னஞ்சல் முகவரிகளை வடிகட்டுவதற்கும் அகற்றுவதற்கும் உள்ளமைக்கப்பட்ட பவர் ஆட்டோமேட் செயல்களை ஸ்கிரிப்டிங் செய்வதன் மூலமாகவோ அல்லது பயன்படுத்துவதன் மூலமாகவோ இரட்டிப்பை அடையலாம்.
- கேள்வி: அடாப்டிவ் கார்டுகளைப் பயன்படுத்தி மின்னஞ்சலில் இருந்து எடுக்கக்கூடிய செயல்களின் வகைகளுக்கு வரம்புகள் உள்ளதா?
- பதில்: அடாப்டிவ் கார்டுகள் பரந்த அளவிலான ஊடாடுதலை வழங்கினாலும், மின்னஞ்சல்களில் அவற்றின் செயல்பாடு ஊடாடும் கூறுகளுக்கான மின்னஞ்சல் கிளையண்ட் ஆதரவால் வரையறுக்கப்படலாம்.
அறிவிப்புகளை நெறிப்படுத்துதல் மற்றும் ஈடுபாட்டை மேம்படுத்துதல்
பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் ஷேர்பாயிண்ட் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை மேம்படுத்துவது பற்றிய எங்கள் ஆய்வு முடிவில், நகல் முகவரிகளைச் சமாளிப்பது ஒரு பன்முகச் சவாலாகும், இது தொழில்நுட்பக் கூர்மை மற்றும் மூலோபாய தொலைநோக்கு இரண்டையும் அவசியமாக்குகிறது. பவர்ஷெல் மற்றும் ஜாவாஸ்கிரிப்ட் ஸ்கிரிப்ட்களைப் பயன்படுத்தி மின்னஞ்சல் முகவரிகளை அனுப்புவதற்கு முன் நகலெடுப்பது, பெறுநர்கள் தொடர்புடைய அறிவிப்புகளை மட்டுமே பெறுவதை உறுதிசெய்கிறது. மேலும், அடாப்டிவ் கார்டுகள் மூலம் ஊடாடும் கூறுகளின் ஒருங்கிணைப்பு பயனர் அனுபவத்தை கணிசமாக உயர்த்தி, மேலும் ஈடுபாட்டுடன் செயல்படும். இந்தத் தீர்வுகள், நகல் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளின் உடனடிச் சிக்கலைத் தீர்ப்பது மட்டுமல்லாமல், ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனில் ஆவண மேலாண்மை பணிப்பாய்வுகளை மேம்படுத்துவதற்கான பரந்த இலக்குக்கும் பங்களிக்கின்றன. இந்த நடைமுறைகளைச் செயல்படுத்துவதன் மூலம், நிறுவனங்கள் தங்கள் தகவல்தொடர்பு சேனல்கள் திறமையானவை, அவற்றின் உள்ளடக்கம் ஈடுபாடு கொண்டவை மற்றும் அவற்றின் ஆவண மேலாண்மை செயல்முறைகள் வலுவானதாகவும், நெறிப்படுத்தப்பட்டதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய முடியும்.