Excel இல் மின்னஞ்சல் இணைப்புகளுக்கு XLOOKUP ஐ எவ்வாறு பயன்படுத்துவது

எக்செல் XLOOKUP உடன் மின்னஞ்சல் இணைப்புகளை தானியக்கமாக்குகிறது

இந்த வழிகாட்டியில், Outlook மின்னஞ்சலின் உடலில் இணைப்புகளை மாறும் வகையில் செருகுவதற்கு Excel இன் XLOOKUP செயல்பாட்டை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை ஆராய்வோம். வெவ்வேறு நபர்களின் சார்பாக தனிப்பயனாக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதற்கு இந்த முறை மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

உங்கள் எக்செல் தாளை அமைக்கும் செயல்முறை மற்றும் உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் கிளிக் செய்யக்கூடிய இணைப்புகளை உருவாக்க தேவையான VBA குறியீட்டை எழுதுவோம். தனிப்பயன் இணைப்புகளுடன் பல மின்னஞ்சல்களை திறமையாக நிர்வகிக்கவும் அனுப்பவும் இந்தத் தீர்வு உதவும்.

VBA மற்றும் பைதான் ஸ்கிரிப்ட்களின் விரிவான விளக்கம்

VBA ஸ்கிரிப்ட், எக்செல் தாளில் இருந்து எடுக்கப்பட்ட டைனமிக் இணைப்புகளுடன் Outlook மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் செயல்முறையை தானியக்கமாக்க வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. ஸ்கிரிப்ட் முக்கிய மாறிகளை வரையறுத்து இலக்கு பணித்தாள் அமைப்பதன் மூலம் தொடங்குகிறது. இது பயன்படுத்துகிறது Application.WorksheetFunction.XLookup அனுப்புநரின் பெயருடன் தொடர்புடைய இணைப்பைக் கண்டறிய. இது கிளிக் செய்யக்கூடிய இணைப்பை உருவாக்க HTML குறிச்சொற்களுடன் மின்னஞ்சல் அமைப்பை உருவாக்குகிறது. பயன்படுத்தி CreateObject("Outlook.Application"), ஸ்கிரிப்ட் அவுட்லுக்கைத் திறந்து புதிய மின்னஞ்சல் உருப்படியை உருவாக்குகிறது OutApp.CreateItem(0). மின்னஞ்சல் அமைப்பின் HTML உள்ளடக்கம் அமைக்கப்பட்டுள்ளது .HTMLBody, மற்றும் மின்னஞ்சல் அனுப்பப்பட்டது.

பைதான் ஸ்கிரிப்ட் பயன்படுத்துகிறது openpyxl மற்றும் win32com.client இதேபோன்ற செயல்பாட்டை அடைய நூலகங்கள். இது எக்செல் பணிப்புத்தகத்தைத் திறந்து, குறிப்பிட்ட பணித்தாளில் இருந்து தரவைப் பயன்படுத்திப் பெறுகிறது openpyxl.load_workbook மற்றும் ws.iter_rows. தி win32.Dispatch கட்டளை Outlook பயன்பாட்டை துவக்குகிறது. ஒவ்வொரு வரிசையிலும், ஸ்கிரிப்ட் HTML குறிச்சொற்களுடன் ஒரு மின்னஞ்சல் அமைப்பை உருவாக்குகிறது மற்றும் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்தி மின்னஞ்சலை அனுப்புகிறது mail.Send() முறை. இரண்டு ஸ்கிரிப்ட்களும் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் செயல்முறையை தானியங்குபடுத்துகின்றன, அனுப்புநரின் அடிப்படையில் சரியான இணைப்புகள் மாறும் வகையில் செருகப்படுவதை உறுதி செய்கிறது.

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

டைனமிக் மின்னஞ்சல் இணைப்புகளுக்கான மேம்பட்ட நுட்பங்கள்

மின்னஞ்சல்களில் டைனமிக் இணைப்புகளைக் கையாளுவதற்கான மற்றொரு சக்திவாய்ந்த அணுகுமுறை மைக்ரோசாஃப்ட் ஃப்ளோ (பவர் ஆட்டோமேட்) ஐப் பயன்படுத்துகிறது. கோப்புகளை ஒத்திசைக்கவும், அறிவிப்புகளைப் பெறவும், தரவைச் சேகரிக்கவும் உங்களுக்குப் பிடித்த ஆப்ஸ் மற்றும் சேவைகளுக்கு இடையே தானியங்கு பணிப்பாய்வுகளை உருவாக்க Power Automate உங்களை அனுமதிக்கிறது. இந்தப் பணிக்காக, எக்செல் டேபிளில் புதிய வரிசை சேர்க்கப்படும்போது தூண்டும் ஓட்டத்தை நீங்கள் உருவாக்கலாம். எக்செல் டேபிளில் உள்ள தரவைப் பயன்படுத்தி, டைனமிக் இணைப்புடன் மின்னஞ்சலை உருவாக்கவும் அனுப்பவும் இந்த ஓட்டம் முடியும். நீங்கள் குறியீடு இல்லாத தீர்வைத் தேடுகிறீர்களானால், இந்த முறை மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

பவர் ஆட்டோமேட்டைப் பயன்படுத்தி, டைனமிக் உள்ளடக்கத்துடன் மின்னஞ்சல்களை நிர்வகிக்கும் மற்றும் அனுப்பும் செயல்முறையை எளிதாக்கலாம். இது எக்செல் மற்றும் அவுட்லுக் இரண்டிலும் தடையின்றி ஒருங்கிணைத்து, உங்கள் பணிப்பாய்வுகளை அமைக்க பயனர் நட்பு இடைமுகத்தை வழங்குகிறது. கூடுதலாக, இது பல்வேறு தனிப்பயனாக்குதல் விருப்பங்களை வழங்குகிறது மற்றும் ஒரு அட்டவணையில் மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவது அல்லது உங்கள் எக்செல் தரவில் உள்ள சில நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் மிகவும் சிக்கலான காட்சிகளைக் கையாள முடியும். மின்னஞ்சல் செயல்முறைகளை தானியக்கமாக்குவதற்கு அதிக காட்சி மற்றும் ஊடாடும் வழியை விரும்பும் பயனர்களுக்கு இந்த அணுகுமுறை சிறந்தது.

அவுட்லுக் இணைப்புகளை தானியக்கமாக்குவதற்கான முக்கிய குறிப்புகள்

முடிவில், அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களில் எக்செல் இலிருந்து டைனமிக் இணைப்புகளை தானாகச் செருகுவதற்கு VBA மற்றும் பைதான் ஸ்கிரிப்ட்களைப் பயன்படுத்துவது செயல்திறனை கணிசமாக அதிகரிக்கிறது. போன்ற செயல்பாடுகளை மேம்படுத்துவதன் மூலம் XLOOKUP மற்றும் HTML மின்னஞ்சல் உடல்களை வடிவமைப்பதற்கான முறைகள், ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் சரியான தனிப்பயனாக்கப்பட்ட இணைப்பைக் கொண்டிருப்பதை உறுதிசெய்யலாம். போன்ற குறியீடு இல்லாத தீர்வுகளை ஆராய்தல் Power Automate ஸ்கிரிப்டிங்கைப் பற்றி அதிகம் அறியாதவர்களுக்கு அணுகக்கூடிய மாற்றீட்டை வழங்க முடியும். குறியீட்டு முறை அல்லது ஆட்டோமேஷன் கருவிகள் மூலம், உங்கள் பணிப்பாய்வுகளை ஒழுங்குபடுத்துவது நேரத்தைச் சேமிக்கும் மற்றும் பிழைகளைக் குறைக்கும்.