కంపెనీ వ్యాప్త లింక్‌లను పరిమితం చేసేటప్పుడు షేర్‌పాయింట్ జాబితా ఫారమ్‌లను నిర్వహించడం

షేర్‌పాయింట్ జాబితా ఫారమ్‌లకు సురక్షితమైన ప్రాప్యతను నిర్ధారించడం

షేర్‌పాయింట్ సైట్‌ను నిర్వహించేటప్పుడు, భద్రతకు అధిక ప్రాధాన్యత. డేటా రక్షణ కోసం కంపెనీ వ్యాప్త లింక్‌లను ఎవరు పంచుకోగలరు మరియు యాక్సెస్ చేయగలరో నియంత్రించడం చాలా ముఖ్యం. ఏదేమైనా, ఈ లింక్‌లను పరిమితం చేయడం కొన్నిసార్లు అనాలోచిత పరిణామాలను కలిగిస్తుంది. 🚀

పవర్‌షెల్ ద్వారా కంపెనీ వ్యాప్తంగా భాగస్వామ్యం చేసే లింక్‌లను నిలిపివేసేటప్పుడు అలాంటి ఒక సమస్య సంభవిస్తుంది. ఇది అవాంఛిత ప్రాప్యతను నిరోధిస్తుండగా, ఇది షేర్‌పాయింట్ జాబితా ఫారమ్‌ల వంటి ముఖ్యమైన లక్షణాలను కూడా ప్రభావితం చేస్తుంది. డేటా సేకరణకు ఈ ఫారమ్‌లు చాలా ముఖ్యమైనవి, జాబితాకు ప్రత్యక్ష ప్రాప్యత లేకుండా ఉద్యోగులను సమాచారాన్ని సమర్పించడానికి అనుమతిస్తుంది.

షేర్‌పాయింట్ ఫారం ద్వారా ఉద్యోగుల అభిప్రాయాన్ని సేకరించే హెచ్‌ఆర్ బృందాన్ని g హించుకోండి. అంతర్లీన జాబితాను బహిర్గతం చేయకుండా సంస్థ వ్యాప్తంగా ప్రతిస్పందనలను అనుమతించడం లక్ష్యం. దురదృష్టవశాత్తు, కంపెనీ వ్యాప్త లింక్‌లపై ప్రపంచ పరిమితి దీనిని నిరోధించవచ్చు, ఇది గందరగోళం మరియు వర్క్‌ఫ్లో అంతరాయాలకు దారితీస్తుంది. 🛑

కాబట్టి, "ప్రతిస్పందించగల" లింక్‌లు క్రియాత్మకంగా ఉండేలా మనం భద్రతను ఎలా కొనసాగించగలం? ప్రతిస్పందన లింక్‌లను ప్రాప్యత చేసేటప్పుడు "సవరించు/వీక్షణ" లింక్‌లను ఎంపిక చేసుకోవడంలో సవాలు ఉంది. ఈ వ్యాసం షేర్‌పాయింట్‌లో భద్రత మరియు వినియోగం మధ్య సరైన సమతుల్యతను సాధించడానికి ఆచరణాత్మక పరిష్కారాన్ని అన్వేషిస్తుంది.

సురక్షిత మరియు క్రియాత్మక షేర్‌పాయింట్ రూపాలను నిర్ధారిస్తుంది

మేనేజింగ్ a షేర్‌పాయింట్ పర్యావరణానికి వినియోగానికి భద్రతను సమతుల్యం చేయడం అవసరం. ఇంతకుముందు అందించిన పవర్‌షెల్ స్క్రిప్ట్ కంపెనీ వ్యాప్తంగా భాగస్వామ్యాన్ని నిలిపివేయడం ద్వారా ఈ ప్రక్రియలో కీలక పాత్ర పోషిస్తుంది, అయితే ఫారమ్ ప్రతిస్పందనలను ప్రాప్యత చేయడానికి అనుమతిస్తుంది. మొదటి కీ ఆదేశం, SET -PSPOSISE -DISABLECOMPANYWIDESHANGINGLINKS, విస్తృత లింక్ భాగస్వామ్యాన్ని నిరోధిస్తుంది, సున్నితమైన డేటాను నిర్ధారించడం రక్షించబడిందని నిర్ధారిస్తుంది. ఏదేమైనా, ఈ సెట్టింగ్ అనుకోకుండా ఫారం సమర్పణ లింక్‌లను పరిమితం చేస్తుంది, ఇవి వినియోగదారులకు పూర్తి జాబితా యాక్సెస్ లేకుండా డేటాను ఇన్పుట్ చేయడానికి అవసరం. దీన్ని ఎదుర్కోవటానికి, ఎడిటింగ్ అధికారాలను మంజూరు చేయకుండా బాహ్య వినియోగదారు ప్రతిస్పందనను అనుమతించడానికి స్క్రిప్ట్ భాగస్వామ్య సామర్థ్యాలను పునర్నిర్మిస్తుంది. 📌

షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లను డైనమిక్‌గా సవరించడానికి జావాస్క్రిప్ట్ పరిష్కారం షేర్‌పాయింట్ REST API ని ఉపయోగించుకుంటుంది. ప్రత్యక్ష పవర్‌షెల్ యాక్సెస్ లేకుండా బహుళ సైట్‌లను నిర్వహించేటప్పుడు లేదా లింక్ అనుమతులను ఆటోమేట్ చేసేటప్పుడు ఈ విధానం ముఖ్యంగా ఉపయోగపడుతుంది. లక్ష్యంగా చేసుకోవడం ద్వారా Sp.web.shareobject API, సైట్ భద్రతను కొనసాగిస్తూ సమర్పణ లింక్‌లను రూపొందించడానికి స్క్రిప్ట్ పరిమిత-వీక్షణ అనుమతులను కేటాయిస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఉద్యోగుల సర్వేల కోసం షేర్‌పాయింట్‌ను ఉపయోగించే హెచ్‌ఆర్ విభాగం అన్ని సిబ్బంది సభ్యులందరూ అంతర్లీన డేటాను బహిర్గతం చేయకుండా ఫారమ్‌లకు ప్రతిస్పందించగలరని నిర్ధారించవచ్చు. ఈ పద్ధతి భద్రతా సమ్మతిని కొనసాగిస్తూ వర్క్‌ఫ్లో నిర్వహణను క్రమబద్ధీకరిస్తుంది. 🔒

అదనంగా, పవర్ ఆటోమేట్ అనుమతులను నిర్వహించడానికి నో-కోడ్ ప్రత్యామ్నాయాన్ని అందిస్తుంది. ఆటోమేషన్ ప్రవాహం కొత్త ఫారమ్ సృష్టించినప్పుడల్లా షేర్‌పాయింట్‌కు ఒక HTTP అభ్యర్థనను ప్రేరేపిస్తుంది, ప్రతిస్పందన లింకులు సంస్థ వ్యాప్తంగా అందుబాటులో ఉన్నాయని నిర్ధారిస్తుంది. ఈ పరిష్కారం సంక్లిష్ట స్క్రిప్ట్‌లను అమలు చేయకుండా యాక్సెస్ నియంత్రణను నిర్వహించాల్సిన సాంకేతికత లేని నిర్వాహకులకు ప్రయోజనం చేకూరుస్తుంది. బహుళ జాబితాలలో అనుమతులను ప్రామాణీకరించడానికి పవర్ ఆటోమేట్ ఉపయోగించి ఐటి మద్దతు బృందాన్ని g హించుకోండి -ఇది తప్పుగా కాన్ఫిగర్ చేసిన లింక్‌ల ప్రమాదాన్ని తొలగిస్తుంది మరియు స్థిరమైన భద్రతా విధానాలను నిర్ధారిస్తుంది.

అంతిమంగా, ఈ పరిష్కారాలు షేర్‌పాయింట్ భద్రత మరియు వినియోగానికి అనువైన విధానాన్ని అందిస్తాయి. పవర్‌షెల్, REST API మరియు ఆటోమేషన్ సాధనాలను పెంచడం ద్వారా, సంస్థలు వారి ప్రత్యేక అవసరాలను తీర్చడానికి భాగస్వామ్య సెట్టింగ్‌లను చక్కగా ట్యూన్ చేయవచ్చు. ప్రత్యక్ష స్క్రిప్టింగ్, ఆటోమేటెడ్ వర్క్‌ఫ్లోస్ లేదా API కాల్స్ ద్వారా, మధ్య సమతుల్యతను కొనసాగించడం డేటా రక్షణ మరియు ప్రాప్యత అవసరం. ముఖ్య టేకావే ఏమిటంటే, సంస్థలు వారి నిర్దిష్ట అవసరాలను అంచనా వేయాలి మరియు వాటి కార్యాచరణ నిర్మాణం మరియు భద్రతా విధానాలతో ఉత్తమంగా ఉండే పద్ధతిని ఎంచుకోవాలి.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

భద్రతను పెంచేటప్పుడు షేర్‌పాయింట్ ఫారమ్‌లను ఆప్టిమైజ్ చేయడం

నిర్వహణ యొక్క మరొక కీలకమైన అంశం షేర్‌పాయింట్ జాబితాలు భద్రతా విధానాలను అమలు చేసేటప్పుడు వినియోగదారు అనుభవం అతుకులు అని ఫారమ్‌లు నిర్ధారిస్తాయి. HR ప్రయోజనాలు, కస్టమర్ ఫీడ్‌బ్యాక్ లేదా ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ కోసం అనేక సంస్థలు డేటా సేకరణ కోసం ఫారమ్‌లపై ఆధారపడతాయి. సున్నితమైన జాబితా డేటాను భద్రపరచడానికి ప్రయత్నిస్తున్నప్పుడు నిర్వాహకులు అనుకోకుండా ఫారం ప్రతిస్పందన లింక్‌లకు ప్రాప్యతను పరిమితం చేసినప్పుడు సవాలు తలెత్తుతుంది. ప్రతిస్పందనలను సవరించడం/చూడటం మరియు సమర్పించడం మధ్య తేడాను గుర్తించే సెలెక్టివ్ అనుమతి నిర్వహణను అమలు చేయడం ముఖ్య విషయం. 📌

ఉపయోగించని ఒక విధానం పరపతి మైక్రోసాఫ్ట్ గ్రాఫ్ API షేర్‌పాయింట్ యొక్క స్థానిక భాగస్వామ్య సెట్టింగ్‌లతో పాటు. API స్థాయిలో అనుమతి నియామకాన్ని ఆటోమేట్ చేయడం ద్వారా, అంతర్లీన జాబితాకు అనవసరమైన ప్రాప్యతను నిరోధించేటప్పుడు ఫారమ్‌లకు ఎవరు స్పందించగలరో నిర్వాహకులు డైనమిక్‌గా నియంత్రించవచ్చు. ఉదాహరణకు, షేర్‌పాయింట్ ఫారం ద్వారా బడ్జెట్ అభ్యర్థనలను సేకరించే ఫైనాన్స్ బృందం ఉద్యోగులు వారి అభ్యర్థనలను సమర్పించవచ్చని నిర్ధారించవచ్చు కాని సమర్పించిన ఎంట్రీలను యాక్సెస్ చేయదు లేదా సవరించదు. ఈ లక్ష్య అనుమతి నియంత్రణ కార్యాచరణను కొనసాగిస్తూ భద్రతా నష్టాలను తగ్గిస్తుంది.

అజూర్ AD ద్వారా షరతులతో కూడిన యాక్సెస్ విధానాలను ఏకీకృతం చేయడం మరొక ఉత్తమ పద్ధతి. వినియోగదారు పాత్రలు, పరికర భద్రత లేదా IP పరిమితుల ఆధారంగా ప్రాప్యత నియమాలను నిర్వచించడం ద్వారా, అధీకృత ఉద్యోగులు మాత్రమే షేర్‌పాయింట్ ఫారమ్‌లతో సంకర్షణ చెందగలరని సంస్థలు నిర్ధారించగలవు. ఈ పద్ధతి అనధికార వినియోగదారులను భాగస్వామ్య లింక్‌లను దోపిడీ చేయకుండా నిరోధిస్తుంది, అయితే ధృవీకరించబడిన ఉద్యోగులకు డేటాను అందించడానికి అనుమతిస్తుంది. బాగా కాన్ఫిగర్ చేయబడిన భద్రత మరియు భాగస్వామ్య వ్యూహం నష్టాలను తగ్గించేటప్పుడు షేర్‌పాయింట్ యొక్క ప్రయోజనాలను పెంచడానికి కంపెనీలను అనుమతిస్తుంది. 🔒