SharePoint Şablonlarından Excel Altbilgilerine Dinamik Kullanıcı Adları Ekleme

SharePoint Bağlantılı Excel Şablonlarında Kullanıcı Etkinliğini İzleme

Birden fazla kullanıcının formlarını göndermek için aynı SharePoint şablonuna eriştiği hareketli bir ofis hayal edin. 🖥️ Denetçinin belirli bir formu kimin doldurup gönderdiğini belirlemesi gerektiğinde zorluk ortaya çıkar. SharePoint bu bilgileri "oluşturucu" sütunu altında günlüğe kaydederken, Excel sayfasının alt bilgisinde kullanıcının adını içeren basılı bir kopya yazdırma ihtiyacı karşılanmaz.

Bu görev daha da zorlaşıyor çünkü varsayılan VBA aşağıdaki gibi çalışıyor Uygulama.KullanıcıAdı Ve Environ("Kullanıcı adı") genellikle formu düzenleyen gerçek kullanıcı yerine orijinal şablon oluşturucuya veya yerel makine kullanıcısına işaret eder. Bu nedenle, doğru kullanıcı adını dinamik olarak eklemek için güvenilir bir yöntem bulmak çok önemli hale geliyor.

Gerçek dünya senaryolarında bu tutarsızlık, denetim ve izlemede yanlışlıklara yol açabilir. Örneğin, önceki görevimde, harici yükleniciler tarafından doldurulan formların çıktıda her zaman yöneticinin kullanıcı adını göstermesi ve bu durumun denetimler sırasında ciddi kafa karışıklığına neden olması gibi bir sorun yaşadık.

Bu makalede VBA, SharePoint entegrasyonu ve bazı akıllı ayarlamalar kullanarak bu engelleri nasıl aşabileceğiniz anlatılmaktadır. Sonunda, yazdırılan her formun, onu gönderen bireysel kullanıcıyı doğru şekilde yansıtmasını sağlayacak pratik bir çözüme sahip olacaksınız. Hadi dalalım! 🔍

Excel Alt Bilgilerini Dinamik SharePoint Kullanıcı Adlarıyla Özelleştirme

Sunulan çözümler dinamik olarak getirmeyi ve görüntülemeyi amaçlamaktadır. SharePoint "yaratıcı" Kullanıcı adı Excel çalışma sayfasının altbilgisinde yer alır. Bu gereksinim, birden fazla kullanıcının SharePoint'te depolanan paylaşılan bir şablonu temel alarak form gönderdiği ve denetçilerin açık bir atıf yapması gerektiği senaryolarda ortaya çıkar. İlk komut dosyası Excel'in yerel dilini kullanır Sayfa Kurulumu altbilgiyi dinamik olarak özelleştirme işlevi. Bu komut dosyası, VBA yöntemlerini SharePoint meta veri erişimiyle birleştirerek, alt bilginin orijinal oluşturucunun değil, formu dolduran kullanıcının kullanıcı adını yansıtmasını sağlar.

Örneğin, ilk çözüm, ListObjects.Add SharePoint'in belge kitaplığına canlı bir bağlantı kurmak için. Bu komut, meta verileri çalışma kitabına çekerek satırlar arasında yineleme yapılmasını ve "yaratıcı" alanının çıkarılmasını mümkün kılar. Uyumluluk formları gönderen bir departmanı hayal edin; her gönderimin altbilgisi, sorumlu çalışanı açıkça tanımlayacak ve denetim belirsizliklerini ortadan kaldıracaktır. Bu yöntem esneklik sağlar ve forma katkıda bulunanların belirlenmesinde manuel müdahaleyi önler. 🚀

İkinci yaklaşım, SharePoint'in REST API'sinden yararlanır. kullanarak CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") komutunu kullanarak, komut dosyası meta verileri doğrudan getirmek için bir HTTP isteği başlatır. Bu yöntem özellikle SharePoint kitaplıklarının karmaşık olduğu veya çok sayıda alan içerdiği ortamlarda kullanışlıdır. JSON yanıtını aşağıdaki gibi işlevlerle ayrıştırma InStr Ve Orta "yaratıcı" alanının hassas bir şekilde çıkarılmasına olanak tanır. Geçmişteki görevimde benzer bir komut dosyası, form izlemeyi kolaylaştırdı ve her ay saatlerce süren manuel mutabakattan tasarruf sağladı. 🖋️

Son komut dosyası, Office 365 özelliklerini kullanarak entegre olur. YerleşikBelgeÖzellikleri çalışma kitabının meta verilerine doğrudan erişme komutunu kullanın. Bu komut dosyası, Office 365'i yoğun olarak kullanan ve REST API karmaşıklıkları olmayan hafif bir çözüme ihtiyaç duyan kuruluşlar için çok uygundur. Her komut dosyasında modüler özellikler bulunur ve bu da onları SharePoint ile tümleşik diğer iş akışları için yeniden kullanılabilir hale getirir. Örneğin, bunları gönderim zaman damgalarını ve hatta departman adlarını içerecek şekilde uyarlayarak denetim faydalarını daha da artırabilirsiniz.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Gelişmiş Denetim için SharePoint Verilerini Excel VBA ile Bütünleştirme

Excel'i SharePoint ile entegre etmenin sıklıkla gözden kaçırılan yönlerinden biri, iki platform arasındaki meta verilerin kesintisiz akışıdır. VBA'yı kullanarak temel otomasyonun ötesine geçerek önemli meta veri alanlarını çıkartabilirsiniz. kullanıcı adı Bir şablonu tamamlayan kişinin bilgilerini alın ve bunları özel Excel alt bilgilerinde veya üst bilgilerinde kullanın. Bu işlevsellik, gönderilen her formun doldurulmasından sorumlu kişiye açık bir atıf yapılmasının gerektiği uyumluluk gibi senaryolarda çok önemlidir.

Bir diğer yararlı yaklaşım ise SharePoint'in kapsamlı meta veri özelliklerinden yararlanmayı içerir. Örneğin, "Değiştiren" veya "Son Değiştiren" gibi sütunlar, izleme ve doğrulama için ek bağlam sağlayabilir. Bu verileri VBA aracılığıyla dinamik olarak çekerek, Excel şablonlarınız yalnızca doğru kullanıcı bilgilerini yansıtmakla kalmaz, aynı zamanda manuel giriş hataları olasılığını da azaltır. Bu özellik, birden fazla kullanıcının paylaşılan şablonlar üzerinde işbirliği yaptığı ekip projelerinde özellikle değerlidir. 🖇️

Son olarak, kuruluşların SharePoint'i kullanma biçimindeki potansiyel farklılıkları hesaba katmak önemlidir. Bazılarında uyarlanabilir VBA komut dosyaları gerektiren özel sütunlar veya meta veri alanları bulunabilir. API çağrılarını veri biçimlendirmesinden ayırmak gibi modüler kodlama uygulamaları, çözümünüzün bu tür varyasyonlara göre ölçeklenebilmesini veya ayarlanabilmesini sağlar. Örneğin, geçmişteki bir projemizde, kullanıcı etkinliğini doğrudan SharePoint'ten Excel çalışma kitaplarına toplayan özet raporları otomatik olarak oluşturmak için bu yaklaşımı kullandık. 🚀