Şirket çapındaki bağlantıları kısıtlarken SharePoint listesi formlarını yönetme

SharePoint liste formlarına güvenli erişim sağlamak

Bir SharePoint sitesini yönetirken güvenlik en önemli önceliktir. Şirket çapında bağlantıları kimin paylaşabileceğini ve erişebileceğini kontrol etmek veri koruması için çok önemlidir. Ancak, bu bağlantıları kısıtlamak bazen istenmeyen sonuçlara sahip olabilir. 🚀

Böyle bir sorun, PowerShell aracılığıyla şirket çapında paylaşım bağlantılarını devre dışı bırakırken ortaya çıkar. Bu istenmeyen erişimi önlerken, SharePoint listesi formları gibi temel özellikleri de etkileyebilir. Bu formlar veri toplama için hayati önem taşır ve çalışanların listeye doğrudan erişmeden bilgi göndermelerine olanak tanır.

Bir SharePoint formu üzerinden çalışan geri bildirimlerini toplayan bir İK ekibini hayal edin. Amaç, temel listeyi açığa çıkarmadan kuruluş çapında yanıtlara izin vermektir. Ne yazık ki, şirket çapında bağlantılarda küresel bir kısıtlama bunu önleyerek karışıklığa ve iş akışı kesintilerine yol açabilir. 🛑

Peki, "yanıt verebilir" bağlantılarının işlevsel kalmasını sağlarken güvenliği nasıl koruyabiliriz? Zorluk, yanıt bağlantılarını erişilebilir tutarken seçici olarak "Düzenle/Görüntüle" bağlantılarını devre dışı bırakmaktır. Bu makale, SharePoint'teki güvenlik ve kullanılabilirlik arasındaki doğru dengeyi vurmak için pratik bir çözüm araştırmaktadır.

Güvenli ve işlevsel SharePoint formlarını sağlamak

Yönetme Sharepoint Çevre, güvenliği kullanılabilirlik ile dengelemeyi gerektirir. Daha önce sağlanan PowerShell betiği, şirket çapında paylaşımı devre dışı bırakarak form yanıtlarının erişilebilir kalmasına izin vererek bu süreçte önemli bir rol oynar. İlk anahtar komutu, Set -Sposit -DisableCompanywidesharingLinks, geniş bağlantı paylaşımını önler, hassas verilerin korunmasını sağlar. Ancak, bu ayar, kullanıcıların tam liste erişimi olmadan veri girmeleri için gerekli olan form gönderme bağlantılarını yanlışlıkla kısıtlar. Buna karşı koymak için, komut dosyası, düzenleme ayrıcalıkları vermeden harici kullanıcı yanıtına izin vermek için paylaşım özelliklerini yeniden yapılandırır. 📌

JavaScript çözümü, paylaşım ayarlarını dinamik olarak değiştirmek için SharePoint REST API'sını kullanır. Bu yaklaşım özellikle birden fazla siteyi yönetirken veya doğrudan PowerShell erişimi olmadan bağlantı izinlerini otomatikleştirirken kullanışlıdır. Hedefleyerek Sp.web.ShareObject API, komut dosyası, site güvenliğini korurken gönderim bağlantıları oluşturmak için sınırlı görünüm izinleri atar. Örneğin, çalışan anketleri için SharePoint kullanan bir İK departmanı, tüm personelin altta yatan verileri açığa çıkarmadan formlara yanıt verebilmesini sağlayabilir. Bu yöntem, güvenlik uyumluluğunu korurken iş akışı yönetimini kolaylaştırır. 🔒

Ayrıca, Power Automate, izinleri yönetmeye kodsuz bir alternatif sağlar. Otomasyon akışı, yeni bir form oluşturulduğunda SharePoint'e bir HTTP isteğini tetikler ve yanıt bağlantılarının kuruluş çapında kullanılabilir kalmasını sağlar. Bu çözüm, karmaşık komut dosyaları yürütmeden erişim kontrolünü sürdürmesi gereken teknik olmayan yöneticilere fayda sağlar. Birden çok listede izinleri standartlaştırmak için Power Automate kullanarak bir BT destek ekibini düşünün - bu, yanlış yapılandırılmış bağlantılar riskini ortadan kaldırır ve tutarlı güvenlik politikaları sağlar.

Sonuçta, bu çözümler SharePoint güvenlik ve kullanılabilirliğe esnek bir yaklaşım sağlar. PowerShell, REST API ve otomasyon araçlarından yararlanarak, kuruluşlar benzersiz ihtiyaçlarını karşılamak için paylaşım ayarlarına ince ayar yapabilirler. Doğrudan komut dosyası, otomatik iş akışları veya API çağrıları yoluyla olsun, veri koruması ve erişilebilirlik esastır. Temel paket, kuruluşların özel gereksinimlerini değerlendirmeleri ve operasyonel yapıları ve güvenlik politikaları ile en iyi uyumlu yöntemi seçmeleri gerektiğidir.

# Connect to SharePoint Online  
Connect-SPOService -Url "https://company-admin.sharepoint.com"  
# Disable company-wide sharing for editing/viewing links  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -DisableCompanyWideSharingLinks $true  
# Allow 'Can Respond' links for forms  
Set-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" -SharingCapability ExternalUserSharingOnly  
# Verify the settings  
Get-SPOSite -Identity "https://company.sharepoint.com/sites/sitename" | Select SharingCapability  

// Define the SharePoint site URL  
var siteUrl = "https://company.sharepoint.com/sites/sitename";  
// Function to modify sharing settings  
function updateSharingSettings() {  
   var requestUrl = siteUrl + "/_api/SP.Web.ShareObject";  
   var requestBody = {  
      "url": siteUrl,  
      "peoplePickerInput": "[{'Key':'everyone'}]",  
      "roleValue": "LimitedView",  
      "sendEmail": false  
   };  
   fetch(requestUrl, {  
      method: "POST",  
      headers: { "Accept": "application/json;odata=verbose", "Content-Type": "application/json" },  
      body: JSON.stringify(requestBody)  
   }).then(response => response.json()).then(data => console.log("Updated!", data));  
}  
updateSharingSettings();  

// Create a Flow triggered on form submission  
// Use 'Send an HTTP request to SharePoint'  
// Set the method to POST  
// Target URL: /_api/SP.Web.ShareObject  
// Body parameters:  
{ "url": "https://company.sharepoint.com/sites/sitename", "roleValue": "LimitedView" }  
// Test the flow to ensure only response links remain active  

Güvenliği artırırken SharePoint formlarını optimize etme

Yönetmenin başka bir önemli yönü SharePoint listeleri ve formlar güvenlik politikalarını uygularken kullanıcı deneyiminin sorunsuz kalmasını sağlamaktır. Birçok kuruluş, İK amaçları, müşteri geri bildirimi veya proje yönetimi için veri toplama formlarına güvenir. Zorluk, yöneticiler hassas liste verilerini güvence altına almaya çalışırken yanlışlıkla form yanıt bağlantılarına erişimi kısıtladığında ortaya çıkar. Anahtar, yanıtları düzenleme/görüntüleme ve gönderme arasında ayrım yapan seçici izin yönetimi uygulamaktır. 📌

Az kullanılan bir yaklaşımdan yararlanıyor Microsoft Graph API SharePoint'in yerel paylaşım ayarlarının yanı sıra. API düzeyinde izin ödevini otomatikleştirerek yöneticiler, temel listeye gereksiz erişimi engellerken formlara kimin yanıt verebileceğini dinamik olarak kontrol edebilirler. Örneğin, bir SharePoint formu aracılığıyla bütçe taleplerini toplayan bir finans ekibi, çalışanların taleplerini gönderebilmelerini ancak gönderilen girişlere erişemeymesini veya değiştirememesini sağlayabilir. Bu hedeflenen izin kontrolü, işlevselliği sürdürürken güvenlik risklerini azaltır.

Bir diğer en iyi uygulama, koşullu erişim politikalarını Azure AD ile entegre etmektir. Kuruluşlar, kullanıcı rollerine, cihaz güvenliğine veya IP kısıtlamalarına dayalı erişim kurallarını tanımlayarak, yalnızca yetkili çalışanların SharePoint formlarıyla etkileşime girmesini sağlayabilir. Bu yöntem, yetkisiz kullanıcıların paylaşılan bağlantılardan yararlanmasını önlerken, doğrulanmış çalışanların verilere katkıda bulunmasına izin verir. İyi yapılandırılmış bir güvenlik ve paylaşım stratejisi, şirketlerin riskleri hafifletirken SharePoint'in faydalarını en üst düzeye çıkarmasını sağlar. 🔒