Ефективно управління SharePoint дозволи підтримують людей, які повинні надати дані доступними, гарантуючи безпеку. Обмеження посилань для спільного обміну компанією представляє загальну проблему, оскільки це може ненавмисно запобігти відповідям формі. Адміністратори можуть коригувати дозволи за допомогою PowerShell , API REST та інструментів автоматизації, таких як Power Automate. Ці методи дозволяють відповідати, але забороняють користувачам читати чи змінювати списки. Безпека можна додатково покращити, використовуючи Microsoft Graph API та впроваджуючи доступ на основі ролі. Для підтримки ефективності процесів без розкриття критичної інформації організаціям потрібно вразити компроміс між безпекою та зручністю використання.

Користувачі можуть динамічно додавати ім’я користувача особи, яка надсилає форму, до нижнього колонтитула аркуша шляхом інтеграції Excel VBA з інформацією SharePoint. Кожен екземпляр форми належним чином зараховується завдяки використанню складних стратегій, таких як атрибути документів або REST API SharePoint. Особливо у спільних операціях це покращує аудит і усуває невизначеність.

Power Automate і SharePoint є критично важливими інструментами для підвищення ефективності робочого процесу, зокрема для керування термінами за допомогою автоматичних нагадувань. Використовуючи ці платформи, користувачі можуть налаштувати потоки для надсилання сповіщень завчасно, забезпечуючи виконання проектів.

Неочікувані видалення в SharePoint спантеличили адміністраторів, підкресливши сценарій, коли папки видаляються без прямого втручання користувача. Розслідування охопило налаштування, журнали аудиту та синхронізацію пристроїв, але остаточної причини не виявило. Ця ситуація підкреслює складність керування середовищем SharePoint і важливість ретельного моніторингу та журналів аудиту для захисту від небажаної втрати даних.

Впровадження системи продажу квитків SharePoint Online підвищує ефективність ІТ-довідкової служби шляхом централізації надсилання квитків і коментарів. Однак проблема сповіщення служби підтримки про нові коментарі без згадок вимагає творчого рішення. Використання Power Automate для об’єднання цих коментарів в єдине періодичне сповіщення може значно зменшити безлад і забезпечити своєчасні відповіді.

Інтеграція робочих процесів Power Automate із SharePoint Online створює труднощі, особливо під час роботи з вкладеннями VCF.