Впровадження двоетапної системи сповіщень електронною поштою про затвердження в Google Таблицях

Автоматизація сповіщень про схвалення в робочих процесах електронних таблиць

У сучасному швидкому бізнес-середовищі ефективність процесів затвердження може суттєво вплинути на робочі процеси. Багато організацій покладаються на Google Таблиці для керування такими завданнями, як запити на схвалення, завдяки її гнучкості та доступності. Загальна проблема виникає під час впровадження автоматизованої системи для цих процесів, особливо коли вона передбачає двоетапний механізм затвердження. Ця система потребує надсилання автоматичного електронного листа до ІТ-відділу після отримання попереднього та остаточного схвалення за умови, що статус запиту змінюється на «схвалено».

Однак автоматизація цього процесу за допомогою Google Apps Script представляє особливу проблему. Вбудований тригер «onEdit», важливий для ініціювання надсилання електронної пошти, не активується для змін, внесених програмним шляхом — лише для змін, внесених через пряму взаємодію користувача. Це обмеження створює значну перешкоду у випадках, коли оновлення статусу з «очікує» на «затверджено» виконується сценарієм. Цей вступ закладає основу для вивчення рішень для бездоганної інтеграції автоматичних сповіщень електронною поштою в робочий процес затвердження на основі Google Таблиць, забезпечуючи своєчасне спілкування та ефективність процесу.

Розшифровка механізму автоматизованої електронної пошти

Автоматизована система тригерів електронної пошти, яку я розробив для Google Таблиць, насамперед спрямована на спрощення процесу затвердження в організаціях, особливо у випадках, коли перед продовженням потрібна згода кількох осіб, які схвалюють. Перша частина рішення, створена в Google Apps Script, безпосередньо взаємодіє з Google Таблицями, де записуються статуси схвалення. Сценарій перевіряє весь аркуш «Схвалення» на наявність рядків, де схвалювач 1 і схвалювач 2 позначили своє схвалення як «схвалено». Це надзвичайно важливо, оскільки сценарій призначений для роботи лише тоді, коли надано обидва схвалення, що відображає повністю авторизований запит. Щоб досягти цього, сценарій повторює кожен рядок, перевіряючи конкретні стовпці, призначені для кожного рішення особи, що затверджує, і загальний статус запиту. Коли рядок відповідає критеріям (обидва затверджувачі схвалили, а статус встановлено на «схвалено»), сценарій надсилає електронний лист ІТ-відділу. Це сповіщення електронною поштою надсилається за допомогою служби MailApp, частини сценарію Google Apps, яка полегшує надсилання електронної пошти безпосередньо зі сценарію. Це забезпечує оперативне інформування ІТ-відділу про схвалений запит, що дозволяє швидко вжити заходів.

Механізм оновлення статусу схвалення через веб-додаток служить зовнішнім аналогом автоматизованої системи електронної пошти. Цей компонент особливо важливий, оскільки тригер «onEdit» у Google Таблицях реагує лише на редагування вручну, а не на програмні зміни. Щоб обійти це обмеження, простий веб-інтерфейс дозволяє користувачам оновлювати статус запиту на схвалення. Після взаємодії, наприклад натискання кнопки, щоб позначити запит як «схвалений», веб-програма викликає функцію сценарію Google Apps за допомогою команди `google.script.run`. Ця команда є потужною, оскільки дозволяє сценарію виконувати дії в таблиці Google на основі вхідних даних, отриманих із веб-інтерфейсу, ефективно імітуючи редагування вручну. Після цього сценарій може продовжити перевірку наявності змін і надсилати електронні листи, як це передбачено, заповнюючи розрив, створений обмеженнями тригера "onEdit". Це двокомпонентне рішення гарантує, що процес затвердження є ефективним і адаптованим, враховуючи потребу в ручному та автоматичному втручанні в робочий процес.

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

Підвищення ефективності робочого процесу за допомогою автоматизації електронних таблиць

Концепція автоматизації сповіщень електронною поштою в Google Таблицях як частина двоетапного процесу затвердження представляє складний метод оптимізації організаційних робочих процесів. Традиційно ручне втручання в послідовність затвердження було основним, вимагаючи людських дій для просування процесів. Однак, використовуючи сценарій Google Apps Script, ми орієнтуємося на модель, у якій такі втручання зводяться до мінімуму, що сприяє підвищенню ефективності та зменшенню помилок. Ця зміна не тільки прискорює загальний процес затвердження, але й гарантує, що сповіщення надсилаються в правильний момент, зокрема, коли обидві сторони затвердження схвалили запит, позначений переходом статусу на «схвалено».

Цей підхід підкреслює важливість програмно керованих оновлень статусу в електронній таблиці, методу, який обходить обмеження тригера «onEdit». Використовуючи спеціальний сценарій, який відстежує зміни статусу та відповідно надсилає сповіщення електронною поштою, організації можуть обійти вузьке місце, створене вручну, таким чином автоматизуючи важливий компонент робочого процесу. Цей методологічний стержень не тільки вдосконалює процес затвердження, але й забезпечує рівень масштабованості та адаптивності, який раніше був недосяжний за допомогою ручних процесів, відкриваючи двері до більш динамічної та чутливої ​​системи управління робочим процесом.