Відстеження взаємодії користувача в Excel Online в Office365

Розуміння дій користувачів у спільних документах Excel

Спільне робоче середовище стало основою сучасного бізнесу, сприяючи командній роботі та ефективності на різних платформах. Одна з таких платформ, Excel Online від Office365, дозволяє кільком користувачам взаємодіяти зі спільними електронними таблицями в режимі реального часу, забезпечуючи динамічне керування та аналіз даних. Здатність відстежувати ці взаємодії, зокрема визначати, хто вніс зміни в спільний документ, має вирішальне значення для журналів аудиту, підзвітності та забезпечення цілісності даних. Ця можливість стає особливо важливою в сценаріях, коли електронні таблиці використовуються для критичних процесів, таких як перевірка транзакцій, де відмінність між «Дійсним» і «Недійсним» може мати значні наслідки.

Однак фіксація імені користувача та електронної пошти окремих осіб, коли вони вносять зміни в електронну таблицю, становить проблему, особливо для тих, хто не має досвіду програмування. Незважаючи на наявність таких інструментів, як Office Scripts і Power Automate, створення бездоганної інтеграції, яка автоматично записує такі деталі після модифікації комірки, потребує тонкого розуміння цих платформ. Цей вступ має на меті вивчити потенційні рішення для автоматизації процесу відстеження змін користувача в Excel Online, вирішення типових перешкод, таких як проблеми з конектором, тригери подій і автоматизація введення даних назад в електронну таблицю.

Автоматизація Office 365 Excel Online для журналів аудиту

Покращення журналів аудиту в Excel Online за допомогою автоматизації

Автоматизація процесу відстеження взаємодії користувачів із документами Excel, розміщеними на SharePoint, є критично важливим аспектом сучасного аудиту та зусиль із забезпечення відповідності. Використовуючи можливості Office Scripts і Power Automate, організації можуть створити надійну систему для моніторингу та запису кожної зміни, внесеної до спільного документа, включно з тим, хто вніс зміни, коли їх було внесено та характер самих змін. Цей підхід не тільки підвищує прозорість і підзвітність обробки даних в організації, але й значно зменшує ручне навантаження, пов’язане з відстеженням цих змін. Інтеграція між Excel Online і Power Automate полегшує створення автоматизованих робочих процесів, які запускаються у відповідь на певні події, як-от оновлення користувачем значення клітинки в спільній електронній таблиці.

Ключ до впровадження цього рішення полягає в можливості ефективного використання сценаріїв Office для отримання відповідних даних із Excel, таких як ім’я користувача та адреса електронної пошти, щоразу, коли значення комірки оновлюється. Потім Power Automate можна використовувати для обробки цієї інформації, її відповідного журналу та навіть сповіщення зацікавлених сторін, якщо потрібно. Ця повна інтеграція не тільки гарантує, що всі зміни точно записуються для цілей аудиту, але також забезпечує платформу для подальших завдань автоматизації, таких як перевірка даних, попередження та звітування. У результаті організації можуть досягти вищого рівня цілісності даних і відповідності нормативним вимогам, оптимізуючи внутрішні процеси.

let workbook = Excel.run(async (context) => {
    let sheet = context.workbook.worksheets.getActiveWorksheet();
    let range = sheet.getRange("C1:C100");
    range.load("values");
    await context.sync();
    return range.values;
});

workbook.then((result) => {
    console.log("Cell Values: ", result);
    // Use Power Automate to send data elsewhere
});

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    let user = workbook.getActiveUser();
    let userEmail = user.email;
    let userName = user.displayName;
    // Log or use userEmail and userName as needed
    console.log(`User: ${userName}, Email: ${userEmail}`);
}

Розширені методи збору даних користувача в Excel Online

Оскільки організації продовжують розширювати використання хмарних інструментів, таких як Office 365, потреба у всеосяжних журналах аудиту стає все більш критичною. Excel Online, як частина пакету Office 365, пропонує унікальні можливості для спільної роботи над електронними таблицями, якими користуються команди та відділи. Однак у зв’язку з такою співпрацею виникає проблема відстеження того, хто і коли вніс зміни. Ось тут і починає грати потужність Office Scripts у поєднанні з Power Automate. Завдяки автоматизації процесів збору даних підприємства можуть ефективно відстежувати дії користувачів у спільних документах Excel, гарантуючи, що кожна зміна враховується та відстежується до її джерела.

Для впровадження цих рішень потрібне детальне розуміння сценаріїв Office, які дозволяють автоматизувати повторювані завдання в Excel Online, і Power Automate, який може керувати потоком інформації між програмами та службами Office 365. Разом вони забезпечують потужний механізм для збору детальних журналів аудиту, включаючи ідентифікацію користувачів, які вносять зміни в електронну таблицю. Ця можливість не тільки сприяє дотриманню нормативних вимог і внутрішнім аудитам, але й підвищує цілісність даних і підзвітність у середовищах спільної роботи. У результаті організації можуть зменшити ризики, пов’язані з керуванням даними, і забезпечити прозорість і безпеку своїх операцій.