Усунення повторюваних адрес електронної пошти в Power Automate для сповіщень про документи SharePoint

Оптимізація сповіщень SharePoint

Під час керування бібліотеками документів у SharePoint Online (SPO) налаштування автоматичних сповіщень про дати перегляду документів має вирішальне значення для підтримки актуального вмісту та забезпечення спільної роботи команди. Проблема часто полягає в тонкощах Power Automate, особливо коли потік розроблено для сповіщення кількох зацікавлених сторін. Цей сценарій стає особливо складним, коли кожен документ, наприклад «Fire» і «Flood .docx» у нашому прикладі, ініціює електронний лист кільком користувачам, указаним у таких стовпцях, як «Провідний автор» і «Контакт». Однак дублювання в цих сповіщеннях може порушити ефективність зв’язку.

Основною проблемою є надлишковість контактних даних у сповіщеннях електронною поштою, коли кожен одержувач отримує інформацію двічі. Ймовірно, ця проблема пов’язана з обробкою масивів у Power Automate, де відомості про користувача випадково дублюються в процесі перетворення масивів на рядки для полів «Кому» та «Копія» електронної пошти. Такі проблеми не тільки ускладнюють робочий процес, але й захаращують скриньки вхідних повідомлень одержувачів непотрібними повтореннями, що підкреслює потребу в оптимізованому рішенні для ефективного видалення цих дублікатів.

Команда	опис
New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)	Створює новий об’єкт клієнтського контексту для SharePoint Online, що дозволяє виконувати операції із сайтом, указаним $siteURL.
$list.GetItems($query)	Отримує елементи зі списку SharePoint на основі запиту CAML.
Select-Object -Unique	Вибирає унікальні об'єкти з колекції, видаляючи дублікати.
document.querySelectorAll('.email-input')	Вибирає всі елементи DOM із класом "email-input".
new Set();	Створює новий об’єкт Set, який є набором унікальних значень.
[...uniqueEmails]	Створює масив із Set або іншого ітерованого, що містить усі його елементи.
document.querySelector('#toField')	Вибирає перший елемент DOM з ідентифікатором «toField».

Спрощення сповіщень електронною поштою в SharePoint за допомогою Power Automate

Надані сценарії PowerShell і JavaScript призначені для вирішення проблеми повторюваних адрес електронної пошти під час надсилання сповіщень із бібліотек документів SharePoint Online (SPO). Сценарій PowerShell починається зі встановлення підключення до сайту SharePoint за допомогою об’єкта ClientContext, який є важливим для будь-якої операції на сайті SharePoint. Після підключення він отримує елементи з певної бібліотеки документів, які відповідають певним критеріям, таким як «дата перегляду» документів. Це має вирішальне значення для автоматизації процесу надсилання сповіщень без контролю вручну. Потім сценарій збирає адреси електронної пошти з двох стовпців «Провідний автор» і «Контакт» для кожного документа. Ці адреси спочатку зберігаються в масивах, які об’єднуються та фільтруються для видалення дублікатів. Ця дедуплікація виконується за допомогою командлета Select-Object з прапорцем -Unique, гарантуючи, що кожна адреса електронної пошти вказана лише один раз. Цей крок є ключовим, оскільки він запобігає тому самому користувачеві отримати кілька копій того самого електронного листа, вирішуючи виявлену основну проблему.

Сценарій JavaScript доповнює серверну логіку PowerShell, надаючи зовнішнє рішення, яке динамічно оновлює поля електронної пошти у веб-формі чи інтерфейсі. Він використовує document.querySelectorAll для пошуку всіх полів введення, призначених для адрес електронної пошти, збираючи всі введені електронні листи. Використання об’єкта Set гарантує, що всі зібрані адреси електронної пошти є унікальними, оскільки Set автоматично видаляє будь-які дублікати. Потім цей масив унікальних електронних листів розподіляється між полями «Кому» та «Копія» форми електронної пошти, що демонструє ефективне використання зовнішнього JavaScript для покращення взаємодії з користувачем і оптимізації процесу надсилання електронної пошти в SharePoint. Разом ці сценарії пропонують комплексне вирішення проблеми повторюваних сповіщень електронною поштою, поєднуючи обробку даних у системі з удосконаленнями зовнішнього інтерфейсу користувача для безперебійної роботи.

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

Підвищення ефективності електронної пошти в робочих процесах SharePoint

Інший важливий аспект керування бібліотеками документів SharePoint Online за допомогою Power Automate полягає в тому, щоб сповіщення електронною поштою були не лише вільними від дублікатів, але й своєчасними та актуальними. Це передбачає не тільки технічні налаштування; це вимагає стратегічного підходу до того, як сповіщення структуруються та надсилаються. Наприклад, використання умов у Power Automate для фільтрації документів на основі дати їх перегляду гарантує, що лише відповідні документи запускатимуть процес сповіщення. Ця точність не тільки зменшує кількість надісланих електронних листів, але й підвищує релевантність кожного сповіщення, завдяки чому одержувачі можуть взаємодіяти з вмістом.

Крім того, інтеграція розширених функцій Power Automate, таких як Adaptive Cards, у сповіщення електронною поштою може значно покращити спосіб представлення інформації кінцевому користувачеві. Адаптивні картки дозволяють створювати насичений інтерактивний вміст у електронних листах, як-от кнопки та форми, що дозволяє одержувачам виконувати дії безпосередньо зі своєї папки "Вхідні", як-от схвалювати документ або надсилати відгук. Цей рівень інтерактивності оптимізує робочі процеси та сприяє більшій взаємодії з користувачем. Використовуючи ці розширені функції, організації можуть перетворити свою систему сповіщень SharePoint на більш динамічний і ефективний інструмент, додатково оптимізуючи процеси керування документами.

Завершуючи наше дослідження оптимізації сповіщень електронною поштою в SharePoint за допомогою Power Automate, стає зрозуміло, що боротьба з повторюваними адресами є багатогранним завданням, яке потребує як технічної гостроти, так і стратегічного передбачення. Використання сценаріїв PowerShell і JavaScript для видалення дублікатів адрес електронної пошти перед надсиланням гарантує, що одержувачі отримають лише релевантні сповіщення, тим самим зменшуючи безлад у їхніх папках "Вхідні" та підвищуючи ймовірність їх взаємодії з вмістом. Крім того, інтеграція інтерактивних елементів за допомогою адаптивних карток може значно підвищити рівень взаємодії з користувачем, зробивши його більш привабливим і орієнтованим на дію. Ці рішення не лише вирішують нагальну проблему повторюваних сповіщень електронною поштою, але й сприяють досягненню ширшої мети вдосконалення робочих процесів керування документами в SharePoint Online. Впроваджуючи ці практики, організації можуть переконатися, що їхні канали зв’язку ефективні, їхній вміст привабливий, а їхні процеси керування документами надійні та спрощені.