Додавання динамічних імен користувачів до колонтитулів Excel із шаблонів SharePoint

Відстеження активності користувача в шаблонах Excel, пов’язаних із SharePoint

Уявіть гамірний офіс, де кілька користувачів отримують доступ до одного шаблону SharePoint, щоб надсилати свої форми. 🖥️ Проблема виникає, коли аудитору потрібно визначити, хто заповнив і надав певну форму. Хоча SharePoint реєструє цю інформацію в стовпці «творець», потреба друкувати друковану копію з іменем користувача в нижньому колонтитулі аркуша Excel залишається незадоволеною.

Це завдання стає складнішим, оскільки стандартний VBA функціонує як Application.UserName і Environ ("Ім'я користувача") часто вказують на творця початкового шаблону або користувача локальної машини, замість фактичного користувача, який редагує форму. Таким чином, пошук надійного методу динамічної вставки правильного імені користувача стає вирішальним.

У реальних сценаріях ця розбіжність може призвести до неточностей під час аудиту та відстеження. Наприклад, у моїй попередній посаді ми мали проблему, коли у формах, заповнених зовнішніми підрядниками, у роздруківках завжди відображалося ім’я користувача адміністратора, що спричиняло значну плутанину під час перевірок.

У цій статті розповідається про те, як можна обійти ці перешкоди за допомогою VBA, інтеграції SharePoint і деяких розумних налаштувань. Зрештою ви матимете практичне рішення, яке гарантує, що кожна друкована форма правильно відображає індивідуального користувача, який її надіслав. Давайте зануримося! 🔍

Налаштування колонтитулів Excel за допомогою динамічних імен користувачів SharePoint

Представлені рішення спрямовані на динамічне отримання та відображення "Творець" SharePoint ім’я користувача в нижньому колонтитулі аркуша Excel. Ця вимога виникає в сценаріях, коли кілька користувачів надсилають форми на основі спільного шаблону, що зберігається в SharePoint, і аудиторам потрібно чітке присвоєння. Перший сценарій використовує нативний код Excel PageSetup функціональність для динамічного налаштування нижнього колонтитула. Завдяки поєднанню методів VBA з доступом до метаданих SharePoint цей сценарій гарантує, що нижній колонтитул відображає ім’я користувача, який заповнив форму, а не оригінального автора.

Наприклад, перше рішення використовує ListObjects.Add щоб встановити живе підключення до бібліотеки документів SharePoint. Ця команда завантажує метадані в книгу, роблячи можливим перебір рядків і вилучення поля «творець». Уявіть собі, що відділ подає форми відповідності — у нижньому колонтитулі кожного подання буде чітко ідентифіковано відповідального працівника, усуваючи неоднозначність аудиту. Цей метод забезпечує гнучкість і запобігає ручному втручанню в ідентифікацію учасників форми. 🚀

Другий підхід використовує переваги REST API SharePoint. За допомогою CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") сценарій ініціює запит HTTP для безпосереднього отримання метаданих. Цей метод особливо корисний у середовищах, де бібліотеки SharePoint є складними або містять численні поля. Розбір відповіді JSON за допомогою таких функцій, як InStr і середина дозволяє точно виділити поле "творця". На моїй минулій посаді подібний сценарій оптимізував відстеження форм, заощаджуючи години ручної звірки щомісяця. 🖋️

Остаточний сценарій інтегрує властивості Office 365, використовуючи BuiltinDocumentProperties команда для прямого доступу до метаданих книги. Цей сценарій найкраще підходить для організацій, які активно використовують Office 365 і потребують легкого рішення без складнощів REST API. Кожен сценарій має модульні функції, що робить їх придатними для повторного використання в інших робочих процесах, інтегрованих у SharePoint. Наприклад, ви можете адаптувати їх, щоб включити позначки часу подання або навіть назви відділів, що ще більше покращить їхню корисність аудиту.

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

Інтеграція даних SharePoint із Excel VBA для покращеного аудиту

Одним із аспектів інтеграції Excel із SharePoint, який часто забувають, є безперебійний потік метаданих між двома платформами. Використовуючи VBA, ви можете вийти за рамки базової автоматизації, щоб отримати ключові поля метаданих, такі як ім'я користувача особи, яка заповнює шаблон, і використовувати їх у спеціальних колонтитулах або заголовках Excel. Ця функція має важливе значення в таких сценаріях, як комплаєнс, коли кожна подана форма потребує чіткого приписування особи, відповідальної за її заповнення.

Ще один корисний підхід передбачає використання широких можливостей метаданих SharePoint. Наприклад, такі стовпці, як «Змінено» або «Останнє змінено», можуть надати додатковий контекст для відстеження та перевірки. Завдяки динамічному отриманню цих даних через VBA ваші шаблони Excel не лише відображають точну інформацію про користувача, але й зменшують вірогідність помилок введення вручну. Ця функція особливо цінна в командних проектах, де кілька користувачів співпрацюють над спільними шаблонами. 🖇️

Нарешті, важливо враховувати можливі варіації в тому, як організації використовують SharePoint. Деякі можуть мати настроювані стовпці або поля метаданих, що вимагає адаптованих сценаріїв VBA. Методи модульного кодування, такі як відокремлення викликів API від форматування даних, гарантують, що ваше рішення може масштабуватися або адаптуватися до таких варіацій. Наприклад, у минулому проекті ми використовували цей підхід для автоматичного створення зведених звітів, які агрегували дії користувачів безпосередньо з SharePoint у робочі книги Excel. 🚀