متحرک سبجیکٹ لائنوں کے ساتھ گوگل ایپس اسکرپٹ میں ای میل الرٹس کو بڑھانا

معاہدہ ختم ہونے کی اطلاعات کو بہتر بنانا

کاروباری تناظر میں معاہدے کی میعاد ختم ہونے کی اطلاعات کا انتظام کرتے وقت، مواصلات کی وضاحت اور وقت کی پابندی آپریشنل کارکردگی کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتی ہے۔ ان انتباہات کو خودکار کرنے کے لیے Google Apps Script پر انحصار کے ساتھ، متحرک عناصر جیسے متغیر موضوع لائنوں کو شامل کرنا ضروری ہو جاتا ہے۔ یہ نہ صرف پیغامات کی فوری مطابقت کو بہتر بناتا ہے بلکہ فوری طور پر جوابات کو ترجیح دینے میں بھی مدد کرتا ہے۔ جو کام ہاتھ میں ہے اس میں موجودہ اسکرپٹ کو بڑھانا شامل ہے تاکہ ای میل کے موضوع کی لائنوں کو متحرک طور پر اپ ڈیٹ کیا جا سکے تاکہ معاہدوں کے مخصوص ایکسپائری ٹائم فریم کو ظاہر کیا جا سکے، چاہے وہ 90، 60، 30 دن دور ہوں، یا موجودہ دن ختم ہو رہے ہوں۔

اس ایڈجسٹمنٹ کے لیے اسکرپٹ کی منطق میں گہرا غوطہ لگانے کی ضرورت ہے، خاص طور پر مشروط بیانات کے اندر جو ای میل الرٹس کو متحرک کرتے ہیں۔ اسکرپٹ میں ترمیم کرکے، ہمارا مقصد وصول کنندگان کو ای میل کے مواد کی فوری بصیرت کے ساتھ موضوع لائن کے ذریعے ہی فراہم کرنا ہے، تاریخ کی اہم معلومات کے لیے ای میل کے باڈی کو پڑھنے کی ضرورت کو ختم کرنا۔ یہ نہ صرف کنٹریکٹ کی میعاد کے انتظام کے لیے ورک فلو کو ہموار کرتا ہے بلکہ اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ فوری معاملات کو فوری طور پر پورا کیا جائے جس کا وہ مطالبہ کرتے ہیں۔ مندرجہ ذیل حصوں میں، ہم آپ کے Google Apps اسکرپٹ کوڈ کو بہتر بنانے کے لیے مرحلہ وار گائیڈ پیش کرتے ہوئے، اس فعالیت کو حاصل کرنے کے لیے ضروری ترامیم کا جائزہ لیں گے۔

کمانڈ	تفصیل
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()	فی الحال فعال اسپریڈشیٹ حاصل کرتا ہے۔
getSheetByName("SheetName")	اسپریڈشیٹ کے اندر اس کے نام سے مخصوص شیٹ تک رسائی حاصل کرتا ہے۔
getDataRange()	سیلز کی وہ رینج لوٹاتا ہے جن کا شیٹ میں ڈیٹا ہے۔
getValues()	رینج میں تمام سیلز کی قدروں کو دو جہتی صف کے طور پر حاصل کرتا ہے۔
new Date()	موجودہ تاریخ اور وقت کی نمائندگی کرنے والا ایک نیا Date آبجیکٹ بناتا ہے۔
setHours(0, 0, 0, 0)	وقت کے حصے کو مؤثر طریقے سے ہٹاتے ہوئے، آدھی رات کے لیے ڈیٹ آبجیکٹ کے اوقات سیٹ کرتا ہے۔
getTime()	تاریخ کے لیے Unix Epoch کے بعد سے ملی سیکنڈ میں وقت کی قدر حاصل کرتا ہے۔
GmailApp.sendEmail()	جی میل کا استعمال کرتے ہوئے ایک مخصوص وصول کنندہ کو مضمون اور پیغام کے باڈی کے ساتھ ای میل بھیجتا ہے۔

گوگل ایپس اسکرپٹ میں خودکار ای میل الرٹس کو سمجھنا

دکھائے جانے والے اسکرپٹ کو مخصوص معاہدے کی میعاد ختم ہونے کی تاریخوں کی بنیاد پر ای میل الرٹس بھیجنے کے عمل کو خودکار بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، Google Apps Script کا استعمال کرتے ہوئے، ایک کلاؤڈ پر مبنی پلیٹ فارم جو Google Sheets، Docs، اور Forms کے لیے ایڈ آنز کی تخلیق کو قابل بناتا ہے۔ اس مخصوص اسکرپٹ کو گوگل شیٹس کے ماحول میں چلانے کے لیے تشکیل دیا گیا ہے، جہاں یہ معاہدوں کی پہلے سے طے شدہ فہرست کے ساتھ تعامل کرتا ہے، ہر ایک کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ سے وابستہ ہے۔ بنیادی منطق ہر معاہدے کے اندراج پر دہراتی ہے، میعاد ختم ہونے کی تاریخ کا موجودہ تاریخ سے موازنہ کرتی ہے، اور یہ طے کرتی ہے کہ معاہدہ 90، 60، 30 دنوں میں ختم ہونے والا ہے یا پہلے ہی ختم ہو چکا ہے۔ اس موازنہ کو JavaScript کے Date آبجیکٹ کی ہیرا پھیری کے ذریعے سہولت فراہم کی گئی ہے، جس سے دن کے درست حساب کتاب کی اجازت ملتی ہے۔ SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet() اور getSheetByName() جیسی اہم کمانڈز گوگل شیٹس کے اندر موجود ڈیٹا تک رسائی اور اس کے ساتھ کام کرنے میں معاون ہیں۔ اسکرپٹ متحرک طور پر ای میل کی سبجیکٹ لائن اور میسج کے مواد کو ہر معاہدے کی میعاد ختم ہونے کی حالت کی فوری عکاسی کرنے کے لیے تیار کرتا ہے، وصول کنندگان کو واضح اور فوری مواصلت فراہم کرتا ہے۔

کسی معاہدے کی متعلقہ میعاد ختم ہونے کی حیثیت کا تعین کرنے پر، اسکرپٹ پھر ای میلز بھیجنے کے لیے GmailApp.sendEmail() طریقہ استعمال کرتا ہے۔ یہ طریقہ خاص طور پر طاقتور ہے کیونکہ یہ Gmail کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے مربوط ہوتا ہے، اسکرپٹ کو صارف کے ای میل اکاؤنٹ سے براہ راست ای میل بھیجنے کے قابل بناتا ہے۔ ای میل کے سبجیکٹ لائن اور باڈی کی تخصیص اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ ہر پیغام کو معاہدے کی میعاد ختم ہونے کے مخصوص سیاق و سباق کے مطابق بنایا گیا ہے، جس سے مواصلات کی وضاحت اور تاثیر میں اضافہ ہوتا ہے۔ یہ خودکار نظام دستی کام کے بوجھ کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے اور نگرانی کے خطرے کو کم کرتا ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام اسٹیک ہولڈرز کو معاہدے کے اہم سنگ میل کے بارے میں فوری طور پر آگاہ کیا جائے۔ Google Apps Script کی صلاحیتوں سے فائدہ اٹھاتے ہوئے، اسکرپٹ نہ صرف پہلے سے محنت کرنے والے عمل کو خودکار بناتا ہے بلکہ درستگی اور وقت پرستی کی سطح کو بھی متعارف کراتا ہے جس کی دستی عمل میں کمی ہو سکتی ہے۔

function checkAndSendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Contracts");
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var data = dataRange.getValues();
  
  var currentDate = new Date();
  currentDate.setHours(0, 0, 0, 0);
  
  var thirtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (30 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var sixtyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (60 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  var ninetyDaysFromNow = new Date(currentDate.getTime() + (90 * 24 * 60 * 60 * 1000));
  
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var contractExpiryDate = new Date(row[2]); // Assuming expiry date is in column 3
    contractExpiryDate.setHours(0, 0, 0, 0);
    
    var subjectLineAddon = "";
    
    if (contractExpiryDate.getTime() === ninetyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 90 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === sixtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 60 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === thirtyDaysFromNow.getTime()) {
      subjectLineAddon = " will expire in 30 days";
    } else if (contractExpiryDate.getTime() === currentDate.getTime()) {
     subjectLineAddon = " is Expired as of today";
    }
    
    if (subjectLineAddon !== "") {
      var emailSubject = "ALERT: " + row[1] + " Contract" + subjectLineAddon; // Assuming contract name is in column 2
      sendCustomEmail(row[3], emailSubject, row[4]); // Assuming email is in column 4 and message in column 5
    }
  }
}

function sendCustomEmail(email, subject, message) {
  GmailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

گوگل ایپس اسکرپٹ کے ساتھ آٹومیشن کو بڑھانا

Google Apps اسکرپٹ ایک ورسٹائل کلاؤڈ پر مبنی اسکرپٹنگ زبان کے طور پر کھڑا ہے جو Gmail، Sheets، Docs اور Drive سمیت Google Workspace میں فنکشنلٹیز کو بڑھانے اور خودکار کرنے کا کام کرتا ہے۔ معاہدے کی میعاد ختم ہونے کے لیے ای میل الرٹس کو خودکار کرنے کی صلاحیت کے علاوہ، جیسا کہ پچھلی مثالوں سے واضح کیا گیا ہے، Google Apps Script کو حسب ضرورت فنکشنز بنانے، کاموں کو خودکار بنانے، اور بیرونی APIs کے ساتھ ضم کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے، اس طرح پیداواری صلاحیت اور ورک فلو کو بڑھانے کے لیے امکانات کا ایک دائرہ کھلتا ہے۔ ایک تنظیم. اس کی انضمام کی صلاحیتیں Google Workspace ایپس کے لیے حسب ضرورت ایڈ آنز تیار کرنے کی اجازت دیتی ہیں، کام کی جگہ کے عام چیلنجوں کے لیے ذاتی نوعیت کے حل کو فعال کرتی ہیں۔ مثال کے طور پر، اسکرپٹس شیٹس میں ڈیٹا کے اندراج اور تجزیہ کو خودکار کر سکتی ہیں، Gmail میں ای میل کے جوابات کا نظم کر سکتی ہیں، یا پیچیدہ ورک فلو کو بھی ترتیب دے سکتی ہیں جو متعدد Google سروسز اور بیرونی APIs کو مربوط کرتی ہیں۔

Google Apps Script کا ایک اور اہم پہلو اس کی صارف دوست نوعیت ہے، جسے نوزائیدہ اور جدید ڈویلپرز دونوں کے لیے قابل رسائی بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ JavaScript کو اس کی بنیاد کے طور پر، سیکھنے کا منحنی خطوط ان لوگوں کے لیے نسبتاً نرم ہے جو ویب ڈویلپمنٹ سے پہلے سے واقف ہیں۔ یہ رسائی اداروں کے اندر آٹومیشن کی ضروریات کو حل کرنے کے لیے DIY نقطہ نظر کو فروغ دیتی ہے، ملازمین کو پروگرامنگ کے وسیع علم کی ضرورت کے بغیر اپنی مرضی کے حل تیار کرنے کے لیے بااختیار بناتی ہے۔ مزید برآں، گوگل کی وسیع دستاویزات اور فعال ڈویلپر کمیونٹی ٹربل شوٹنگ اور اختراع کے لیے قیمتی وسائل فراہم کرتی ہے، تنظیمی عمل کو خودکار اور ہموار کرنے میں Google Apps اسکرپٹ کی افادیت اور اطلاق کو مزید بڑھاتی ہے۔

معاہدے کی میعاد ختم ہونے کی تاریخوں پر ای میل الرٹس کو خودکار کرنے کے لیے Google Apps اسکرپٹ کا استعمال گوگل کے اسکرپٹنگ ماحول کی طاقت اور لچک کو ظاہر کرتا ہے۔ موجودہ تاریخ کے مقابلے معاہدے کی میعاد ختم ہونے کی تاریخوں کا اندازہ لگانے والی منطق کو براہ راست Google Sheets میں سرایت کر کے، کاروبار خودکار ای میل اطلاعات بھیجنے کو خودکار کر سکتے ہیں۔ یہ نقطہ نظر نہ صرف اہم وقت اور وسائل کو بچاتا ہے بلکہ انسانی غلطی کے خطرے کو بھی کم کرتا ہے، اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام اسٹیک ہولڈرز کو معاہدے کے اہم سنگ میلوں کے بارے میں بروقت آگاہ کیا جائے۔ ایکسپائری سٹیٹس کی بنیاد پر سبجیکٹ لائنز اور میسج مواد کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے کی صلاحیت ان کمیونیکیشنز کی تاثیر کو مزید بڑھاتی ہے، جس سے وصول کنندگان کے لیے ان الرٹس کو پہچاننا اور ان پر عمل کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

مزید یہ کہ یہ حل صرف ای میلز بھیجنے کے علاوہ Google Apps Script کی وسیع تر صلاحیتوں کی مثال دیتا ہے۔ Google Workspace ایپس میں مختلف کاموں کو خودکار کرنے، بیرونی APIs کے ساتھ ضم کرنے، اور ورک فلو کو حسب ضرورت بنانے کی اس کی صلاحیت پیداواریت اور آپریشنل کارکردگی کو بہتر بنانے کے لامتناہی امکانات پیش کرتی ہے۔ آخر میں، کنٹریکٹ کی میعاد ختم ہونے کے انتباہات کے انتظام میں Google Apps اسکرپٹ کا اطلاق Google Workspace کے صارفین کے اختیار میں طاقتور آٹومیشن اور حسب ضرورت صلاحیتوں کے ثبوت کے طور پر کام کرتا ہے، جس سے تنظیموں کے اندر مزید ہموار، درست اور موثر مواصلاتی حکمت عملیوں کو فعال کیا جا سکتا ہے۔