گوگل شیٹس میں دو قدمی منظوری کے ای میل نوٹیفکیشن سسٹم کو نافذ کرنا

اسپریڈشیٹ ورک فلوز میں منظوری کی اطلاعات کو خودکار بنانا

آج کے تیز رفتار کاروباری ماحول میں، منظوری کے عمل کی کارکردگی آپریشنل ورک فلو کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتی ہے۔ بہت سی تنظیمیں اس کی لچک اور رسائی کی وجہ سے منظوری کی درخواستوں جیسے کاموں کا انتظام کرنے کے لیے Google Sheets پر انحصار کرتی ہیں۔ ان عملوں کے لیے خودکار نظام کو لاگو کرتے وقت ایک مشترکہ چیلنج پیدا ہوتا ہے، خاص طور پر جب اس میں دو قدمی منظوری کا طریقہ کار شامل ہو۔ اس سسٹم کو ابتدائی اور حتمی دونوں منظوری مل جانے کے بعد IT ڈیپارٹمنٹ کو ایک خودکار ای میل بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے، اس شرط کے تحت کہ درخواست کی حیثیت "منظور شدہ" میں منتقل ہوجائے۔

تاہم، Google Apps Script کے ذریعے اس عمل کو خودکار کرنا ایک عجیب چیلنج پیش کرتا ہے۔ بلٹ ان "onEdit" ٹرگر، جو ای میل ڈسپیچ شروع کرنے کے لیے اہم ہے، پروگرام کے لحاظ سے کی گئی تبدیلیوں کے لیے فعال نہیں ہوتا ہے—صرف ان لوگوں کے لیے جو براہ راست صارف کے تعامل کے ذریعے کی گئی ہیں۔ یہ حد ان معاملات میں ایک اہم رکاوٹ پیدا کرتی ہے جہاں اسکرپٹ کے ذریعہ "زیر التواء" سے "منظور شدہ" تک اسٹیٹس اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے۔ یہ تعارف گوگل شیٹس پر مبنی منظوری کے ورک فلو کے اندر بغیر کسی رکاوٹ کے خودکار ای میل اطلاعات کو مربوط کرنے کے حل تلاش کرنے کی بنیاد رکھتا ہے، بروقت مواصلت اور عمل کی کارکردگی کو یقینی بناتا ہے۔

خودکار ای میل میکانزم کو سمجھنا

خودکار ای میل ٹرگر سسٹم جسے میں نے Google Sheets کے لیے ڈیزائن کیا ہے اس کا مقصد بنیادی طور پر تنظیموں کے اندر منظوری کے عمل کو ہموار کرنا ہے، خاص طور پر ایسے معاملات کے لیے جن کو آگے بڑھنے سے پہلے متعدد منظور کنندگان کی رضامندی کی ضرورت ہوتی ہے۔ حل کا پہلا حصہ، جو Google Apps اسکرپٹ میں تیار کیا گیا ہے، براہ راست Google Sheets کے ساتھ بات چیت کرتا ہے جہاں منظوری کے حالات ریکارڈ کیے جاتے ہیں۔ اسکرپٹ قطاروں کے لیے پوری "منظوریوں" کی شیٹ کو چیک کرتا ہے جہاں منظور کنندہ 1 اور منظور کنندہ 2 دونوں نے اپنی منظوری کو "منظور شدہ" کے بطور نشان زد کیا ہے۔ یہ بہت اہم ہے کیونکہ اسکرپٹ کا مقصد صرف اس وقت کام کرنا ہے جب دونوں منظوری مل جاتی ہے، جو مکمل طور پر مجاز درخواست کی عکاسی کرتی ہے۔ اس کو حاصل کرنے کے لیے، اسکرپٹ ہر قطار میں دہراتی ہے، ہر منظور کنندہ کے فیصلے اور درخواست کی مجموعی حیثیت کے لیے مخصوص کالموں کی جانچ کرتی ہے۔ جب کوئی قطار معیار پر پورا اترتی ہے — دونوں منظور کنندگان نے منظوری دے دی ہے، اور اسٹیٹس کو "منظور شدہ" پر سیٹ کر دیا جاتا ہے — تو اسکرپٹ آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کو ای میل بھیجتا ہے۔ یہ ای میل اطلاع میل ایپ سروس کا استعمال کرتے ہوئے بھیجا جاتا ہے، جو گوگل ایپس اسکرپٹ کا ایک حصہ ہے جو اسکرپٹ سے براہ راست ای میل بھیجنے کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کو منظور شدہ درخواست کے بارے میں فوری طور پر مطلع کیا جائے، جس سے فوری کارروائی کی اجازت دی جائے۔

ویب ایپلیکیشن کے ذریعے منظوری کی حیثیت کو اپ ڈیٹ کرنے کا طریقہ کار خودکار ای میل سسٹم کے فرنٹ اینڈ ہم منصب کے طور پر کام کرتا ہے۔ یہ جزو خاص طور پر اہم ہے کیونکہ Google Sheets میں "onEdit" ٹرگر صرف دستی ترامیم کا جواب دیتا ہے، پروگرامی تبدیلیوں کا نہیں۔ اس حد کو روکنے کے لیے، ایک سادہ ویب انٹرفیس صارفین کو منظوری کی درخواست کی حیثیت کو اپ ڈیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ بات چیت پر، جیسے کہ کسی درخواست کو "منظور شدہ" کے بطور نشان زد کرنے کے لیے بٹن پر کلک کرنا، ویب ایپ `google.script.run` کمانڈ کے ذریعے Google Apps Script فنکشن کو کال کرتی ہے۔ یہ کمانڈ طاقتور ہے کیونکہ یہ اسکرپٹ کو ویب انٹرفیس سے موصول ہونے والے ان پٹس کی بنیاد پر گوگل شیٹ میں کارروائیاں کرنے کے قابل بناتا ہے، مؤثر طریقے سے دستی ترامیم کی نقل کرتا ہے۔ اس کے بعد اسکرپٹ تبدیلیوں کی جانچ کرنے اور ای میل بھیجنے کے لیے آگے بڑھ سکتا ہے جیسا کہ ڈیزائن کیا گیا ہے، جو "onEdit" ٹرگر کی حدود سے پیدا ہونے والے خلا کو ختم کرتا ہے۔ یہ دوہری اجزاء کا حل اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ منظوری کا عمل موثر اور موافقت پذیر ہے، ورک فلو میں دستی اور خودکار مداخلتوں کی ضرورت کو پورا کرتا ہے۔

function checkApprovalsAndSendEmail() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Approvals");
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();
  var emailSentColumn = 5; // Assuming the fifth column tracks email sending status
  var approver1Column = 2; // Column for approver 1's status
  var approver2Column = 3; // Column for approver 2's status
  var statusColumn = 4; // Column for the overall status
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[statusColumn] == "approved" && row[emailSentColumn] != "sent") {
      if (row[approver1Column] == "approved" && row[approver2Column] == "approved") {
        var email = "it@domain.com";
        var subject = "Approval Request Completed";
        var body = "The approval request for " + row[0] + " has been fully approved.";
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
        sheet.getRange(i + 1, emailSentColumn + 1).setValue("sent");
      }
    }
  }
}

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>Approval Status Updater</title>
</head>
<body>
<script>
function updateApprovalStatus(approvalId, status) {
  google.script.run
    .withSuccessHandler(function() {
      alert('Status updated successfully.');
    })
    .withFailureHandler(function(err) {
      alert('Failed to update status: ' + err.message);
    })
    .updateStatusInSheet(approvalId, status);
}
</script>
<input type="button" value="Update Status" onclick="updateApprovalStatus('123', 'approved');" />
</body>
</html>

اسپریڈشیٹ آٹومیشن کے ذریعے ورک فلو کی کارکردگی کو بڑھانا

دو قدمی منظوری کے عمل کے حصے کے طور پر گوگل شیٹس میں ای میل اطلاعات کو خودکار بنانے کا تصور تنظیمی ورک فلو کو ہموار کرنے کے لیے ایک نفیس طریقہ متعارف کراتا ہے۔ روایتی طور پر، منظوری کے سلسلے میں دستی مداخلت ایک اہم چیز رہی ہے، جس میں عمل کو آگے بڑھانے کے لیے انسانی اعمال کی ضرورت ہوتی ہے۔ تاہم، Google Apps اسکرپٹ کا فائدہ اٹھاتے ہوئے، ہم ایک ایسے ماڈل کی طرف موڑ دیتے ہیں جہاں اس طرح کی مداخلتوں کو کم سے کم کیا جاتا ہے، جس کی وجہ سے کارکردگی میں اضافہ ہوتا ہے اور غلطی میں کمی آتی ہے۔ یہ تبدیلی نہ صرف منظوری کے مجموعی عمل کو تیز کرتی ہے بلکہ اس بات کو بھی یقینی بناتی ہے کہ اطلاعات کو درست موڑ پر روانہ کیا جائے، خاص طور پر جب دونوں منظوری دینے والے فریقین نے ایک درخواست منظور کی ہو، جس کی حیثیت کو "منظور شدہ" میں منتقلی سے نشان زد کیا گیا ہو۔

یہ نقطہ نظر اسپریڈشیٹ کے اندر پروگرام کے لحاظ سے منظم اسٹیٹس اپ ڈیٹس کی اہمیت کو واضح کرتا ہے، ایک ایسا طریقہ جو "onEdit" ٹرگر کی حدود کو ختم کرتا ہے۔ اپنی مرضی کے مطابق اسکرپٹ کو استعمال کرکے جو اسٹیٹس کی تبدیلیوں کو سنتا ہے اور اس کے مطابق ای میل اطلاعات بھیجتا ہے، تنظیمیں دستی رکاوٹ کو دور کرسکتی ہیں، اس طرح ان کے آپریشنل ورک فلو کے ایک اہم جز کو خودکار بناتی ہیں۔ یہ طریقہ کار محور نہ صرف منظوری کے عمل کو بہتر بناتا ہے بلکہ اسکیل ایبلٹی اور موافقت کی سطح کو بھی متعارف کراتا ہے جو پہلے دستی عمل کے ذریعے ناقابل حصول تھا، جس سے ایک زیادہ متحرک اور ذمہ دار ورک فلو مینجمنٹ سسٹم کا دروازہ کھلتا ہے۔