شیئرپوائنٹ دستاویز کی اطلاعات کے لیے پاور آٹومیٹ میں ڈپلیکیٹ ای میل ایڈریسز کو ختم کرنا

شیئرپوائنٹ اطلاعات کو ہموار کرنا

شیئرپوائنٹ آن لائن (SPO) میں دستاویز کی لائبریریوں کا نظم کرتے وقت، دستاویز کے جائزے کی تاریخوں کے لیے خودکار نوٹیفیکیشن ترتیب دینا اپ ٹو ڈیٹ مواد کو برقرار رکھنے اور ٹیم کے تعاون کو یقینی بنانے کے لیے بہت ضروری ہے۔ چیلنج اکثر پاور آٹومیٹ کی پیچیدگیوں میں ہوتا ہے، خاص طور پر جب ایک بہاؤ متعدد اسٹیک ہولڈرز کو متنبہ کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہو۔ یہ منظر نامہ خاص طور پر اس وقت پیچیدہ ہو جاتا ہے جب ہر دستاویز، جیسے کہ "Fire" اور "Flood .docx" ہماری مثال میں، 'لیڈ مصنف' اور 'رابطہ' جیسے کالم کے تحت درج متعدد صارفین کو ایک ای میل متحرک کرتا ہے۔ تاہم، ان اطلاعات میں نقلیں مواصلات کی کارکردگی کو متاثر کر سکتی ہیں۔

ہاتھ میں بنیادی مسئلہ نوٹیفکیشن ای میلز میں رابطے کی تفصیلات کا بے کار ہونا ہے، ہر وصول کنندہ کو دو بار معلومات موصول ہوتی ہیں۔ یہ مسئلہ ممکنہ طور پر پاور آٹومیٹ کے اندر اریوں کو سنبھالنے میں جڑا ہوا ہے، جہاں صارف کی تفصیلات نادانستہ طور پر ای میل کے ٹو اور سی سی فیلڈز کے لیے اریوں کو تاروں میں تبدیل کرنے کے عمل میں نقل کی جاتی ہیں۔ اس طرح کے چیلنجز نہ صرف ورک فلو کو پیچیدہ بنا دیتے ہیں بلکہ وصول کنندگان کے ان باکسز کو غیر ضروری تکرار کے ساتھ بے ترتیبی بھی بنا دیتے ہیں، ان ڈپلیکیٹس کو مؤثر طریقے سے ہٹانے کے لیے ایک ہموار حل کی ضرورت پر زور دیتے ہیں۔

پاور آٹومیٹ کے ساتھ شیئرپوائنٹ میں ای میل اطلاعات کو آسان بنانا

فراہم کردہ PowerShell اور JavaScript اسکرپٹس کو شیئرپوائنٹ آن لائن (SPO) دستاویز لائبریریوں سے اطلاعات بھیجتے وقت ڈپلیکیٹ ای میل پتوں کے مسئلے سے نمٹنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ PowerShell اسکرپٹ ClientContext آبجیکٹ کا استعمال کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ سائٹ سے کنکشن قائم کرنے سے شروع ہوتا ہے، جو SharePoint سائٹ کے اندر کسی بھی آپریشن کے لیے ضروری ہے۔ ایک بار منسلک ہونے کے بعد، یہ ایک مخصوص دستاویز لائبریری سے آئٹمز بازیافت کرتا ہے جو کچھ معیارات سے میل کھاتا ہے، جیسے دستاویزات کے لیے 'جائزہ کی تاریخ'۔ دستی نگرانی کے بغیر اطلاعات بھیجنے کے عمل کو خودکار بنانے کے لیے یہ بہت ضروری ہے۔ اس کے بعد اسکرپٹ ہر دستاویز کے لیے دو کالم، 'لیڈ مصنف' اور 'رابطہ' سے ای میل ایڈریس اکٹھا کرتی ہے۔ یہ پتے ابتدائی طور پر صفوں میں محفوظ کیے جاتے ہیں، جنہیں ضم کر کے ڈپلیکیٹس کو ہٹانے کے لیے فلٹر کیا جاتا ہے۔ یہ ڈپلیکیشن سلیکٹ-آبجیکٹ cmdlet کا استعمال کرتے ہوئے -Unique پرچم کے ساتھ کیا جاتا ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ہر ای میل پتہ صرف ایک بار درج ہو۔ یہ قدم اہم ہے کیونکہ یہ ایک ہی صارف کو ایک ہی ای میل کی متعدد کاپیاں حاصل کرنے سے روکتا ہے، پیش کردہ بنیادی مسئلے کو حل کرنے سے۔

JavaScript اسکرپٹ ایک فرنٹ اینڈ حل فراہم کرکے بیک اینڈ پاور شیل منطق کی تکمیل کرتا ہے جو متحرک طور پر ای میل فیلڈز کو ویب فارم یا انٹرفیس میں اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ یہ تمام درج کردہ ای میلز کو جمع کرتے ہوئے، ای میل پتوں کے لیے نامزد کردہ تمام ان پٹ فیلڈز کو تلاش کرنے کے لیے document.querySelectorAll کو ملازمت دیتا ہے۔ سیٹ آبجیکٹ کا استعمال اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام جمع کردہ ای میل ایڈریس منفرد ہیں، کیونکہ ایک سیٹ خود بخود کسی بھی ڈپلیکیٹ کو ہٹا دیتا ہے۔ اس کے بعد منفرد ای میلز کی یہ صف ایک ای میل فارم کے 'ٹو' اور 'CC' فیلڈز کے درمیان تقسیم ہو جاتی ہے، جو صارف کے تجربے کو بڑھانے اور شیئرپوائنٹ کے اندر ای میل بھیجنے کے عمل کو ہموار کرنے کے لیے فرنٹ اینڈ جاوا اسکرپٹ کے مؤثر استعمال کا مظاہرہ کرتی ہے۔ یہ اسکرپٹس ایک ساتھ مل کر ڈپلیکیٹ ای میل اطلاعات کے مسئلے کا ایک جامع حل پیش کرتے ہیں، بیک اینڈ ڈیٹا پروسیسنگ کو فرنٹ اینڈ یوزر انٹرفیس کی بہتری کے ساتھ یکجا کرتے ہوئے بغیر کسی رکاوٹ کے آپریشنل بہاؤ کے لیے۔

$siteURL = "YourSharePointSiteURL"
$listName = "YourDocumentLibraryName"
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($siteURL)
$list = $clientContext.Web.Lists.GetByTitle($listName)
$query = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.CamlQuery
$items = $list.GetItems($query)
$clientContext.Load($items)
$clientContext.ExecuteQuery()
$emailAddresses = @()
foreach ($item in $items) {
    $leadAuthors = $item["LeadAuthor"] -split ";"
    $contacts = $item["Contact"] -split ";"
    $allEmails = $leadAuthors + $contacts
    $uniqueEmails = $allEmails | Select-Object -Unique
    $emailAddresses += $uniqueEmails
}
$emailAddresses = $emailAddresses | Select-Object -Unique
# Logic to send email with unique email addresses goes here

const uniqueEmails = new Set();
document.querySelectorAll('.email-input').forEach(input => {
    const emails = input.value.split(';').map(email => email.trim());
    emails.forEach(email => uniqueEmails.add(email));
});
const emailArray = [...uniqueEmails];
console.log('Unique emails to send:', emailArray);
// Function to add emails to the To and CC fields dynamically
function updateEmailFields() {
    const toField = document.querySelector('#toField');
    const ccField = document.querySelector('#ccField');
    toField.value = emailArray.slice(0, emailArray.length / 2).join(';');
    ccField.value = emailArray.slice(emailArray.length / 2).join(';');
}
updateEmailFields();
// Add more logic as needed for handling SharePoint list and email sending

شیئرپوائنٹ ورک فلوز میں ای میل کی کارکردگی کو بڑھانا

پاور آٹومیٹ کے ساتھ شیئرپوائنٹ آن لائن دستاویز لائبریریوں کے نظم و نسق کا ایک اور اہم پہلو اس بات کو یقینی بنا رہا ہے کہ ای میل اطلاعات نہ صرف نقلوں سے آزاد ہوں بلکہ بروقت اور متعلقہ بھی ہوں۔ اس میں صرف تکنیکی ایڈجسٹمنٹ سے زیادہ شامل ہے۔ اس کے لیے ایک اسٹریٹجک نقطہ نظر کی ضرورت ہوتی ہے کہ اطلاعات کو کس طرح ترتیب دیا جاتا ہے اور بھیجا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر، دستاویزات کو ان کی نظرثانی کی تاریخ کی بنیاد پر فلٹر کرنے کے لیے پاور آٹومیٹ کے اندر حالات کا استعمال اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ صرف متعلقہ دستاویزات ہی اطلاع کے عمل کو متحرک کرتی ہیں۔ یہ درستگی نہ صرف بھیجی گئی ای میلز کے حجم کو کم کرتی ہے بلکہ ہر اطلاع کی مطابقت کو بھی بڑھاتی ہے، جس سے وصول کنندگان کے مواد کے ساتھ مشغول ہونے کا زیادہ امکان ہوتا ہے۔

مزید برآں، ای میل نوٹیفیکیشن میں ایڈپٹیو کارڈز جیسی اعلیٰ درجے کی پاور آٹومیٹ فنکشنلٹیز کو یکجا کرنے سے یہ نمایاں طور پر بہتر ہو سکتا ہے کہ حتمی صارف کو معلومات کیسے پیش کی جاتی ہیں۔ اڈاپٹیو کارڈز ای میلز کے اندر بھرپور، انٹرایکٹو مواد کی تخلیق کی اجازت دیتے ہیں، جیسے بٹن اور فارم، وصول کنندگان کو ان کے ان باکس سے براہ راست کارروائی کرنے کے قابل بناتے ہیں، جیسے کسی دستاویز کو منظور کرنا یا فیڈ بیک فراہم کرنا۔ انٹرایکٹیویٹی کی یہ سطح ورک فلو کو ہموار کرتی ہے اور صارف کے زیادہ پرکشش تجربے کو فروغ دیتی ہے۔ ان جدید خصوصیات کا فائدہ اٹھا کر، تنظیمیں اپنے شیئرپوائنٹ نوٹیفکیشن سسٹم کو ایک زیادہ متحرک اور موثر ٹول میں تبدیل کر سکتی ہیں، اور اپنے دستاویز کے انتظام کے عمل کو مزید بہتر بنا سکتی ہیں۔