شیئرپوائنٹ میں فولڈر کو غیر وضاحتی حذف کرنا: ایک اسرار کھلتا ہے۔

شیئرپوائنٹ فولڈر کے اچانک حذف ہونے کے پیچھے کے اسرار کو کھولنا

حالیہ ہفتوں میں، شیئرپوائنٹ کے صارفین کے لیے ایک پریشان کن مسئلہ سامنے آیا ہے، خاص طور پر انتظامی حقوق کے حامل افراد، جنہیں اپنی سائٹس سے فائلوں اور فولڈرز کی ایک قابل ذکر تعداد کے حذف ہونے کے بارے میں خطرناک اطلاعات موصول ہو رہی ہیں۔ یہ نوٹیفیکیشن، جو مواد کو بڑی حد تک ہٹانے کا مشورہ دیتے ہیں کہ صارفین کو یقین ہے کہ انہوں نے شروع نہیں کیا، الجھن اور تشویش کا بیج بو دیا ہے۔ مکمل جانچ پڑتال کے باوجود، صارف کی طرف سے دستی حذف یا حرکت کا کوئی ثبوت نہیں ہے، اور نہ ہی Microsoft 365 رسائی اور آڈٹ لاگز کسی غیر مجاز رسائی یا کارروائیوں کی نشاندہی کرتے ہیں جو اس رجحان کی وضاحت کر سکتے ہیں۔

یہ صورتحال کسی بھی برقرار رکھنے کی پالیسیوں کی عدم موجودگی کی وجہ سے مزید پیچیدہ ہے جو ان حذفوں کو خود بخود متحرک کر سکتی ہے۔ مائیکروسافٹ سپورٹ کے ذریعے اور شیئرپوائنٹ سنکرونائزیشن سے ڈیوائسز منقطع کر کے مسئلے کو حل کرنے کی کوششوں نے ابھی تک پراسرار حذف ہونے کو روکا ہے۔ اینٹی وائرس سافٹ ویئر کے مجرم ہونے کا امکان نہ ہونے کے ساتھ، اور اسی طرح کے واقعات دوسرے صارفین کی طرف سے تقابلی حالات میں رپورٹ نہیں کیے گئے، وجہ اور حل کی تلاش جاری رہتی ہے۔ یہ IT سپورٹ اور ایڈمنسٹریٹرز کے لیے ان غیر ضروری حذف کرنے کی بنیادی وجہ کی شناخت اور تخفیف کرنے میں ایک اہم چیلنج پیش کرتا ہے، جس سے SharePoint کے پیچیدہ کام کے بارے میں گہری تحقیقات کی ضرورت کو اجاگر کیا جاتا ہے۔

خودکار شیئرپوائنٹ مانیٹرنگ سلوشنز کی تلاش

بیک اینڈ پاور شیل اسکرپٹ اور فراہم کردہ فرنٹ اینڈ HTML/JavaScript کوڈ ایک تصوراتی حل کا حصہ ہیں جس کا مقصد انتظامی صارفین کو شیئرپوائنٹ آن لائن میں غیر متوقع حذف ہونے والے واقعات کے بارے میں نگرانی اور آگاہ کرنا ہے۔ پاور شیل اسکرپٹ بیک اینڈ آپریشنز کے لیے ایک اہم جز ہے۔ یہ 'Connect-PnPOnline' کمانڈ کا استعمال کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ آن لائن کے ساتھ ایک کنکشن قائم کرنے سے شروع ہوتا ہے، جو کسی بھی ایسے آپریشن کے لیے ضروری ہے جسے شیئرپوائنٹ آن لائن وسائل کے ساتھ پروگرام کے لحاظ سے بات چیت کرنے کی ضرورت ہو۔ اس کمانڈ کے لیے شیئرپوائنٹ سائٹ کا URL درکار ہے جس سے آپ جڑنا چاہتے ہیں اور تصدیق کے لیے '-UseWebLogin' پیرامیٹر استعمال کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ اسکرپٹ ایک مجاز صارف کی اسناد کے تحت چلتا ہے۔ ایک بار کنکشن قائم ہوجانے کے بعد، اسکرپٹ 'Get-PnPAuditLog' کمانڈ کو استعمال کرتا ہے تاکہ ایک مخصوص تاریخ کی حد کے اندر آڈٹ لاگ انٹریز کو بازیافت کیا جاسکے۔ یہ خاص طور پر فائل یا فولڈر کو حذف کرنے والی کارروائیوں سے باخبر رہنے کے لیے اہم ہے جو غیر مجاز رسائی یا غیر ارادی خودکار رویوں کی نشاندہی کر سکتے ہیں۔

آڈٹ لاگ انٹریز کو 'Where-Object' کا استعمال کرتے ہوئے فلٹر کیا جاتا ہے تاکہ کسی مخصوص فہرست یا لائبریری سے متعلق حذف ہونے والے واقعات کو الگ کیا جا سکے، جس سے نگرانی کے لیے ایک ہدفی نقطہ نظر فراہم کیا جاتا ہے۔ اگر کوئی حذف کرنے والے واقعات پائے جاتے ہیں، تو اسکرپٹ کو ایک کارروائی کرنے کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے، جیسے ایونٹ کو لاگ کرنا یا ای میل الرٹ بھیجنا۔ فرنٹ اینڈ پر، HTML اور JavaScript کوڈ کا ٹکڑا ان لاگز یا انتباہات کو ظاہر کرنے کے لیے ایک سادہ انٹرفیس پیش کرتا ہے۔ یہ ویب پیج کو بنیادی HTML ٹیگز کے ساتھ تشکیل دیتا ہے اور اس میں متحرک مواد کی ہیرا پھیری کے لیے اسکرپٹ شامل ہوتا ہے۔ جاوا اسکرپٹ ' کے اندر<script>' ٹیگ کو بیک اینڈ کے ساتھ تعامل کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، ممکنہ طور پر نامزد 'logContainer' div کے اندر لاگ انفارمیشن کو بازیافت اور ڈسپلے کرنا۔ یہ منتظمین کو SharePoint سائٹ کی صحت اور سلامتی کے بارے میں حقیقی وقت میں دیکھنے کے قابل بناتا ہے، جس سے ممکنہ مسائل کا جواب دینا آسان ہو جاتا ہے۔ ان اسکرپٹس کا امتزاج ایک جامع نگرانی کا حل فراہم کرتا ہے، ڈیٹا کی بازیافت اور پروسیسنگ کے لیے پاور شیل کا فائدہ اٹھاتا ہے، اور صارف کے موافق ڈسپلے اور تعامل کے لیے HTML/JavaScript۔

# Connect to SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com" -UseWebLogin
# Specify the site and list to monitor
$siteURL = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite"
$listName = "Documents"
# Retrieve audit log entries for deletions
$deletionEvents = Get-PnPAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) | Where-Object {$_.Event -eq "Delete" -and $_.Item -like "*$listName*"}
# Check if there are any deletion events
if ($deletionEvents.Count -gt 0) {
    # Send an email alert or log the event
    # This is a placeholder for the action you'd like to take
    Write-Output "Deletion events detected in the last week for $listName."
} else {
    Write-Output "No deletion events detected in the last week for $listName."
}

<html>
<head>
<title>SharePoint Deletion Log Viewer</title>
</head>
<body>
<h2>SharePoint Folder Deletion Logs</h2>
<div id="logContainer"></div>
<script>
    // Example JavaScript code to fetch and display logs
    // This would need to be connected to a backend system that provides the logs
    document.getElementById('logContainer').innerHTML = 'Logs will appear here.';
</script>
</body>
</html>

شیئرپوائنٹ کی خودکار ڈیلیٹ کرنے والی بے ضابطگیوں کی چھان بین

SharePoint میں فائل اور فولڈر کے غیر متوقع طور پر حذف ہونے کی بنیادی وجوہات کو سمجھنا کسی تنظیم کے اندر ڈیٹا کی سالمیت اور حفاظت کو برقرار رکھنے کے لیے بہت ضروری ہے۔ ایک پہلو جس پر پہلے بحث نہیں کی گئی تھی وہ ہے SharePoint کی ورژن سازی کی ترتیبات کا ممکنہ اثر اور وہ کس طرح سمجھے گئے حذف کرنے میں حصہ ڈال سکتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ لائبریریوں اور فہرستوں میں ورژن سازی کی صلاحیتیں ہوتی ہیں جو کہ ورژن کی تعداد کو محدود کرنے کے لیے ترتیب دینے پر، فائل یا فولڈر کے پرانے ورژن خود بخود حذف کر سکتے ہیں۔ یہ ایک غیر شروع شدہ حذف کے لئے غلطی سے ہوسکتا ہے۔ ایکسپلور کرنے کے لیے ایک اور شعبہ مائیکروسافٹ ایڈمنسٹریشن پینل سے باہر ورک فلو اور برقرار رکھنے کی پالیسیاں ہیں، جیسے کہ SharePoint کے مواد کے انتظام کی ترتیبات میں بیان کردہ۔ پیچیدہ ورک فلو یا برقرار رکھنے کی پالیسیاں جو غلط طریقے سے ترتیب دی گئی ہیں غیر متوقع طور پر حذف کرنے یا آرکائیو کرنے کی کارروائیوں کو متحرک کر سکتی ہیں۔

مزید برآں، دیگر Office 365 ایپلی کیشنز کے ساتھ SharePoint کا انضمام بعض اوقات غیر ارادی نتائج کا باعث بن سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آؤٹ لک میں ایک ای میل کسی خودکار عمل کے ذریعے شیئرپوائنٹ دستاویز لائبریری سے منسلک ہے اور اس ای میل کو حذف کر دیا جاتا ہے، تو یہ ممکنہ طور پر شیئرپوائنٹ میں منسلک دستاویز کے حذف ہونے کو متحرک کر سکتا ہے۔ ان انضمام اور ان کے مضمرات کو سمجھنا بہت ضروری ہے۔ مزید برآں، SharePoint سے منسلک تھرڈ پارٹی ایپلی کیشنز کے کردار کی جانچ کرنا غیر ارادی تعاملات کو ظاہر کر سکتا ہے جو حذف ہونے کا باعث بنتا ہے۔ اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام منسلک ایپلی کیشنز کو صحیح طریقے سے ترتیب دیا گیا ہے اور یہ کہ ان کی رسائی کی سطح مناسب طریقے سے سیٹ کی گئی ہے ناپسندیدہ حذف کو روکنے کے لیے ضروری ہے۔