شیئرپوائنٹ ٹیمپلیٹس سے ایکسل فوٹرز میں متحرک صارف نام شامل کرنا

شیئرپوائنٹ سے منسلک ایکسل ٹیمپلیٹس میں صارف کی سرگرمی کا سراغ لگانا

ایک ہلچل مچانے والے دفتر کا تصور کریں جہاں متعدد صارفین اپنے فارم جمع کرانے کے لیے ایک ہی شیئرپوائنٹ ٹیمپلیٹ تک رسائی حاصل کرتے ہیں۔ 🖥️ چیلنج اس وقت پیدا ہوتا ہے جب ایک آڈیٹر کو یہ شناخت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ کس نے ایک مخصوص فارم کو بھرا اور جمع کرایا۔ جبکہ شیئرپوائنٹ اس معلومات کو "تخلیق کار" کالم کے تحت لاگ کرتا ہے، ایکسل شیٹ کے فوٹر میں صارف کے نام کے ساتھ ہارڈ کاپی پرنٹ کرنے کی ضرورت پوری نہیں ہوتی۔

یہ کام مشکل ہو جاتا ہے کیونکہ پہلے سے طے شدہ VBA کام کرتا ہے۔ درخواست صارف نام اور ماحول ("صارف کا نام") فارم میں ترمیم کرنے والے اصل صارف کے بجائے اکثر اصل ٹیمپلیٹ بنانے والے یا مقامی مشین صارف کی طرف اشارہ کرتے ہیں۔ اس طرح، متحرک طور پر درست صارف نام داخل کرنے کے لیے ایک قابل اعتماد طریقہ تلاش کرنا بہت ضروری ہو جاتا ہے۔

حقیقی دنیا کے منظرناموں میں، یہ تضاد آڈیٹنگ اور ٹریکنگ میں غلطیاں پیدا کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، میرے پچھلے کردار میں، ہمیں ایک مسئلہ درپیش تھا جہاں بیرونی ٹھیکیداروں کی طرف سے مکمل کیے گئے فارم ہمیشہ ایڈمن کا صارف نام پرنٹ آؤٹ میں ظاہر کرتے ہیں، جس سے آڈٹ کے دوران اہم الجھن پیدا ہوتی ہے۔

یہ مضمون اس بات پر غور کرتا ہے کہ آپ VBA، شیئرپوائنٹ انٹیگریشن، اور کچھ سمارٹ ٹویکس کا استعمال کرتے ہوئے ان رکاوٹوں کو کیسے نظرانداز کر سکتے ہیں۔ آخر تک، آپ کے پاس ایک عملی حل ہوگا جو اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر طباعت شدہ فارم اس انفرادی صارف کی صحیح عکاسی کرتا ہے جس نے اسے جمع کیا تھا۔ آئیے اندر غوطہ لگائیں! 🔍

متحرک شیئرپوائنٹ صارف ناموں کے ساتھ ایکسل فوٹرز کو حسب ضرورت بنانا

پیش کردہ حلوں کا مقصد متحرک طور پر بازیافت اور ڈسپلے کرنا ہے۔ شیئرپوائنٹ "تخلیق کار" ایکسل ورک شیٹ کے فوٹر میں صارف نام۔ یہ ضرورت ایسے حالات میں پیدا ہوتی ہے جہاں ایک سے زیادہ صارفین شیئرپوائنٹ میں ذخیرہ کردہ مشترکہ ٹیمپلیٹ کی بنیاد پر فارم جمع کراتے ہیں، اور آڈیٹرز کو واضح انتساب کی ضرورت ہوتی ہے۔ پہلی اسکرپٹ ایکسل کے مقامی کو استعمال کرتی ہے۔ پیج سیٹ اپ فوٹر کو متحرک طور پر اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی فعالیت۔ شیئرپوائنٹ میٹا ڈیٹا تک رسائی کے ساتھ VBA طریقوں کو ملا کر، یہ اسکرپٹ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ فوٹر اس صارف کے صارف نام کی عکاسی کرتا ہے جس نے فارم مکمل کیا، نہ کہ اصل تخلیق کار۔

مثال کے طور پر، پہلا حل فائدہ اٹھاتا ہے۔ فہرست اشیاء۔ شامل کریں۔ شیئرپوائنٹ کی دستاویز لائبریری سے لائیو کنکشن قائم کرنے کے لیے۔ یہ کمانڈ میٹا ڈیٹا کو ورک بک میں کھینچتی ہے، جس سے قطاروں میں اعادہ کرنا اور "تخلیق کار" فیلڈ کو نکالنا ممکن ہوتا ہے۔ تصور کریں کہ ایک محکمہ تعمیل فارم جمع کر رہا ہے—ہر جمع کرانے کا فوٹر واضح طور پر ذمہ دار ملازم کی شناخت کرے گا، آڈٹ کے ابہام کو ختم کرتا ہے۔ یہ طریقہ لچک کو یقینی بناتا ہے اور فارم شراکت داروں کی شناخت میں دستی مداخلت کو روکتا ہے۔ 🚀

دوسرا نقطہ نظر SharePoint کے REST API کا فائدہ اٹھاتا ہے۔ کا استعمال کرتے ہوئے CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") کمانڈ، اسکرپٹ براہ راست میٹا ڈیٹا لانے کے لیے HTTP درخواست شروع کرتا ہے۔ یہ طریقہ خاص طور پر ایسے ماحول میں مفید ہے جہاں شیئرپوائنٹ لائبریریاں پیچیدہ ہوں یا متعدد فیلڈز پر مشتمل ہوں۔ جیسے فنکشنز کے ساتھ JSON جواب کو پارس کرنا InStr اور وسط "تخلیق" فیلڈ کے عین مطابق نکالنے کی اجازت دیتا ہے۔ میرے ماضی کے کردار میں، اسی طرح کے اسکرپٹ نے فارم ٹریکنگ کو ہموار کیا، ہر ماہ دستی مفاہمت کے گھنٹوں کی بچت کی۔ 🖋️

فائنل اسکرپٹ آفس 365 پراپرٹیز کو ضم کرتا ہے، اس کا استعمال کرتے ہوئے بلٹ ڈاکیومنٹ پراپرٹیز ورک بک کے میٹا ڈیٹا تک براہ راست رسائی حاصل کرنے کا حکم۔ یہ اسکرپٹ ان تنظیموں کے لیے بہترین موزوں ہے جو بڑے پیمانے پر Office 365 استعمال کرتی ہیں اور REST API پیچیدگیوں کے بغیر ہلکے وزن کے حل کی ضرورت ہے۔ ہر اسکرپٹ میں ماڈیولر خصوصیات ہوتی ہیں، جو انہیں دوسرے شیئرپوائنٹ سے مربوط ورک فلوز کے لیے دوبارہ قابل استعمال بناتی ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ انہیں جمع کرانے کے ٹائم سٹیمپ یا یہاں تک کہ ڈیپارٹمنٹ کے ناموں کو شامل کرنے کے لیے ڈھال سکتے ہیں، ان کی آڈٹ کی افادیت کو مزید بڑھا سکتے ہیں۔

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

بہتر آڈیٹنگ کے لیے ایکسل VBA کے ساتھ شیئرپوائنٹ ڈیٹا کو ضم کرنا

ایکسل کو شیئرپوائنٹ کے ساتھ ضم کرنے کا اکثر نظر انداز کیا جانے والا پہلو دو پلیٹ فارمز کے درمیان میٹا ڈیٹا کا ہموار بہاؤ ہے۔ VBA کا استعمال کرتے ہوئے، آپ اہم میٹا ڈیٹا فیلڈز کو نکالنے کے لیے بنیادی آٹومیشن سے آگے جا سکتے ہیں، جیسے صارف نام ٹیمپلیٹ کو مکمل کرنے والے فرد کی، اور انہیں حسب ضرورت ایکسل فوٹرز یا ہیڈر میں استعمال کریں۔ یہ فعالیت تعمیل جیسے حالات میں ضروری ہے، جہاں ہر جمع کرائے گئے فارم کو اس کی تکمیل کے ذمہ دار شخص سے واضح انتساب کی ضرورت ہوتی ہے۔

ایک اور مفید نقطہ نظر میں SharePoint کی وسیع میٹا ڈیٹا صلاحیتوں کا فائدہ اٹھانا شامل ہے۔ مثال کے طور پر، کالم جیسے "ترمیم شدہ از" یا "آخری ترمیم شدہ" ٹریکنگ اور تصدیق کے لیے اضافی سیاق و سباق فراہم کر سکتے ہیں۔ اس ڈیٹا کو متحرک طور پر VBA کے ذریعے کھینچ کر، آپ کے ایکسل ٹیمپلیٹس نہ صرف صارف کی درست معلومات کی عکاسی کرتے ہیں بلکہ دستی اندراج کی غلطیوں کے امکانات کو بھی کم کرتے ہیں۔ یہ خصوصیت ٹیم پروجیکٹس میں خاص طور پر قابل قدر ہے، جہاں متعدد صارفین مشترکہ ٹیمپلیٹس پر تعاون کرتے ہیں۔ 🖇️

آخر میں، تنظیموں کے شیئرپوائنٹ کے استعمال کے طریقہ کار میں ممکنہ تغیرات کا حساب لگانا ضروری ہے۔ کچھ میں حسب ضرورت کالم یا میٹا ڈیٹا فیلڈز ہو سکتے ہیں، جن میں موافقت پذیر VBA اسکرپٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔ ماڈیولر کوڈنگ کے طریقے، جیسے کہ API کالز کو ڈیٹا فارمیٹنگ سے الگ کرنا، اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ کا حل اس طرح کی مختلف حالتوں کو پیمانہ یا ایڈجسٹ کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک ماضی کے پروجیکٹ میں، ہم نے اس نقطہ نظر کو خود بخود خلاصہ رپورٹس بنانے کے لیے استعمال کیا جو شیئرپوائنٹ سے براہ راست ایکسل ورک بک میں صارف کی سرگرمی کو جمع کرتی ہے۔ 🚀